關于提高全程管理模式下檔案案卷質量的新思考

摘 要：在“前期介入，全程管理”的檔案工作模式下，針對檔案工作過程中，出現案卷質量不高的問題，作者結合本單位工作進行了思考，介紹了全程管理模式下檔案工作的特點，分析了該模式對檔案工作的影響，并就全程管理模式下如何提高案卷質量提出了具體措施。

關鍵詞：全程管理;檔案案卷;質量

在“前期介入，全程管理”的檔案工作模式中，經常出現裝訂不規范、缺少卷內目錄及備考表、案卷系統性不強等不符合規范要求的現象，案卷質量有待提高?？萍紮n案的案卷質量包括外在質量和內在質量。外在質量包括案卷的封面、目錄、備考表填寫是否齊全、整齊、規范，裝訂、卷盒、表格規格及其制成材料的是否符合要求。內在質量是指成套科技檔案是否完整、準確及系統。

結合質量管理要求，我所的檔案工作實行的是文件的全程管理模式。文件的控制程序是：編制→簽署→歸檔→使用（包括借、查閱，發放，回收，更改）→保管或銷毀。這種檔案管理模式對檔案工作有什么影響，為什么會出現案卷質量不高的問題，如何解決，現結合工作，作以分析。

1 全程管理模式下檔案工作的特點

1.1 全程管理模式下，檔案工作覆蓋了文件的整個生命周期

按照傳統的劃分，文件通過歸檔轉化成檔案，所以檔案人員接收文件之后將復印件作為現行文件并依據質量要求在所內流轉、使用，直到使用結束后進行銷毀;原件作為“檔案”進行管理，在現行階段完成收集、整理工作，在半現行階段及非現行階段完成保管、利用、鑒定、統計、編研及銷毀等工作，完成文件的全程管理。由此可見，全程管理模式下，檔案工作覆蓋了文件的整個生命周期。

1.2 全程管理模式保證了成套科技檔案的完整性和準確性

全程管理模式下，因為檔案部門較早介入文件的控制，所以檔案管理工作已經成為科研管理和質量管理工作的有機組成部分。科研計劃部門下達年度計劃或項目階段計劃時都會同時提出歸檔要求，并且以文件是否歸檔作為任務是否完成的標志。這就保證了科研項目成套檔案的完整性。另外，“文件控制”作為質量體系的重要組成部分，質量體系對文件的簽署、歸檔、使用、更改都做了明確規定，文件的使用過程受控于檔案部門，文件的更改由檔案部門組織實施，并定期接受質量監督檢查。這就確保了成套科技檔案的準確性。所以，全程管理模式下，檔案工作做到了“三納入”、“四參加”、“四同步”。保證了成套檔案的完整性及準確性，為提高科技檔案案卷質量打下良好基礎。

2 全程管理模式下，造成案卷質量不高的原因分析

全程管理模式下，文件形成即完成歸檔，如果按傳統模式，“文件通過歸檔轉化成檔案”，歸檔前稱為“文件”，歸檔后稱為“檔案”，那么文件在現行階段就成為“檔案”，這顯然不符合文件運動規律，管理過程中也會遇到許多問題。如：檔案的規范整理工作在這一階段無法有效開展，因為文件處于現行階段，狀態變動很大，同時科研活動還正在進行，處在收集過程中的文件因不完整而無法進行案卷編目;有些文件因后續不停的補充（如更改單的陸續產生），不得不用夾子或曲別針等進行臨時裝訂。這些都使文件在整個現行階段的整理狀態呈現出一種“半整理狀態”，如果文件進入半現行階段，同時沒有進一步的工作要求，文件將會始終處于這種整理狀態，那么必然會導致案卷質量不符合要求。所以全程管理模式下，傳統的“文件”和“檔案”的劃分方式并不適用，而應該遵循文件的運動規律重新進行劃分，然后針對各自的特點區別對待，分別管理。

另外，全程管理模式要求檔案人員必須對項目進行跟蹤管理，深入到科研活動當中，參與各種評審、驗收及外場試驗等科研活動，負責文件的管理及收集?，F行文件的控制過程復雜，工作頭緒多，同時有質量體系的要求及監督，所以檔案人員在現行文件階段必須投入大量的精力以保證文件的有效性。另外，由于對檔案工作的認識不足，同時缺少制度的約束，檔案管理階段投入精力較少，當文件轉化成檔案時，整理工作不規范，大部分文件始終處于一種“半整理狀態”。所以在全程管理過程中，重視了現行文件的控制，而忽視了檔案的規范管理。從而造成案卷質量不符合要求。

3 全程管理模式下提高案卷質量的措施

綜上分析可以看出，造成案卷質量不高的原因可歸納為兩點：1）“現行文件”和“檔案”的劃分不科學，文件在現行階段就當成“檔案”進行管理;2）在全程管理過程中，“重文件控制，輕檔案管理”。針對這兩點，提出以下解決措施。

首先，復印件按資料管理，用完后資料進行處理?！霸备鶕募幱陔A段劃分成“現行文件”和“檔案”兩大類。如果科研活動正在進行當中，對應的“原件”按“現行文件”進行管理，如果科研活動已經結束（或階段結束），對應的“原件”按“檔案”的規范要求進行管理。 “現行文件”按質量要求進行控制，確保其準確性，不做檔案規范要求;“檔案”則按檔案規范要求進行管理，確保其規范性。

其次，梳理并細化工作流程，加強檔案工作環節的管理，在工作流程中增加檔案 “移交”環節。即當科研活動結束（或階段結束）后，文件由現行階段進入半現行階段時，由項目主管對文件按規范進行二次整理，然后向檔案保管人員移交，檔案保管人員按規范進行檢查接收，移交前的文件按現行文件進行管理，移交后的文件轉化成檔案并按檔案進行管理。

通過以上科學分類和增加“移交”工作環節，使“現行文件”和“檔案”在全程管理模式下，有了明確的劃分，并加強了“文件”向“檔案”轉化這一關鍵環節的管理，促進檔案整理工作，從而提高案卷質量。

通過梳理全程管理模式下的檔案工作流程，理清了工作思路，并加強了關鍵工作環節的管理，制定相應的管理制度，解決了困擾檔案工作多年的難題，提高了檔案案卷質量，取得了良好效果。

4 結論

檔案案卷質量直接關系到檔案的利用、保管以及編研等各環節工作的開展。全程管理模式使檔案工作得到了重視和提升，同時也對檔案工作提出了更高的要求。如何在全程管理模式下，既能做好文件的控制工作，又能規范檔案的管理工作，確保科技案卷的質量，需要我們細化工作流程，加強關鍵工作環節的管理，充分發揮全程管理模式的優勢，同時有效避免“重文件控制，輕檔案管理”的現象，從而保證案卷質量，以提高科研檔案管理水平。

參考文獻

[1]金凡.電子文件形成與運動規律探析[J].檔案，2011（2）：7-9.

作者簡介

王青，女，副研究館員，研究方向：科研院所檔案信息化建設，數字檔案館建設，科研產品檔案管理。