新形勢下事業單位檔案管理的質量保障體系建設

宋占卓

摘 要：目前隨著我國經濟的發展，使得國家對于檔案管理工作的質量要求越來越高，在這樣的要求下，事業單位作為政府的職能部門，應當改變原有的工作方式，從而更好的適應時代發展。在事業單位中檔案管理的重要組成部分，也是非常重要的工作內容，所以構建質量保障體系，是非常必要的。當前要注重在新形式下，探索事業單位檔案管理質量保障體系的建立，這樣才能有效的保證檔案管理工作的質量。

關鍵詞：新形式下;事業單位;檔案管理;質量保障體系

隨著我國經濟的飛速發展，對于事業單位的改革是非常重要的。在事業單位的管理工作中，檔案管理工作具有非常重要的作用，也是不可或缺的。但是就當前的情況來看，事業單位的檔案管理工作還有一些問題，對于要在實際工作中，不斷探索這些問題解決辦法和管理不足的情況，然后進行充分的分析，才能不斷提升事業單位檔案管理的質量。

1 作用和意義分析

1）作用。在事業單位起步的時候，就已經有檔案管理了，這與事業單位的實際情況是有一定關系的，在事業單位發展和運行過程中，檔案管理工作具有重要的作用。這是因為事業單位的發展和檔案管理的質量有很大的關系，保障體系的建立不僅從整體上提高了事業的單位檔案管理工作水平，可以為以后的工作提供了方向。同時也是事業單位發展歷程的見證，給事業單位的發展提供了重要經驗，所以做好檔案管理，可以為事業單位發展打下堅實基礎。

2）意義。提高事業單位檔案管理質量和完善相關的制度，不僅可以提高事業單位的工作效率，同時也是考察的重要指標。事業單位管理的種類較多，在形式上也比較多樣，這樣不僅使得檔案管理工作，在運行中具有非常重要的作用，同時也承載著相關的職責。檔案管理質量不僅影響著在職人員，也與退休人員有非常密切的關系，所以涉及每個事業單位的切身利益。在事業單位發展過程中，具有重要的作用，尤其是對于重大決策方面，也具有非常關鍵的作用。不僅可以創造社會效益，也對公眾產生了非常深刻的影響。所以事業單位的改革，是離不開檔案管理質量的。

2 存在問題分析

1）在態度方面的問題。在事業單位方面來看，檔案管理工作在內容上是比較繁多的，所以在管理的過程中，要注重細節的處理。檔案管理的效果，也對事業單位的工作水平和相關決策會產生一定的影響。檔案管理部門，應當把質量和水平進行提升，這樣才使得相關的工作效率得到提高，同時也方便相關的工作人員進行查閱。但是要想在調閱的時候，快速的從眾多內容中，找出有用的內容和信息是非常困難的。就目前的實際情況來看，部分事業單位在進行管理時，會有認識程度不夠的情況，所以導致在工作的過程中，不夠仔細認真，同時還有相關領導認識不到位的情況，所以這些情況都會給檔案管理質量帶來重要的影響。這種影響不僅會影響工作效率也影響工作態度，對于檔案的保管和日后查閱，也造成了一定程度的影響。

2）在體系方面的問題。事業單位的檔案管理方式，對檔案管理的質量和水平有一定的影響，當前許多的事業單位沒有建立一套科學完整的管理體系，從而導致質量保障體系，也存在一定的問題。最明顯的就是工作標準比較滯后，從而沒有辦法滿足當前的發展需求，還有檔案存在不完善的情況。在實際的工作中，還有部分的事業單位。在管理方式上比較落后，在形式上依然是以文本記錄為主，所以將信息化技術應用到檔案管理中，是非常重要的。在當前信息化快速發展的今天，檔案管理的信息量是比較多的，所以在這樣新形式下，還應用傳統的方式進行檔案管理，是無法滿足當前檔案管理高效要求的。

3）人才方面的問題。事業單位的檔案管理人員素質，對管理效果會產生直接的影響，由于當前許多事業單位對檔案管理認識不足，所以進行實際工作的人員，在職業素質方面程度較低，這樣很難滿足日常管理的要求。有的事業單位甚至用一些非專業的人員來進行檔案管理工作，所以在開展相關工作時，會出現各種問題，導致效率比較低下。同時由于檔案管理人員的流動性較大，這樣也在一定程度上，影響了管理的穩定。在實際的檔案管理過程中，相關的工作人員缺乏專業的培訓，從而造成了許多信息化建設沒有辦法順利進行，所以使信息化技術沒有充分發揮應有的作用。

4）保管措施方面的問題。檔案保管工作是檔案管理中非常重要的部分，所以在事業單位的檔案管理時，對于各類檔案的資料保管工作，也是非常重要的內容，隨著信息化技術的不斷發展，使得電子檔案范圍不斷擴大，而且具有保密性高的特點。但是對于重要的檔案，也還是需要用紙質進行管理的。在實際的操作過程中，許多事業單位針對這些特殊的檔案資料，在管理措施上還不夠完善，從而造成了電子檔案與紙質檔案管理不夠協調的情況，出現電子檔案丟失和損毀，在進行相關查找時，也無法發揮信息化的手段，這樣嚴重的阻礙了事業單位信息化建設和發展。

3 加強保證體系建設的對策

1）在工作中要端正態度。事業單位的檔案管理人員，應當充分的重視檔案管理的質量和保障工作，在工作當中要端正自己的態度，明確自己的定位，根據相關流程進行工作。而上級部門要進行相關的檢查工作，這樣才能對下級單位的管理工作進行全面的檢查，在實際工作中對發現的問題，要立即進行整改，同時也要引導相關的檔案管理人員加強學習，不斷的提高自己的業務水平，這樣才能更好地的工作。

2）努力的完善相關體系。在事業單位積極構建保障體系，應當保證有充足的經費，采取多種措施不斷提升經費支出的管理，有效的完善檔案管理機制，才能完善相關的經費制度。要設立專項的基金，做到專款專用，才能更好的對信息進行采集和整合，有效處理重要的檔案信息，保證檔案管理的完整性。同時也要結合自身的實際情況，設置專門的部門有效的開展管理工作。在內部要明確崗位責任，根據實際需求嚴格的開展相應的工作，對發現的問題及時上報，并且研究好相關的解決措施，這樣才能使得檔案管理更加的規范合理。

3）改變原有的工作方式。隨著信息化的發展，使得相關的技術水平不斷提高，在這樣的發展形勢下，要抓住契機將檔案管理工作進行更新，這樣才能改變以往檔案管理中的不足，從而更好的適應現代社會的發展。在事業單位的檔案管理中，要積極探索合適的辦法，將信息化充分的應用到現代檔案管理中，從而構建多功能的檔案管理系統，這樣更加便于檔案的保存和管理。

4）事業單位的領導應當提供重視程度。對于事業單位的檔案管理質量保障體系的建立，需要加強領導的責任意識。上級主管部門，也要把檔案管理工作列入事業單位的績效管理當中，這樣不僅可以提高領導對檔案管理工作的重視程度，也可以提升檔案管理管理水平。

5）加強培訓。檔案管理人員的素質，是非常重要的，具有決定性的作用。事業單位的檔案管理工作，應當安排專門的人員進行，同時也要完善檔案管理體系，從而有效的確保事業單位檔案管理工作質量，得到一定程度的提升。要注重專業化人才培養，因為檔案管理工作，具有一定的專業性的，所以要選擇接受能力強的人員，進度到這個工作崗位，這樣才能從根本上保證檔案管理工作的有序開展。

4 結束語

事業單位在進行檔案管理工作的過程中，要具有發展的眼光，這樣才可以實際提高檔案管理的水平，同時要重視檔案管理工作，從而建立完善的質量保障體系。通過采用現代化的手法，對檔案管理方式進行創新，加強人員培訓，在根本上推動事業單位檔案管理工作的開展。

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