新時(shí)期保密工作對(duì)檔案庫(kù)房管理的新要求探究

摘 要：檔案庫(kù)房，是用來(lái)保存重要檔案的專用性空間，而保密工作是檔案庫(kù)房管理工作中的重要內(nèi)容，也是保證檔案庫(kù)房管理完整性的基礎(chǔ)。本文首先介紹了檔案庫(kù)房管理中保密工作的主要內(nèi)容，其次提出檔案庫(kù)房管理保密工作存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策，為檔案庫(kù)房管理工作提供可行性意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：保密工作;檔案庫(kù)房管理;優(yōu)化對(duì)策

隨著社會(huì)的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，人們?cè)谏鐣?huì)、經(jīng)濟(jì)、文化等方面都有了更多的交流和合作。因此，在新時(shí)代的背景下，對(duì)于檔案庫(kù)房管理中的保密工作也有了新的要求。管理者要明確保密工作的主要內(nèi)容，同時(shí)意識(shí)到在檔案庫(kù)房管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題，并及時(shí)探索出解決問(wèn)題的優(yōu)化對(duì)策。

1 檔案庫(kù)房管理中保密工作的主要內(nèi)容

1）絕密檔案的管理。對(duì)于絕密檔案的管理，是檔案庫(kù)房管理工作中的核心內(nèi)容。絕密檔案會(huì)涉及檔案庫(kù)房中所包含的機(jī)密內(nèi)容，同時(shí)也是關(guān)系檔案庫(kù)房管理工作安全等級(jí)的重要因素。加強(qiáng)對(duì)絕密檔案的管理，增加對(duì)絕密檔案保護(hù)的重視程度，是檔案庫(kù)房管理工作中的首要工作。

2）庫(kù)房的保密管理。對(duì)于庫(kù)房的保密管理，是檔案庫(kù)房管理中的重要內(nèi)容。首先，對(duì)于庫(kù)房位置的選擇，一定要選擇一個(gè)安全的位置，并且?guī)旆凯h(huán)境不能過(guò)于潮濕，以免檔案破損;其次，就是要根據(jù)國(guó)家規(guī)定，將對(duì)于庫(kù)房管理的法律法規(guī)，落實(shí)到管理工作中;最后，就是管理者要制定科學(xué)的庫(kù)房管理制度，規(guī)范庫(kù)房管理工作流程。

3）區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。檔案的保管期限，是指根據(jù)檔案的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，來(lái)判定其保存價(jià)值，并以此來(lái)確定該檔案的保管期限;檔案的保密期限，是以檔案公布后是否會(huì)對(duì)國(guó)家利益、人民安全等造成損害和影響來(lái)判斷能否為檔案解密，并以此確定的保密期限[1]。

2 檔案庫(kù)房管理保密工作存在的問(wèn)題

1）存在安全隱患。維護(hù)檔案庫(kù)房的安全性，是檔案庫(kù)房管理保密工作的基礎(chǔ)。但目前大部分的檔案庫(kù)房選址都不合理。首先，是將庫(kù)房的位置選在了一樓，這樣的位置選擇，不光安全性低，具有很大的防盜隱患;而且，庫(kù)房?jī)?nèi)部環(huán)境也非常不適合存放檔案，樓層越低，防潮效果就越差，檔案損壞的概率就越大。其次，是庫(kù)房?jī)?nèi)部消防設(shè)備不合格，滅火器沒(méi)有選用適合檔案庫(kù)房的二氧化碳滅火器，也沒(méi)有在超過(guò)使用期限之后及時(shí)更換。這樣一來(lái)，在發(fā)生緊急情況時(shí)，無(wú)法及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行救援。

2）電子檔案容易被修改。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展，辦公室管理的自動(dòng)信息化應(yīng)用也變得越來(lái)越廣泛了。因此，在新時(shí)代的背景下，電子檔案已經(jīng)逐步取代了紙質(zhì)檔案。但電子檔案也存在著一定的弊端，就是其內(nèi)容很容易被篡改，并且對(duì)于篡改的記錄和痕跡，也可以輕而易舉地進(jìn)行消除，這對(duì)于檔案庫(kù)房管理保密工作來(lái)說(shuō)，又是一個(gè)新的挑戰(zhàn)。若想跟隨新時(shí)代的發(fā)展腳步，就要不斷征服新的挑戰(zhàn)。

3）管理制度不嚴(yán)謹(jǐn)。對(duì)于檔案庫(kù)房管理的制度，包括對(duì)檔案的審查、使用和解密工作的規(guī)定，只有制定一個(gè)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范的檔案管理制度，檔案庫(kù)房管理工作才能有效進(jìn)行。但在目前這個(gè)階段，各個(gè)單位對(duì)于檔案庫(kù)房管理制度的規(guī)范水平都參差不齊。例如：對(duì)于加密檔案的管理并不嚴(yán)謹(jǐn)、對(duì)其后續(xù)解密工作置之不理等問(wèn)題的產(chǎn)生。這樣一來(lái)，檔案庫(kù)房管理的保密工作就出現(xiàn)了很大的漏洞，在檔案開(kāi)放時(shí)，未解密的檔案內(nèi)容就會(huì)被公開(kāi)，檔案庫(kù)房管理的保密工作也就無(wú)法進(jìn)行了。

4）對(duì)外來(lái)侵犯的防御能力較低。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，外來(lái)的網(wǎng)絡(luò)攻擊手段層出不窮，這也為檔案庫(kù)房管理工作帶來(lái)了更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。除了傳統(tǒng)的入侵者會(huì)對(duì)檔案進(jìn)行竊取之外，還會(huì)有新的入侵者對(duì)信息系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，使內(nèi)部檔案信息被泄露，給各行各業(yè)的檔案系統(tǒng)造成不可預(yù)估的損失，在影響人們生活的同時(shí)，還會(huì)對(duì)國(guó)家造成威脅。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，對(duì)于檔案信息的產(chǎn)生、處理、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，都是處于開(kāi)放性狀態(tài)的，因此對(duì)于入侵的防御能力較差，防御手段還需要進(jìn)一步完善。

3 檔案庫(kù)房管理保密工作的優(yōu)化對(duì)策

1）提高保密工作的意識(shí)。在檔案庫(kù)房管理保密工作中，造成信息泄露、檔案損壞等問(wèn)題出現(xiàn)的，更多是源自于內(nèi)部管理工作人員的工作不嚴(yán)謹(jǐn)以及管理不到位。因此，提高對(duì)檔案庫(kù)房管理工作的保密意識(shí)，是解決保密工作中所存在的隱患的有效途徑。想要提高管理人員的保密意識(shí)，可以定期開(kāi)展教育培訓(xùn)活動(dòng)，讓管理工作人員意識(shí)到檔案庫(kù)房管理保密工作的重要性，明白工作不嚴(yán)謹(jǐn)所造成的信息泄露會(huì)對(duì)社會(huì)、生活以及國(guó)家?guī)?lái)多么嚴(yán)重的危害性。同時(shí)，還要對(duì)管理工作人員進(jìn)行定期的考察和監(jiān)督，對(duì)于工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魅藛T，實(shí)行懲罰機(jī)制。保密意識(shí)是開(kāi)展檔案庫(kù)房管理保密工作的基礎(chǔ)，只有意識(shí)到了檔案信息保密工作的本質(zhì)意義，才能更好地進(jìn)行工作。

2）加強(qiáng)庫(kù)房管理。庫(kù)房管理作為檔案庫(kù)房管理保密工作的基本步驟，加強(qiáng)防護(hù)和管理是必不可少的環(huán)節(jié)。首先，對(duì)于庫(kù)房的選址，可以選擇中間樓層，既可以防潮防熱，又不會(huì)有太大的防盜風(fēng)險(xiǎn);其次，對(duì)于庫(kù)房的硬件措施，也必須做到萬(wàn)無(wú)一失，例如：防盜鎖、防盜門(mén)、防盜窗等較為堅(jiān)固的防護(hù)物品，以及高清的電子監(jiān)控設(shè)備，防止庫(kù)房有人入侵;最后，可以找專門(mén)的看守人員對(duì)庫(kù)房進(jìn)行二十四小時(shí)輪流看守工作，更為有力地加強(qiáng)庫(kù)房管理工作。除此之外，對(duì)于檔案庫(kù)房的消防設(shè)備，也要加強(qiáng)關(guān)注，消防設(shè)備是發(fā)生突發(fā)情況時(shí)，最為有效的救援工具，檔案庫(kù)房中備置的滅火器，可以選用二氧化碳滅火器或者當(dāng)下先進(jìn)的新型滅火器，并且要注意在使用期限到達(dá)后及時(shí)更換。

3）制定完善的管理制度。對(duì)于檔案庫(kù)房管理保密工作的管理制度，要進(jìn)行全方位的制定，包括對(duì)檔案的審查、對(duì)檔案的利用以及對(duì)檔案的解密。在這一系列的工作環(huán)節(jié)中，建立一個(gè)嚴(yán)格、規(guī)范的管理體制，使檔案庫(kù)房管理保密工作中的每一個(gè)工作步驟，都做到標(biāo)準(zhǔn)化、法治化。不光要詳細(xì)說(shuō)明檔案庫(kù)房管理保密工作中，每項(xiàng)工作內(nèi)容的規(guī)范化操作方式，還要對(duì)管理工作人員進(jìn)行行為上的約束。可以利用內(nèi)部互相監(jiān)督的方式，來(lái)對(duì)檔案庫(kù)房管理保密工作進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督和管控。并建立相應(yīng)的人員獎(jiǎng)懲制度，使監(jiān)督管理工作可以落實(shí)到實(shí)踐中去。

4）應(yīng)用先進(jìn)的防侵入技術(shù)。對(duì)于當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案庫(kù)房管理保密工作所造成的侵害，一直都是管理者所困擾的問(wèn)題，侵入者所利用的入侵手段在不斷地更新，侵害檔案信息系統(tǒng)的病毒也變得越來(lái)越復(fù)雜化和多樣化。因此，在進(jìn)行檔案庫(kù)房管理保密工作時(shí)，一定要緊跟發(fā)展的步伐，不斷引入新的防入侵技術(shù)手段，來(lái)抵抗來(lái)自外界的入侵。檔案庫(kù)房管理保密工作中的技術(shù)人員，必須要具備較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)手段，并且能不斷地學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，來(lái)更好地探索出抵抗外來(lái)入侵的方法，為檔案庫(kù)房管理保密工作提供強(qiáng)有力的支持[2]。

4 結(jié)論

總的來(lái)說(shuō)，隨著社會(huì)的進(jìn)步，檔案庫(kù)房管理的信息化、數(shù)字化是當(dāng)前新時(shí)代的新要求了。因此，檔案庫(kù)房管理保密工作迎來(lái)了更多的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。管理者應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案庫(kù)房保密工作中存在的問(wèn)題，并加以改善，同時(shí)還要探索和創(chuàng)新出更加有效、更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案庫(kù)房管理方式。

參考文獻(xiàn)

[1]湯愛(ài)新.淺談檔案庫(kù)房管理中的保密工作[J].黑龍江科技信息，2017（15）：264.

[2]李娟.保密問(wèn)題在檔案保管程序中的重要意義及對(duì)策[J].赤子（上中旬），2017（05）：152.

作者簡(jiǎn)介

梁菁（1984-），女，漢族，山西人，館員，研究生，空軍檔案館，研究方向：檔案。