提升企業(yè)檔案管理工作的思路與措施研究

董心紅

摘 要：企業(yè)檔案管理是企業(yè)發(fā)展的重要組成部分，對(duì)企業(yè)的現(xiàn)狀和未來(lái)發(fā)展都具有一定的意義。但是目前的企業(yè)檔案管理中還是存在著一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的失效或消失等，給企業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了干擾因素，與此同時(shí)，也給許多工作人員的工作帶來(lái)一定的麻煩。因此，在新形勢(shì)下，企業(yè)應(yīng)該努力提升企業(yè)檔案管理的水平，這篇文章就關(guān)于該內(nèi)容進(jìn)行分析并提出幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理;思路和措施

引言：新形勢(shì)下企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)愈來(lái)愈激烈，企業(yè)高層人員要真正提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，必須從各個(gè)方面來(lái)考慮企業(yè)的顯著優(yōu)勢(shì)。而企業(yè)的檔案管理水平與企業(yè)的未來(lái)發(fā)展密不可分，企業(yè)的一切歷史活動(dòng)與工作內(nèi)容都可以保存于檔案中，可以為以后的企業(yè)發(fā)展提供參考，同時(shí)企業(yè)檔案也是企業(yè)價(jià)值的參考工具。因此，企業(yè)的重要任務(wù)是充分提高企業(yè)檔案的管理水平和提高資料及數(shù)據(jù)的完整性。

1 當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 企業(yè)對(duì)檔案管理缺乏重視

很多企業(yè)高層認(rèn)為企業(yè)檔案管理只是一個(gè)簡(jiǎn)單的整理工作，并沒(méi)有在檔案管理上投入適當(dāng)?shù)馁Y金和精力，致使企業(yè)常常聘用非專業(yè)的兼職檔案管理人員從事相關(guān)的工作。但這些兼職人員對(duì)企業(yè)內(nèi)容了解不夠，又缺乏專業(yè)的管理知識(shí)。在檔案管理中，他們只是把相似的文件放在一起，并沒(méi)有達(dá)到理想的檔案管理工作，同時(shí)兼職人員也缺乏一定的責(zé)任意識(shí)，將一些難以處理的內(nèi)容置之不理，嚴(yán)重影響了檔案資料的再利用，延緩了企業(yè)的發(fā)展。另外，由于檔案管理人員缺乏定期的培訓(xùn)工作，導(dǎo)致檔案管理人員不能及時(shí)更新專業(yè)技能和提高檔案管理能力。

1.2 缺少科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理方法

科學(xué)的檔案管理方法對(duì)檔案的收集和管理有一定的影響。如今許多企業(yè)的檔案管理方法相對(duì)落后，在很大程度上需要更大的技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展。在缺乏有效的檔案管理方法情況下，檔案管理工作者通常會(huì)采用最簡(jiǎn)單方便的方法進(jìn)行檔案管理，以便于自身的工作，提高自己的工作效率。但是，因?yàn)槊總€(gè)檔案管理人員的想法不同，就會(huì)有不同的檔案管理方法，造成檔案管理工作出現(xiàn)各種差異，這對(duì)以后的檔案查詢帶來(lái)許多消極影響。另外，缺少科學(xué)統(tǒng)一的檔案管理方法會(huì)導(dǎo)致檔案管理人員在以后的工作交接中出現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展存在不利影響。

1.3 企業(yè)檔案管理信息化程度低

隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，許多先進(jìn)的企業(yè)都采用新型的信息化檔案管理方法和引進(jìn)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)并將這些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)引入到檔案管理工作中，大大促進(jìn)了檔案管理水平和效率的提高。然而經(jīng)過(guò)調(diào)查，許多企業(yè)檔案管理信息化程度低，企業(yè)內(nèi)部的信息化管理技術(shù)還不夠成熟和完善，導(dǎo)致新的檔案管理方法沒(méi)有達(dá)到預(yù)期的水平和效果，還耗費(fèi)了企業(yè)的一部分管理資金。許多傳統(tǒng)的檔案管理方法，由于自身能力水平較低，采用先進(jìn)的檔案管理技術(shù)只會(huì)延誤原本的工作，造成工作人員在工作中的態(tài)度很消極，檔案管理水平?jīng)]有得到進(jìn)一步提升。然而企業(yè)對(duì)這一問(wèn)題并沒(méi)有提高重視，也沒(méi)有采取實(shí)際的行動(dòng)提高管理人員的操作水平，導(dǎo)致企業(yè)檔案的管理水平一直處于緩慢下降的狀態(tài)。

1.4 企業(yè)檔案資料信息沒(méi)有根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行及時(shí)更新

企業(yè)的發(fā)展情況隨時(shí)都在發(fā)生變化，員工人數(shù)的變化和管理層的人員變動(dòng)等都需要及時(shí)反映在企業(yè)的檔案中。但是目前國(guó)內(nèi)很多企業(yè)缺乏對(duì)企業(yè)的管理效果員工尤其是基層員工的增加、離職或者調(diào)動(dòng)，導(dǎo)致這些人的檔案缺失或遺留，從而使整個(gè)企業(yè)的檔案資料不能及時(shí)更新。

2 提高企業(yè)檔案管理水平的有效措施

2.1 提高企業(yè)對(duì)檔案管理的重視程度

只有當(dāng)我們更加重視對(duì)某項(xiàng)任務(wù)時(shí)，人們才會(huì)更加積極地去參與和完成。同樣地，企業(yè)的檔案管理工作也是如此。只有企業(yè)提高對(duì)該工作的重視，有關(guān)工作人員才會(huì)提高警惕，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的良好發(fā)展。因此，企業(yè)相關(guān)人員需要采取一些合理的措施，提高檔案工作人員的工作意識(shí)，使他們認(rèn)識(shí)到意識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)的重要意義。企業(yè)可以定期舉辦檔案知識(shí)工作，聘請(qǐng)檔案管理專家講解檔案管理工作，并教授工作人員恰當(dāng)?shù)臋n案管理方法。同時(shí)企業(yè)也應(yīng)舉辦檔案管理知識(shí)測(cè)試，提高檔案管理人員的管理知識(shí)，并提醒工作人員要加強(qiáng)他們自己的管理能力。

2.2 聘用專業(yè)的檔案管理人才

由于管理資金的不足，很多企業(yè)經(jīng)常聘用非專業(yè)的檔案管理兼職人員，但這些兼職人員不了解企業(yè)的內(nèi)容，缺乏一定的責(zé)任意識(shí)，這使檔案管理工作處于一種松懈的狀態(tài)，導(dǎo)致企業(yè)檔案管理水平不高，對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面的影響。因此，企業(yè)應(yīng)提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，從原來(lái)的兼職人員改為專業(yè)檔案管理人才。專業(yè)的檔案管理人員必須經(jīng)過(guò)正規(guī)的檔案管理知識(shí)教育，對(duì)檔案管理的方法和效率有自己的看法和做法，才能大大提高企業(yè)檔案管理的水平。同時(shí)專業(yè)的檔案管理人員具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)、耐心和細(xì)心，必須對(duì)檔案管理工作負(fù)責(zé)，做好每一項(xiàng)任務(wù)。另外，在檔案管理人員正式工作之前，企業(yè)需要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，讓他們運(yùn)用企業(yè)特有的檔案管理方法，配合企業(yè)其他人員的工作。同時(shí)，企業(yè)還需著力提高檔案管理人員的素質(zhì)和道德水平，使他們意識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性，有助于進(jìn)一步提高檔案管理水平。

2.3 設(shè)立專門的檔案管理部門，完成檔案管理一體化

在傳統(tǒng)的檔案管理中，都是由各個(gè)部門管理自身的檔案內(nèi)容，不利于各部門之間的檔案信息參考，導(dǎo)致檔案查詢工作復(fù)雜化。因此，企業(yè)更應(yīng)該重視這一問(wèn)題，設(shè)立專門的檔案管理部門，完成檔案管理工作的一體化，有效提高檔案管理水平。企業(yè)可以為管理人員設(shè)立專門的工作室，要求對(duì)企業(yè)的檔案管理內(nèi)容進(jìn)行管理，檔案管理人員要對(duì)各部門的檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并與部門建立檔案關(guān)機(jī)文件針對(duì)性。同時(shí)檔案管理人員需要了解檔案一體化的工作流程，提高自身的工作效率。

3 結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，企業(yè)的檔案管理工作越來(lái)越受到關(guān)注和重視。但目前的企業(yè)檔案管理工作存在著諸多不足，不利于企業(yè)未來(lái)的發(fā)展。因此，企業(yè)應(yīng)該利用多種方法加強(qiáng)檔案管理水平，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，切實(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。總之，檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，在一定程度上反映了企業(yè)的整體管理水平。尤其是在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，加快企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息化已成為必然趨勢(shì)。企業(yè)應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中的不足，改變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，使檔案管理工作發(fā)揮最大的作用，從而更好地服務(wù)于企業(yè)和社會(huì)的發(fā)展。

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