淺析檔案收集工作中的問題與解決方法

摘 要：檔案是人類各種社會實踐活動的真實記錄，是一種具有不可替代性的信息資源。這就決定了檔案必須保持真實性、完整性的本質。檔案收集是所有檔案工作的基石，起到決定性作用，收集工作開展的好壞直接又關系到一個單位檔案工作的好壞，而檔案收集工作的關鍵是檔案工作人員，所以通過檔案法規的宣教、制度的約束和激勵、專業技能的培養，來打造具有專業水平，具有責任心、具有事業心的檔案工作人員隊伍，是檔案工作能順利開展的有力保障。

關鍵詞：檔案管理;收集;電子化

檔案是人類各種社會實踐活動的真實記錄，是一種具有不可替代性的信息資源。《中華人民共和國檔案法》頒布實施以來對檔案工作具有嚴格的要求。在檔案工作中應嚴格按照檔案工作要求的收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用、統計八大環節開展工作。檔案收集是一切檔案工作的基礎，起到關鍵性的作用，決定了檔案工作的成效。本文就檔案收集過程中遇到的問題及解決方法進行探討。

1 檔案收集過程中遇到的問題

1）對檔案收集工作的認識不足。首先，很多時候領導是一個單位的表率，領導對檔案工作的認識不足、重視不夠、檔案意識淡薄會直接影響本單位檔案工作的開展。對檔案工作僅僅停留在口頭，不作深入要求，對檔案工作人員的配備嚴重不足一人身兼數職檔案工作還非主職。在領導看來，檔案工作就是收收材料，保管起來而已，任何人都可以做的事務性工作，做好做壞一個樣。其次，檔案產生部門的工作人員對檔案工作的認識不足，不知道該怎么歸類、該怎么造冊移交、該移交那些。更有人嫌麻煩不愿意去整理造冊辦理移交，他們覺得這樣增加了他的工作量而且在平時工作中也不便于查找利用。更有人檔案意識淡薄到認為這些都是沒有的東西，工作干完了就好了，什么都不保留。再次，檔案工作人員的工作態度消極流于形式，做一天和尚敲一天鐘。在收集工作上不盡職、不盡責，能收集多少就是多少，對于應收的、移交不全的都不主動催收，反而覺得收集的越齊全，自己的工作量就越大。

2）檔案收集工作相關制度缺失。檔案工作職責不清晰、獎罰制度不明確、歸檔制度不全，歸檔范圍不科學、不具體、不齊全，過于籠統缺乏參考性和制約性。

3）檔案收集歸檔材料門類不全。很多時候在收集的過程中只注重收集文書、人事、會計等行政方面的文件材料，往往會忽略電子設備產生的如：照片、錄音、錄像、磁性存儲材料等的收集。科研方面往往只收集科研行政的文件材料，會忽略對科研中過程信息材料、科研數據材料等的收集。

4）檔案收集工作的時效性錯失。檔案收集工作時一個時效性很強的工作，往往錯過了一個最佳收集時間節點就會造成不可挽回的損失。不及時收集會使重要材料散落在外面，隨著時間的推移、人員的流動、單位部門的撤并等，時間跨度越大、影響因數越多重要材料的遺失概率就是成倍增加。在實際工作中就遇到過這樣的事，因為要加強領導干部的檔案真實性、完整性，對所以領導干部的檔案進行了檢查，就發現有人當年的入黨材料不見了，怎么都找不到。后經聯系當時經辦的工作人員在他的回憶下在廢材料里找到了當年黨員轉接介紹信的存根確認當時黨員確實轉移過來了，但是材料確實未移交而遺失了，給大家都造成了很大的困擾。

2 如何解決收集過程中遇到的問題

1）加強檔案工作的宣傳教育。《中華人民共和國檔案法》對檔案的收集等都有明確的規定。要加強檔案法律法規的宣傳教育工作，要不厭其煩、廣泛深入地宣傳提高檔案相關人員的檔案意識。讓大家都認識到檔案工作的重要性，檔案收集工作更是檔案工作的重點。收集檔案室檔案工作人員的職責，移交檔案是每個檔案相關人員義務。對領導干部的檔案宣傳教育工作更為重要，只有領導干部的檔案意識得到提高，才會重視檔案工作起到領頭雁的效應。這樣有很多在收集中和人有管的問題都會迎刃而解，畢竟領導的示范效應還是很強的。對檔案工作人員的檔案教育必須常抓不松，必須時刻保持緊迫的責任感和事業感。在工作中時刻保持高度負責不厭其煩的精神、耐心細致的工作態度，只有這樣沉下心來才能做好檔案收集工作。

2）加強內部領導和外部督導。內部領導對檔案工作的重視程度決定了這個單位檔案工作的優劣，所以作為單位分管檔案工作的領導必須學習必要的檔案知識和檔案相關的法律法規，只有領導深知檔案工作的重要性才能在日常的人、財、物配置上給予充分的保障。另外檔案行政管理部門的督導也是非常重要和有必要的，督導和指導需要非常強的專業技術知識和能力，我們的檔案行政管理部門既擁有非常專業的技術人才隊伍又是相關檔案政策的制定者，有他們的指導和監督能報政本單位的檔案工作水平更上一層樓。

3）加強檔案工作的制度建設。根據《中華人民共和國檔案法》的要求，制定完善的檔案工作制度。制定詳細的《分管檔案工作的領導職責》《檔案材料的歸檔范圍和保管期限》、《移交規定》、《檔案工作人員職責》、《檔案培訓規范》、《檔案工作人員獎罰規定》等。讓檔案收集工作開展做到有規可依、有據可查，守底線、知敬畏。不再隨心所欲，想怎么做就怎么做，想收就收。時刻盡職盡責，做到應歸盡歸。

4）加強檔案工作人員的培訓。定期組織參加檔案業務培訓、專題講座、外派進修、短期培訓班等形式的培訓，以提高檔案工作人員的業務能力和水平。通過參加各種培訓可以扎實檔案人員的基礎技能并且通過各種形式的培訓能過讓檔案工作人員對國家的新要求、新政策、檔案工作的新技術、新規范等能及時學習、及時更新知識儲備，提升整體檔案工作人員的素質，會對檔案工作更好的開展起到積極的作用。

5）加強新技術在檔案收集工作中的應用。隨著信息化技術的日益普及，辦公自動化已經不是什么新鮮事物，電子文件在單位辦公中隨處可見。檔案的電子化也是一個必然的大趨勢，電子檔案的共享性、穩定性、安全性、可變性的特點打破了原有大家對紙質檔案認知的物理邊界。電子化管理中我認為需要注意幾點：（1）必須理順制度。依據檔案的特性和電子化的特點建立符合規范要求的管理制度才能保障工作流程的順暢。（2）必須強化安全。建立符合要求的安全體系，保證信息的不泄露和不遺失。強化密保和防火墻功能做到隨時更新防止泄密。（3）必須配備專業人才。要想把新技術新手段發揮到極致，必須配備高素質的復合型人才到檔案管理的隊伍中來，強化培訓，結合他們的自身優勢才能實現檔案電子化和信息化的目標。（4）必須建立強大的數據庫。數據庫是檔案電子化的基礎，數據庫的穩定化、規范化、完整化、信息的準確性才能建立一個規范化的“活性”數據庫。因此利用好新技術為我們的檔案工作服務是一個很迫切的話題了，怎么樣才能安全、高效的利用好電子文件為檔案收集工作提供一條更加便捷的道路是需要大家共同探索的。

6）加強和提高檔案的利用率。檔案利用是檔案工作很重要的組成部分，是促進檔案收集工作一個重要方法。利用可以很直觀、很全面讓大家了解檔案收集工作的重要性，收集是利用的基礎，沒有收集就沒有可利用的檔案資料，所以如何利用好這個有效的宣傳窗口至關重要。我們可以通過提高管理完善制度、優化流程、擴大開放讓大家體會到檔案收集工作帶來的便利性、高效性，從而認識到檔案收集的重要性和必要性。

總之，隨著時代的變遷，檔案工作也在發生著日新月異的變化，但是不管怎么變化都離不開扎實的基礎收集工作。

參考文獻

[1]鄭金旺，試述檔案收集工作中存在的問題和對策[D].山西檔案，2004.

[2]房蕊，檔案收集工作存在的問題及解決方法[B].勝利油田黨校學報，2003.

作者簡介

魯軍（1978-），男，漢族，浙江嘉興人，中級館員，本科，浙江清華長三角研究院，研究方向：檔案管理。