如何改進辦公室檔案管理工作

王萍

摘 要：隨著我國信息化建設的不斷進步，我國辦公室檔案管理工作得到了迅猛發展，由于辦公室是企業或單位中重要的工作部門，發揮著檔案管理等重要職能。隨著社會經濟的發展和人們生活水平的提高，對辦公室檔案管理工作提出了更高的要求，單位部門和員工的工作不斷被細化，辦公室職能更加清晰，這就需要相關工作人員具有良好的專業素養，但是目前我國辦公室管理工作當中往往存在各種各樣的問題，嚴重阻礙了檔案事業的平穩發展。

關鍵詞：辦公室;檔案管理;問題;應對策略

辦公室檔案管理工作受各種因素的影響常常會出現工作人員意識薄弱、專業素養不高、管理理念與手段落后等問題，在一定程度上降低了檔案管理的工作效率，落后的管理理念導致與社會發展相脫節，限制了辦公室檔案管理工作的進一步發展[1]?；诖宿k公室相關部門要對檔案管理過程中遇到的問題進行綜合分析，找出其影響因素，針對問題制定可行性較高的解決方案，建立檔案存放室，定期對檔案進行檢查，改進檔案管理辦法，強化工作人員素養，提高辦公室檔案管理效率。

1 辦公室檔案管理工作中存在的問題

1.1 檔案管理方式落后

部分地區單位受傳統檔案管理理念的影響較為深遠，缺乏良好的檔案管理意識，還沒有認識到檔案管理的重要性，在管理工作中缺乏先進的管理設備，部分工作人員只做好了所謂的表面功夫，對于日常管理資料缺乏收集與保存管理，忽視了對細節數據的管理。與此同時部分單位的辦公室檔案管理人員沒有引入先進的管理技術，管理方式與理念比較落后。

1.2 管理工作人員專業水平較低

工作人員專業素養的高低是決定一個單位辦公室檔案管理質量是否合格的重要評判標準，現階段我國檔案管理事業雖然取得了一定的成就，但是還存在部分員工專業技能欠缺的問題，主要表現在兩個方面。第一，部分單位的辦公室檔案管理人員并不是專業的，大多兼職著本單位的其他職務，這在一定程度上影響了工作效率，專業管理知識和技能的不足也是造成檔案管理水平不高的影響因素之一[2]。第二，隨著互聯網的發展與應用，辦公室檔案管理工作也要跟緊時代的發展步伐，這就要求辦公室工作人員熟練掌握各種計算機辦公軟件，但是部分管理人員沒有及時更新自己的專業技能，在面對先進檔案管理技術應用過程中顯得力不從心，影響工作效率。

2 如何改進辦公室業務管理工作

為適應現代化社會的發展需求，更好的服務于社會，建立現代化檔案管理制度是社會發展的必然要求。良好的檔案管理制度能夠為單位各項業務工作提供科學、客觀、準確的資料和數據，是單位其他工作正常開展的重要基礎，因此改進辦公室檔案管理工作是非常有必要的，本文從以下幾個方面提出幾點改進意見。

2.1 健全辦公室檔案管理工作制度

完善檔案管理工作是提升檔案管理工作質量和效率的主要途徑，首先需要相關部門和工作人員建立獨立的檔案存放室，并將檔案按照內容屬性的不同進行分類存放，建立快捷檔案檢索制度，便于資料的查找和使用。在獨立檔案室位置的選擇上應該堅持位置隱秘的原則，盡可能選擇樓層較高的房間，如果選擇樓層較低的房間則需要對門窗進行加固處理，保證檔案室資料的安全性。其次要建立檔案室動態管理方法，加強監督與管理，在檔案室內和周圍安裝多角度監控器，為檔案資料的后期審查和相關事故提供真實的影像資料和證據。設置完整的檔案信息保密級別，相關工作人員要根據檔案內容的重要程度設置不同級別的保密措施，并做好分類存放工作，對于重要的信息進行加密處理[3]。隨著時間的推移，工作人員要定期檢查和調整保密級別，做好檔案保密的升級與解密。最后，檔案管理工作人員要定期檢查檔案的具體內容，對于無用的檔案進行銷毀處理，嚴格遵守國家規定的檔案銷毀流程，提高檔案查找效率。

2.2 充分發揮先進技術的重要作用

加強先進技術在檔案管理系統網絡安全中的應用，可解決病毒入侵、系統崩潰和信息失竊等問題，保證信息儲存安全，減少外網的使用，安裝殺毒軟件和防護軟件，保證計算機網絡安全，定時備份數據庫信息，設置用戶訪問安全驗證，加強檔案管理的信息化建設。在辦公室內部網絡中搭建互聯網信息化檔案信息交流和應用平臺，根據檔案管理工作人員職位的高低予以對應的查看權利，這樣既能夠實現重要檔案信息的保密工作，又能為檔案檢索提供良好的便利條件。隨著社會整體經濟水平的不斷提升，生產企業規模不斷擴大，所需要檢測的食品和藥品也越來越多，檢測單位中辦公室檔案管理部門的工作量不斷增加，而信息化檔案信息管理平臺能夠大大降低查詢資料所需時間，同時也提高了檔案管理者的工作效率[4]。

2.3 加強對工作人員專業技能的培養與提升

檔案管理者作為檔案管理工作的主體之一，其工作素養的高低在一定程度上決定了管理質量的好壞，而且檢測單位的工作需要工作人員具有極高的專業技能水平，檔案管理工作者也不例外?；诖?，首先檢測單位相關人力部門應該加強對員工的培訓，提高檔案管理工作者的重要信息保密意識，增加其工作責任感和信息保護法律意識，培訓內容主要包括熟練使用計算機管理軟件、檔案管理相關法律法規、檔案管理基本流程等。其次要提高檔案個性化管理水平，可以通過前輩傳授經驗、專家座談與講授等方式加強人員個性化管理，把理論培訓與實踐模擬有效的結合起來，使每位檔案管理工作者都具備良好的專業素養，掌握核心工作技巧和方式。

2.4 深入落實工作責任制

為明確辦公室各部門和工作人員的工作職責，劃分責任，就需要深入貫徹落實工作責任制，避免一人多職現象的出現，提高檔案管理效率。把檔案工作按照重要程度、具體內容等標準將其分為不同部分，不同部分工作指派固定的工作人員負責，如果某一管理工作環節出現問題則可以立即找到負責人并查明原因。此外，要不斷完善檔案管理工作者的激勵獎懲機制，如果出現人為失誤造成損失則應該予以相應的懲罰，對于日常工作表現優異的予以適當的精神獎勵，激發員工的工作熱情和積極性。

3 結束語

綜上所述，提高辦公室檔案管理工作質量是現階段我國信息化建設的重點內容，需要對目前我國辦公室檔案管理過程中遇到的問題進行綜合分析，找出引發問題的具體原因，深入落實工作責任制，明確員工職責，加強對工作人員專業技能的培養與提升，充分發揮先進技術的重要作用，搭建信息化管理平臺，健全辦公室檔案管理工作制度，促進檔案管理工作標準化。

參考文獻

[1]田鑫.試論如何改進辦公室檔案管理工作[J].辦公室業務，2019，309（04）：58-58.

[2]陳江.試論如何改進機關辦公室檔案管理工作[J].辦公室業務，2018，No.296（15）：71-71.

[3]董志強.辦公室檔案管理工作的改進策略探討[J].科教導刊（電子版），2019，000（004）：262-262.

[4]伍國旗.探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].辦公室業務，2019，000（010）：114-114.