科技檔案的更改管理

鄭悅萍

摘 要：檔案具有原始記錄性，其更改需要經過嚴格的審批，遵循特定的流程。本文探討了科技檔案更改規范和操作要求。

關鍵詞：科技檔案;更改

關于科技檔案更改問題，檔案界有兩種不同的觀點。支持者認為，科技檔案要客觀真實準確地反映科技活動，當科技檔案所反映的客觀對象情況發生變化時，應當更改有關內容以保持一致。反對者認為，檔案是社會實踐活動真實的歷史記錄，科技檔案作為檔案的一種，不應被篡改。

1 科技檔案的更改依據

本文認為，科技檔案可以更改，但要注意規范。

依據2020年6月20日第十三屆全國人民代表大會常務委員會第十九次會議修訂的《中華人民共和國檔案法》規定，禁止篡改檔案。我認為要區分更改和篡改。更改科技檔案要有合理的原因，依據一定的要求和方法，遵循規定程序，并嚴格更改權限控制。篡改則是為了達到不可告人的目的，逃避正義力量的合理控制，采取手段改變檔案的真實內容，以達到歪曲歷史事實的不良用心。

科研機構檔案部門接收歸檔的部分科技檔案，實際上仍處于文件的現行期或半現行期，對科技檔案的更改和補充，往往也是針對這些現行文件和半現行“文件”的。例如，基建檔案記錄的建筑物還需進行改建、擴建;設備檔案反映記錄的機電設備等，仍在正常使用或運轉，或需要設備維護、檢修。這些基建檔案和設備檔案發揮的效用與歸檔前并無本質差別，因此，應視為現行文件。

不可避免的，現行文件反映的對象發生變化時，科技檔案也應如實反映科技對象發展變化的情況，使科技檔案能為歷史研究和科研活動提供可靠的依據和憑證。

為維護科技檔案的準確性，應建立和健全更改、補充制度，在符合制度要求的情況下，對歸檔保存的科技檔案合理地進行更改。以基建檔案為例，《建設項目檔案管理規范》（DA/T28-2018）明確規定，當竣工圖圖面變更面積超過20%時，施工單位要重繪竣工圖。重繪圖應按原圖編號，圖幅、比例、字號、字體應與原圖一致。檔案反映的施工對象客體發生了變化，科技檔案自然應隨之而更改。如果檔案記錄的內容缺乏真實性、準確性，尤其是記錄內容描述不準確，檔案價值要降低許多，檔案無法起到依據和憑證作用;如果不準確的程度很大，就可能使該套檔案從根本上喪失檔案作用[1]。

2 更改程序

更改可以按以下步驟進行：

2.1 更改建議

由科技檔案產生部門或使用部門提出。

2.2 更改審核

建議經過原編制部門或原文件的設計主管人員審核同意。

2.3 更改會簽

通過傳遞和會簽更改內容的辦法完成。

2.4 更改批準

科技檔案編制部門的有關負責人，在更改件傳遞會簽返回后，審查批準。編制者必須在編制欄內簽名及登記時間，同時，也應有校對、審查、復核、標檢、批準等手續并由相應的人員在相應的位置簽名及登記時間。

2.5 具體實施

依據已批準的更改內容執行更改。采用更改原件還是換發新頁要由執行者根據實際情況確定，執行者須持簽署完整的更改批準單到檔案部門按要求更改，更改完畢后，更改單交檔案部門留存，以備日后查證。

3 更改具體操作

紙質科技檔案更改方法，主要有以下幾種：

3.1 在原件上更改

可以在原件上主要用杠改或貼圖的方式更改。杠改適用于文字、數據和簡單線條等圖形為主的科技檔案。畫線將修改部分劃去，在其上下空白行間或用線條引至空白處，填寫修改后的文字或數字。貼圖適用于修改內容較多且位置集中的科技檔案。將需要修改的部分用新的圖紙編制好，粘貼到被修改的位置上。粘貼時，注意與原文的銜接[2]。

3.2 在復制件上更改

復印原件一份，在復印件上進行更改，更改后，把修改件與原件放在一起歸檔，修改件在前，原件在后。

3.3 填寫更改單

對于需要保留原件內容，又需要進行更改的科技檔案，可采用更改單的方式進行更改，建立更改單與原件的關聯，在科技檔案上注明更改單號。

在實踐中，檔案部門主動承擔起了對科技文件材料的管理，往往在科技文件材料其形成之后，文件現行階段，檔案部門就已經對其實施超前管理，將其收集歸檔。檔案具有原始記錄性，其更改不同于文件現行階段的修改，檔案更改需要經過嚴格的管理，制定科學的更改規范，明確更改要求，使科技檔案真實準確地反映科技對象，對于更好的發揮檔案依據和憑證作用具有重要意義。

參考文獻

[1]王巍.關于“科技檔案更改”問題的思考[J].山西檔案，2007（4）.

[2]劉金霞，黃存勛. 談科技檔案更改的依據與方法[J].山西檔案，2005，（1）.