加強合同檔案信息化管理的措施

陳宇琪

摘 要：在經濟快速發展的新形勢下，各項經濟活動增多，在具體開展經濟活動中，合同作為重要的憑證，同時也能夠有效的保障經濟活動雙方的合法權益。合同檔案詳細記錄了經濟信息，因此需要強化對合同檔案的管理，并重視信息技術在合同檔案管理中的應用，以此來促進合同檔案的開發利用，使其能夠發揮出應有的效能。

關鍵詞：合同檔案管理;檔案信息化;數字化管理;數據庫建設

在當前信息化時代背景下，合同檔案管理工作中，通過樹立信息化意識，并應用先進的技術手段來打造全新的檔案管理模式，進一步提升合同檔案的信息化水平，實現對合同檔案的規范和標準管理，為合同檔案的開發利用打下良好的基礎，更好的發揮出合同檔案的重要價值。

1 加強合同檔案信息化管理的重要作用

1.1 推進合同檔案管理模式的創新

為了提高合同檔案管理的效率，需要對傳統的管理模式進行創新。在傳統的管理模式中一般都會根據合同的類型和作用范圍來劃定檔案類型，這種做法缺乏一定的統一性，不利于對合同的高效管理。部分單位對合同檔案管理工作中也缺乏集中意識，缺乏單獨的部門統一管理合同檔案，這對于合同檔案管理效率的提升必然帶來較大的影響。基于這種情況下，通過應用信息技術，構建合同檔案信息管理系統，以此來統一管理合同檔案，并運用信息化手段來實現對檔案信息的有效對接和集成，對所有的合同檔案進行統一管理，統一標準進行分類，然后按照相應的類型將合同檔案數據信息存儲在相應的數據庫中，為信息化管理提供基礎保障，最終實現合同檔案信息化管理模式。

1.2 保證合同檔案內容的完整和可靠

合同檔案不同于其他檔案管理，因為合同具有一定的法律效力，關系到合同簽署雙方的利益，所以在合同檔案管理工作中應該保證合同檔案管理內容的完整性和可靠性，切實維護合同相關責任人的合法權益。合同檔案實施信息化管理，可有效提高合同檔案管理工作的高度集成，并能夠針對合同檔案類型進行有效分析，不僅能夠便于對合同的搜索，而且可提高對合同檔案內容的開發利用價值。為了保證合同檔案管理工作的水平，切實發揮合同檔案的應用價值，應該保證檔案內容的完整性和可靠性。及時將紙質合同歸檔，并錄入到數據庫中，保證電子合同數據的完整性。可在合同檔案信息化管理平臺中設置資信證明及合同簽署材料的功能模塊，明確合同經辦人的職責，并且能夠及時將相應的材料信息報送給合同責任人。信息化管理平臺還能夠提高合同簽署效率，在具體簽署完合同后，依托于可視化系統來完成電子印章的上傳，既能夠加快合同簽署進程，又能夠保證合同檔案內容的完整性。

2 加強合同檔案信息化管理的措施

2.1 加強軟硬件建設

合同檔案信息化管理工作的高效開展需要配置齊全的軟硬件設施，才能夠確保信息化管理工作的順利進行。在硬件設施建設過程中，需要積極完善計算機、掃描儀、記錄設備等，并具備網絡條件。軟件方面需要結合自身的實際情況，在選擇軟件系統時要綜合考量，盡量選擇有實力的軟件公司進行合同，根據單位實際情況選擇相應的軟件系統，同時還要考慮到軟件應用后的升級和兼容問題，確保系統能夠長久穩定的運行，這對于后續軟件的升級和維護也具有極為重要的意義。

2.2 建立統一的信息化標準

為了促進合同檔案信息化管理的規范運行，應該對合同檔案管理工作中的各個環節制定統一的規范標準，對合同檔案的整理、統計和服務標準等都應該有統一的標準，在確保合同信息安全性的同時，還能夠提高合同檔案信息的利用率。在合同量較大的單位中，紙質合同一般會由生產部門進行歸檔，在合同整個流程結束后，由合同檔案管理部門核對紙質合同的臺賬信息以及掃描件，然后經過統一編號后入庫管理。對于合同的調閱也應該設置相應的權限，不同級別的人設置不同的調閱權限，以確保合同信息的安全性。對于調用合同，可根據實際情況調用紙質件或者電子件，并且做好調用記錄。對于信息平臺的借閱，也應該根據相應的通過權限設置的賬號和密碼進行閱讀，提高檔案服務水平。

2.3 合同檔案數字化管理

目前一些合同量較大的單位在日常合同檔案管理工作中，一般都會建立網絡合同系統和檔案管理系統，并借助于互聯網實現系統間的數據的交換和自動轉換。合同檔案信息在合同檔案生理系統中進行存儲，以此來推進合同檔案數字化管理的實現。當無法建立交換接口的情況，通過下載電子合同，并在檔案管理系統中進行轉存。也可以通過掃描和拍攝方式將紙質合同轉換為電子合同，并經技術加工和批量數據掛接方式，實現合同檔案數字化管理。

2.4 合同檔案信息數據庫建設

在合同檔案信息化建設過程中，還要重視應用大數據技術來構建合同檔案信息數據庫，以此為依托來提供檔案信息查詢服務，更好的滿足不同用戶的檔案信息資源使用需求。在實際檔案數據庫建設過程中，需要針對大部分開放性的數據資源進行整合，通過構建合同檔案數據庫，為合同檔案提供長期保存服務，并與社會網絡進行對接，以便于更好的發揮出合同檔案信息資源的時效性價值，拓展合同檔案的服務范圍，使合同檔案服務能夠更好的滿足用戶的多元化需求。

2.5 提高合同檔案管理人員的綜合素質

合同檔案信息化管理工作的高效開展，對檔案管理人員有較高的要求，不僅要在思想意識上有所改善，同時還要在專業技術方面有所提升。檔案管理人員既要不斷學習新的檔案管理知識，還要掌握一定的信息化技術，能夠熟練利用信息技術進行合同檔案的信息化管理。因此各單位需要重視對合同檔案管理人員的培訓和教育，通過開展各種針對性的培訓，努力促進檔案管理人員專業知識和技能的提升。在提升專業技術水平的同時，還要注重對合同檔案管理人員職業道德的培訓，使管理人員能夠認真、嚴謹的態度對待合同管理工作，這與合同的屬性有直接關聯，以確保合同內容的安全性。

3 結束語

在當前信息化時代背景下，在各單位合同檔案管理工作中，信息技術得以不斷滲透，由此促進了合同檔案信息化管理工作的進程。各單位在實際工作中需要給予充分的重視，建立完善的合同檔案管理規章制度，確保合同檔案信息化管理工作的順利進行。合同檔案信息化管理工作的開展，不僅需要得到單位領導的重視，還要加強各個部門之間的聯系和互動，既能夠提高合同檔案信息的收集效率，又能夠提高檔案信息資源的開發利用價值，更好的凸顯出合同檔案的重要價值。

參考文獻

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