提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑探究

王金駒

摘 要：檔案管理工作可以說是現(xiàn)階段我國所有檔案事業(yè)中非常重要的一項(xiàng)，所以在現(xiàn)在這個(gè)科技發(fā)達(dá)的時(shí)代，檔案管理工作也應(yīng)該為此做出一些提升，以提高自身的科學(xué)化水平。在此基礎(chǔ)，本文針對提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑進(jìn)行了分析，并對該提升的意義做出了簡單的概括，希望可以為進(jìn)行相關(guān)工作的人員提供一些參考建議，以推動(dòng)檔案管理工作的有效進(jìn)行。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;管理效率

現(xiàn)如今，信息化社會(huì)已經(jīng)成為全球發(fā)展的一個(gè)常態(tài)，21世紀(jì)也是我國全面進(jìn)入信息化社會(huì)的時(shí)代。在這個(gè)社會(huì)中，即使是檔案管理工作也應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代的潮流，以提升自身的工作效率，跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，只有完善檔案管理制度、提升員工專業(yè)水平并切實(shí)應(yīng)用于工作中、做好定期歸檔工作并改革管理方式，才可以有效提升檔案管理的水平。

1 提高檔案管理科學(xué)化水平的重要意義

隨著我國的不斷發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平也在不斷提高，信息化社會(huì)的到來加快了信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生，也加重了檔案管理工作的任務(wù)量。如果該工作不能完全適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求，將會(huì)對社會(huì)造成很大的影響。第一，提高檔案管理科學(xué)化水平是當(dāng)前信息化社會(huì)中的必然趨勢，只有這樣才會(huì)滿足現(xiàn)代社會(huì)對信息數(shù)據(jù)的需求，保持社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。如今，數(shù)據(jù)是這個(gè)時(shí)代各種信息的表達(dá)方式，與互聯(lián)網(wǎng)之間的關(guān)系也非常密切，其中如果出現(xiàn)一些問題，也是在所難免的。為了減少這些問題的發(fā)生，檔案管理工作需要重新制定一套適用于任何問題的管理方案，從而減輕因?yàn)榘l(fā)生問題造成的一系列后果。第二，為保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，提升科學(xué)化水平是非常有必要的，也是非常有效的一項(xiàng)措施。信息化時(shí)代中所產(chǎn)生的檔案形式與以往有著很大的不同，這無疑是加深了檔案管理工作的難度。只有對其重新進(jìn)行科學(xué)合理的規(guī)劃，從創(chuàng)新的角度來完成對管理新方案的探索，提升檔案管理科學(xué)化水平，才可以幫助我國的檔案管理工作減輕工作壓力，保證我國的檔案管理工作順利進(jìn)行，推動(dòng)我國的現(xiàn)代化水平建設(shè)[1]。

2 如何有效提高檔案管理的科學(xué)化水平

2.1 優(yōu)化完善檔案管理制度

每一項(xiàng)工作都有著不同的工作內(nèi)容，每一項(xiàng)工作也都應(yīng)該有著獨(dú)屬于自己的管理體制，以幫助該工作崗位上的所有人合理的完成自己的工作內(nèi)容，還可以在工作中優(yōu)化自身的行為，在提高工作效率的同時(shí)，還可以減少失誤，以幫助公司提高自身效益。其中檔案管理工作可以說是最為嚴(yán)謹(jǐn)和仔細(xì)的，尤其是在收集、整理以及歸納相關(guān)信息的時(shí)候，更要保證工作的合理性和完整性，以提高工作質(zhì)量，能夠更好的為社會(huì)建設(shè)提供最全面的信息和最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。我國現(xiàn)在的檔案管理工作其實(shí)還存在很大的不足，導(dǎo)致問題出現(xiàn)的原因從根本上說就是傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無法滿足現(xiàn)階段各行各業(yè)的需求，缺少更為精準(zhǔn)的管理體制。由于時(shí)間的延長或者地點(diǎn)的轉(zhuǎn)變而造成的檔案缺失，如果出現(xiàn)在民眾身上，可能會(huì)對他們的正常生活帶來不便，甚至損害到個(gè)人利益，如果這樣的事情出現(xiàn)在絕密的信息檔案中，那將會(huì)對整個(gè)社會(huì)乃至國家造成一定的影響，甚至危害到國家的安全和利益[2]。對檔案管理制度進(jìn)行優(yōu)化，不是對所用條例的重新編寫以及對新的條例重新納入，而是“取其精華，棄其糟粕”。去除掉與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展不符的條例，尋求能夠幫助檔案管理工作提高效率的方案，根據(jù)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求以及以往問題出現(xiàn)的關(guān)鍵之處來重新設(shè)計(jì)規(guī)劃，以賦予檔案管理工作新的時(shí)代內(nèi)容。

2.2 提高管理人員的專業(yè)水平

由于信息繁多，檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，且工作也相對更加嚴(yán)謹(jǐn)，所以對相關(guān)管理人員的專業(yè)水平也有著很高的要求，更要熟知其中的流程和注意事項(xiàng)，對可能會(huì)發(fā)生的問題也要有足夠多的應(yīng)對策略。所以，提高相關(guān)管理人員的專業(yè)水平和應(yīng)對能力也是相關(guān)單位非常重視的一項(xiàng)任務(wù)。首先，提高相關(guān)管理人員的專業(yè)水平，可以為管理隊(duì)伍整體提升一個(gè)層次，以點(diǎn)帶面，這也是建設(shè)人才隊(duì)伍必須要做的事情。其次，在進(jìn)行管理工作時(shí)，如果出現(xiàn)工作人員因缺乏專業(yè)素養(yǎng)而出現(xiàn)失誤，就會(huì)阻礙整個(gè)管理工作的進(jìn)行，給相關(guān)單位帶來一定的影響，降低管理效力。只有不斷提高相關(guān)人員的專業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)技能，才能保證檔案管理工作的有效進(jìn)行。最后，要將提高管理人員專業(yè)素養(yǎng)落到實(shí)處，除了對他們進(jìn)行定期的培訓(xùn)工作，還要通過其他方式來激發(fā)他們的工作熱情，以免出現(xiàn)倦怠誤工的現(xiàn)象。例如，相關(guān)單位可以開展區(qū)域性經(jīng)驗(yàn)交流總結(jié)會(huì)，讓一些經(jīng)驗(yàn)豐富的管理人員去分享自己的經(jīng)歷，開拓員工的思維，積累更多的經(jīng)驗(yàn)。除此之外，該項(xiàng)工作的實(shí)施不能流于形式，要切實(shí)落到每個(gè)人身上，所以，只有提高相關(guān)管理人員的專業(yè)水平，檔案管理工作的科學(xué)化水平才能得到進(jìn)一步的提升。

2.3 做好常態(tài)化定期歸檔工作

不同的工作所要做的檔案管理工作也會(huì)有很多的不同，其中要整理的資料也會(huì)根據(jù)工作的性質(zhì)而不同，例如公路系統(tǒng)的資料就包括視頻資料、文字資料以及實(shí)物資料等，所以檔案管理工作最基礎(chǔ)的任務(wù)就是按照不同的工作整理不同的資料。提高檔案管理科學(xué)化水平離不開常態(tài)化定期歸檔工作。因此，相關(guān)人員要對歸檔工作進(jìn)行嚴(yán)格整合，尤其是對資料按照時(shí)間、類別、屬性等進(jìn)行分類排放和編碼，以保證資料的完整性，同時(shí)還可以快速找到所需要的資料，避免影響其他工作的進(jìn)度。除此之外，除了上面所說的要對相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，還要培養(yǎng)他們的責(zé)任心和對工作的認(rèn)真態(tài)度，尤其是在收到資料之后要在第一時(shí)間對資料進(jìn)行登記和歸檔，還要時(shí)刻留意資料是否缺失或破損，且一定要及時(shí)通知搜集人員，防止再次出現(xiàn)類似情況，出現(xiàn)管理復(fù)雜化，影響到相關(guān)單位的利益。

2.4 以創(chuàng)新性思維革新檔案管理的方式

就我國現(xiàn)在檔案管理的水平與其他發(fā)達(dá)國家相比還是有一定的差距，甚至在一些地區(qū)對檔案的管理方式還會(huì)選擇館藏模式，其中存在很多的不足，已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的需求，甚至還會(huì)出現(xiàn)反作用。所以，對檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新已經(jīng)是必然的，只有制定更加科學(xué)合理的管理方式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，并采用先進(jìn)的管理技術(shù)，才可以有效提升檔案管理科學(xué)化水平。管理方式的創(chuàng)新性改革一定要做到全方面的改善，不僅包括管理觀念、管理制度等，還要加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，為相關(guān)工作帶來更多的專業(yè)型人才，同時(shí)還要對管理工作所用到的技術(shù)和相關(guān)設(shè)備進(jìn)行合適的調(diào)整，以保證工作效率，推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)在管理工作中的應(yīng)用。例如，故宮博物館的信息化改革，就是為了順應(yīng)時(shí)代潮流，更好的服務(wù)人民。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作聽起來可能是一項(xiàng)非常簡單的工作，但實(shí)際上也是需要工作人員付出非常多的努力才可以完成。尤其是現(xiàn)在信息化社會(huì)的到來，大數(shù)據(jù)逐漸覆蓋了各個(gè)工作領(lǐng)域，檔案管理工作的難度也在逐級上升，所以，相關(guān)單位一定要提升檔案管理科學(xué)化水平。用創(chuàng)新性的管理方式配合最為科學(xué)的管理制度，做好定期歸檔工作，提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，完善管理隊(duì)伍的人才建設(shè)，這樣才可以更好的提升檔案管理科學(xué)化水平，推動(dòng)檔案工作的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[1]宋曉玉.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（04）：111.

[2]張海鵬，劉一辰，莊偉杰.淺談提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].法制博覽，2019（02）：298.