淺析事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀及對策

摘 要：隨信息時代的不斷深入發(fā)展，事業(yè)單位的人事檔案管理亟需改進以適應(yīng)工作的需要。為提高事業(yè)單位人事檔案管理的效率，本文客觀分析研究事業(yè)單位人事管理現(xiàn)狀，并提出了有效對策以規(guī)范人事檔案管理，促進事業(yè)單位IDE長足發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事檔案管理;對策

隨事業(yè)單位人事結(jié)構(gòu)調(diào)整不斷精細(xì)化與合理化，對人事檔案的管理提出了更嚴(yán)格的要求與標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)人事檔案管理的改進與調(diào)整勢在必行。人事檔案管理中詳細(xì)收錄每個在事業(yè)單位中工作的人員信息，包括學(xué)歷、過往工作經(jīng)歷與個人榮譽等，是事業(yè)單位評價員工的有效依據(jù)，能規(guī)范引導(dǎo)事業(yè)單位員工的成長。因此，對人事檔案的科學(xué)有效的管理，是保證企業(yè)合理配置人力資源，正常運行的必要手段。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的必要性

1）優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)。事業(yè)單位的人事檔案構(gòu)成內(nèi)容涉及人員詳細(xì)基本信息，有利于組織考核和評價。因此，多數(shù)機構(gòu)在招聘或者評價人才時，必經(jīng)途徑是審查人才的人事檔案的具體內(nèi)容，并確定人才的背景是否符合單位的標(biāo)準(zhǔn)或發(fā)展需要。但為了保障公共事業(yè)單位招聘工作的公正與嚴(yán)格，事業(yè)單位的人事檔案管理亟需進一步改進與完善。事業(yè)單位往往通過對人事檔案系統(tǒng)的操作與應(yīng)用，提升對人員數(shù)據(jù)的理解與匯編速度，精簡冗雜的管理流程[1]。另外，由于事業(yè)單位人事結(jié)構(gòu)的調(diào)整，人員職位升遷，人事檔案管理需要及時專業(yè)的調(diào)整。與此同時，對于檔案中存在負(fù)面內(nèi)容的人員應(yīng)及時做出懲罰，以維護單位的穩(wěn)定運行。

2）加強事業(yè)單位內(nèi)部控制。現(xiàn)階段我國事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)是將三大模塊包括財務(wù)管理、人資管理、工作管理相互制約與運轉(zhuǎn)，統(tǒng)一為一個巨大的控制體系。對于公共機構(gòu)社會職能能否得到履行，非常重要的一點是依賴于在人事檔案管理過程中人力資源管理計劃的健全程度。另外，內(nèi)部控制的建設(shè)也要貫徹以人為本的重要思想，主要就是加強對內(nèi)部人員的管理與控制。事業(yè)單位若在改善內(nèi)部人事檔案管理制度方面進程步伐加快，將很大程度提升事業(yè)單位的人事管理的質(zhì)量水平與工作效果。由此可得，公共機構(gòu)的控制能力的提高是促進工作人員積極主動地參與工作的關(guān)鍵。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

1）事業(yè)單位對檔案管理工作關(guān)注度低。管理人員存在人事檔案管理意識薄弱，主要原因是管理層沒有對人事檔案工作有形成清晰的認(rèn)知，片面認(rèn)為人事檔案只有簡單記錄員工基本信息和匯總員工的簡歷資料的作用，無法為事業(yè)單位和社會創(chuàng)造明顯的價值。相比其他單位的業(yè)務(wù)和工作，對人事檔案管理工作的重視程度偏低。

由于管理層缺乏對人事檔案管理的關(guān)注，所以在這方面投資的經(jīng)費較少，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施缺少，例如缺少獨立的人事檔案室。在硬件設(shè)施的不完善的情況下，人事檔案管理工作流于形式效率低下，嚴(yán)重影響了人事管理工作的開展。部分單位即使成立專門的檔案室，但往往缺少防火防盜等基礎(chǔ)設(shè)施，例如防塵條件和濕度控制，導(dǎo)致人事檔案文件不僅隨意堆放，還存在巨大的安全隱患。

管理層普遍認(rèn)為檔案管理的工作是簡單易操作的工作，幾乎不關(guān)注檔案管理的水平，從而對檔案管理人員的培訓(xùn)與考核工作也是缺失的[2]。部分事業(yè)單位組織規(guī)模較小，分配給檔案管理工作的人員未經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，或者選用兼職外人擔(dān)任，以應(yīng)付單位內(nèi)部的日常工作，缺少相應(yīng)的精力和時間進行檔案管理。另外，檔案管理人員潛意識地認(rèn)為工作就是簡單的收集檔案，增刪信息等枯燥繁瑣的內(nèi)容，不重視對檔案的開發(fā)利用和有效管理，一定程度上打擊了工作的積極性和創(chuàng)新性。

2）人事檔案相關(guān)內(nèi)容質(zhì)量低。人事檔案內(nèi)容普遍存在舊材料較多的填充，缺少對新材料的補充，導(dǎo)致檔案內(nèi)容不全面，人員的近期面貌無法得到彰顯。舊材料包括對個人經(jīng)歷、家庭社會關(guān)系的歷史材料，隨時間推移大多沒有考究的價值，應(yīng)著重增添新材料體現(xiàn)人員近期業(yè)績、能力的提升、經(jīng)歷的豐富等內(nèi)容，全面真實反映人員的具體情況。

檔案材料存在不規(guī)范的問題，主要包括填寫不規(guī)范和裝訂不規(guī)范。一、人員對檔案材料的不重視導(dǎo)致隨意填寫，不符合填寫要求，出現(xiàn)字跡模糊不清、涂改等影響辨認(rèn)的現(xiàn)象，導(dǎo)致重要的信息遺漏或者錯誤。甚至在填寫時間時，出現(xiàn)前后不一致，嚴(yán)重影響檔案的真實性和完整性，為人事檔案管理增加不少隱患。二、大部分事業(yè)單位的人事檔案未有序分類，存在目錄缺失，裝訂混亂等問題，很大程度上影響審核檔案和查找資料的速度，使檔案管理效率低下。

檔案管理上管理形式落后，而歸檔人事材料時審查不嚴(yán)格。檔案審查時大意，檢查手續(xù)不完整，例如未蓋組織規(guī)定的章，缺少需要簽名證明的簽名就歸檔，都會造成檔案張冠李戴的后果，表現(xiàn)為同名多人、重復(fù)登記、多余材料歸檔等現(xiàn)象。

3）人事檔案管理技術(shù)落后。現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位在運用在人事檔案管理的技術(shù)落后，采取的大都是單一服務(wù)方式，且低信息化。檔案管理者注重對檔案保存的基本手工工作包括重復(fù)組卷、裝訂、歸檔等，忽視了利用信息的服務(wù)功能。對于考慮到人力物力的情況引進信息化檔案管理系統(tǒng)的事業(yè)單位，也很少將其充分利用，單純應(yīng)用計算機做簡單的目錄和索引管理。人事檔案依賴于手工管理與查閱，缺少電子版本及無紙化閱讀的形式，發(fā)揮不出檔案的考察依據(jù)功能。對于紙質(zhì)檔案而言，存在查詢困難，占用空間大，內(nèi)容更新慢且單一等問題。而在管理紙質(zhì)檔案過程中，重復(fù)調(diào)用原件容易導(dǎo)致人員檔案材料的損耗，不利于檔案的長期保存。

3 改進事業(yè)單位人事檔案管理的對策

1）重視人事檔案管理。管理層要提升對人事管理工作的認(rèn)知，在保證質(zhì)量和效率提高的同時，發(fā)揮出人管工作的價值。首先，要將人事檔案管理工作納入日常工作的主要部分，結(jié)合單位情況合理配置人力和財務(wù)資源。其次，在單位內(nèi)部宣傳檔案管理的重要性，促使員工意識到檔案管理的必要性。最后，加強檔案管理的軟硬件設(shè)施，設(shè)立專門的部門管理檔案和培訓(xùn)專業(yè)人才開展工作，配備基礎(chǔ)設(shè)施。

2）增強人事檔案的準(zhǔn)確性與完整性。傳達(dá)員工實事求是的理念，全面了解員工的工作經(jīng)歷與技能水平，完善信息，避造假與浮夸。另外，提高檔案管理人員對檔案完整性的深刻認(rèn)識，引導(dǎo)管理人員不斷完善員工資料，提倡多渠道收集檔案信息，以增強人事檔案的有效性。

3）推動信息化應(yīng)用于檔案管理。人事檔案管理中應(yīng)用信息化技術(shù)能使更迅速查詢到員工的信息，并有力保證信息發(fā)布的時效性[3]。通過運用高科技手段錄入資料，使信息傳達(dá)更及時準(zhǔn)確;通過設(shè)置電子檔案管理權(quán)限，使保密工作更加完善，提高檔案管理的效率。

4）培養(yǎng)高水平的檔案管理人才。檔案管理人員的水平高低直接影響檔案管理的質(zhì)量水平，因而事業(yè)單位需要專門培訓(xùn)出高專業(yè)素質(zhì)的檔案管理員工或提高聘用檔案管理人員的門檻，以促進管理工作的專業(yè)性。對人才的培養(yǎng)不僅要注重傳統(tǒng)的基礎(chǔ)技能培訓(xùn)，更要提高其信息化技能，端正服務(wù)態(tài)度，以促進員工整體素質(zhì)的提升[4]。

4 結(jié)語

人事檔案管理工作復(fù)雜，需要人員科學(xué)的處理工作，要求具有服務(wù)精神和政治意識。在日常檔案管理的基礎(chǔ)工作中，更要注重創(chuàng)新管理形式，使檔案管理工作者價值最大化，以促進檔案管理工作更高效與規(guī)范地運行。

參考文獻(xiàn)

[1]魯延紅.事業(yè)單位干部人事檔案管理對策分析[J].蘭臺內(nèi)外，2020（22）：43-45.

[2]鄧兵娥.事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)實困境與對策[J].人才資源開發(fā)，2020（13）：24-25.

[3]唐麗.對事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析[J].人力資源，2020（04）：90.

[4]曲杰.事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀分析[J].中外企業(yè)家，2019（35）：115.

作者簡介

周杰（1974-），女，漢族，湖南郴州人，助理館員，本科，研究方向：檔案管理。