探索大宗材料物資集中采購(gòu)管理的路徑

摘?要：材料采購(gòu)是現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與生產(chǎn)過(guò)程中十分重要的一項(xiàng)工作，其中涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，并且采購(gòu)量較大，同時(shí)由于大宗材料在采購(gòu)時(shí)需要投入較高的成本，故而在進(jìn)行管理時(shí)采用傳統(tǒng)的分散型管理已經(jīng)無(wú)法滿足采購(gòu)工作的需求，需要盡可能應(yīng)用集中采購(gòu)的方式，這樣才能保證企業(yè)的采購(gòu)質(zhì)量，控制企業(yè)的大宗材料物資采購(gòu)成本。在這樣的背景下，文章中簡(jiǎn)單分析了大宗材料物資集中采購(gòu)的相關(guān)路徑，并提出了管理方案。

關(guān)鍵詞：企業(yè);規(guī)范;大宗材料物資集中采購(gòu);研究分析

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的背景下，我國(guó)市場(chǎng)對(duì)于不同行業(yè)的生產(chǎn)需求量也在逐漸增多，企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)于材料和物資的需求量也在日益增長(zhǎng)。由于目前材料市場(chǎng)上材料種類以及規(guī)格都呈現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的發(fā)展趨勢(shì)，所以單位在進(jìn)行大宗材料的采購(gòu)時(shí)更需要注意降耗增效，這樣有助于對(duì)企業(yè)進(jìn)行合理的管理。

一、 建立規(guī)范的大宗材料物資集中招標(biāo)采購(gòu)措施

由于不同企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中的各種生產(chǎn)需求也有所不同，所以在進(jìn)行采購(gòu)材料的設(shè)置時(shí)，需要盡可能選擇消耗量較大的材料，進(jìn)行大宗材料的采購(gòu)管理，而在這樣的采購(gòu)要求下集中采購(gòu)，能夠使總體成本得到控制，并且集中采購(gòu)，能夠保證大宗材料的整體質(zhì)量，并且在進(jìn)行合作時(shí)，通常僅會(huì)選擇一家供應(yīng)商進(jìn)行合作，這樣能夠?qū)ω?zé)任進(jìn)行有效追究，保證采購(gòu)的總體質(zhì)量;同時(shí)還能有助于降低采購(gòu)人員的工作難度，在進(jìn)行商業(yè)談判時(shí)，避免出現(xiàn)反復(fù)談判或者來(lái)回奔波的情況。在進(jìn)行集中采購(gòu)的方案制訂時(shí)，需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展需求以及材料的需求量和質(zhì)量進(jìn)行調(diào)整，做好相關(guān)責(zé)任人的落實(shí)，并明確在采購(gòu)過(guò)程中的各種注意事項(xiàng)，了解不同材料在采購(gòu)時(shí)的具體質(zhì)量。很多企業(yè)在生產(chǎn)過(guò)程中，即使同一種材料也會(huì)進(jìn)行不同規(guī)格的采購(gòu)，所以還需要明確不同規(guī)格材料的分別管理，盡可能注重于材料的整體性管理和個(gè)體化管理。除此之外，在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)合同的執(zhí)行度是保證采購(gòu)工作能夠順利進(jìn)行的，關(guān)鍵工作人員需要明確合同中的各種注意事項(xiàng)并要求供應(yīng)商按照合同履行自身的職責(zé)，在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)需要通過(guò)與供應(yīng)商溝通進(jìn)行協(xié)商處理，必要時(shí)申請(qǐng)法律援助。

二、 建立完善的招標(biāo)采購(gòu)環(huán)節(jié)

在進(jìn)行招標(biāo)工作前，相關(guān)工作人員首先需要對(duì)潛在投標(biāo)企業(yè)的資質(zhì)和信用進(jìn)行分析，明確在招標(biāo)過(guò)程中的各種應(yīng)用流程，而在到貨前還需要對(duì)物流信息進(jìn)行及時(shí)跟蹤，這樣才能保證避免上當(dāng)受騙。相關(guān)工作人員需要按價(jià)格進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，明確其中的各項(xiàng)參數(shù)是否能夠滿足招標(biāo)的需求，根據(jù)參數(shù)的不同設(shè)置科學(xué)且合理的招標(biāo)方案，而在進(jìn)行實(shí)際招標(biāo)的采購(gòu)管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)其中的規(guī)范流程加以分析，嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的工作流程。而在完成招標(biāo)活動(dòng)后，應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的人員隨機(jī)對(duì) 招標(biāo)項(xiàng)目的擬定和管理 全面 實(shí)施整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)的各項(xiàng)步驟審查，大大提高了招標(biāo)活動(dòng)的全面性和隨訪性，同時(shí)也增大了其隨機(jī)性，避免出現(xiàn)關(guān)系戶或走后門的情況。

三、 建立完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)

在進(jìn)行現(xiàn)代化的企業(yè)大宗材料的采購(gòu)招標(biāo)工作時(shí)，相關(guān)工作人員需要意識(shí)到將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)融入于其中的效果。將招投標(biāo)技術(shù)與現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相融合，也是近年來(lái)招標(biāo)采購(gòu)質(zhì)量得到提高的關(guān)鍵。在進(jìn)行傳統(tǒng)的招標(biāo)以及檔案管理時(shí)，往往會(huì)選擇專人負(fù)責(zé)以及單人操作的方式進(jìn)行處理，雖然這種管理方案我為有效并且安全，但會(huì)導(dǎo)致招標(biāo)活動(dòng)的各項(xiàng)參數(shù)在進(jìn)行統(tǒng)計(jì)時(shí)速度較慢，這種狀況不利于我國(guó)企業(yè)招投標(biāo)的建設(shè)與發(fā)展。

相關(guān)工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)的建設(shè)時(shí)，一方面需要建立完善的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，保證其中涉及的問(wèn)題能夠得到有效控制，另一方面還需要使招投標(biāo)工作與檔案的管理建設(shè)同步進(jìn)行。通過(guò)聘請(qǐng)專人對(duì)電腦計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，就能夠?qū)Ω黜?xiàng)資料進(jìn)行規(guī)卷和分類，并且在調(diào)取時(shí)還能保證資料的完整性和安全性，具有較高的可用價(jià)值。

四、 招標(biāo)項(xiàng)目的內(nèi)容確定性

在進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目的內(nèi)容確定時(shí)，首先需要明確招標(biāo)資格，并且了解不同設(shè)備的參數(shù)需求，通過(guò)對(duì)參數(shù)需求進(jìn)行合理的制訂，能夠保證供應(yīng)商在進(jìn)行產(chǎn)品供應(yīng)時(shí)，按照參數(shù)要求進(jìn)行價(jià)格的制訂。其次在進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目的管理時(shí)，為了保證內(nèi)容具有可信度，往往在進(jìn)行供應(yīng)商的選擇時(shí)，企業(yè)會(huì)制訂相應(yīng)的招標(biāo)資格。在進(jìn)行招標(biāo)項(xiàng)目的內(nèi)容提供時(shí)，相關(guān)工作人員需要將招標(biāo)資格設(shè)置到招標(biāo)項(xiàng)目的管理中，其資格在進(jìn)行設(shè)置時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇在市場(chǎng)上具有良好可信度并且經(jīng)營(yíng)時(shí)間較長(zhǎng)的供應(yīng)商，供應(yīng)商在獲得招標(biāo)資格的設(shè)置文件后，可以比對(duì)自身來(lái)決定是否需要投標(biāo)。但是在進(jìn)行招標(biāo)資格的設(shè)置時(shí)，應(yīng)當(dāng)盡可能保證資格條件設(shè)置的合理性，不可將門檻設(shè)置得過(guò)高，這樣可能會(huì)在一定程度上排斥潛在投標(biāo)人，而招標(biāo)資格過(guò)高，還有可能遭到市場(chǎng)中投標(biāo)人員的質(zhì)疑或者出現(xiàn)投訴招標(biāo)的情況。相關(guān)工作人員需要明確招標(biāo)項(xiàng)目中內(nèi)容的確定性和不確定性，根據(jù)招標(biāo)過(guò)程中可能存在的問(wèn)題加以說(shuō)明和管理，這樣能夠使招標(biāo)項(xiàng)目的最終內(nèi)容得到確定，而投標(biāo)者也可以按照招標(biāo)項(xiàng)目中的各種需求來(lái)進(jìn)行價(jià)格的設(shè)置。

而采買人員需要意識(shí)到招標(biāo)過(guò)程中出現(xiàn)的技術(shù)參數(shù)變化的問(wèn)題，在進(jìn)行招標(biāo)計(jì)劃的設(shè)置時(shí)，首先需要與使用部門 進(jìn)行有效交流，了解使用部門實(shí)際工作中的需求，其次在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)，盡可能提供多家供應(yīng)商的產(chǎn)品資料和基本信息，并且明確采購(gòu)的數(shù)量和設(shè)施的功能。審核完成后的招標(biāo)計(jì)劃表不可由于個(gè)人因素或主觀因素隨意更改。在進(jìn)行招標(biāo)文件的編寫時(shí)，其中材料的大宗數(shù)量、質(zhì)量需求應(yīng)當(dāng)在市場(chǎng)上至少有三家以上的材料能同時(shí)達(dá)到，將這樣的配置作為主要的投標(biāo)基礎(chǔ);其他的附加項(xiàng)目可以按照使用部門實(shí)際存在的使用需求進(jìn)行調(diào)整。

五、 招標(biāo)文件編寫的規(guī)范

企業(yè)或委托的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行招標(biāo)前需要編寫相應(yīng)的招標(biāo)文件，而潛在投標(biāo)人需要根據(jù)文件的各種需求和內(nèi)容準(zhǔn)備好自身的投標(biāo)文件，所以招標(biāo)文件的質(zhì)量可能會(huì)對(duì)招標(biāo)工作的開展產(chǎn)生直接影響。就目前來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行企業(yè)的招標(biāo)文件編寫時(shí)，很容易出現(xiàn)不規(guī)范、條理不清楚的狀況，潛在投標(biāo)人在閱讀過(guò)程中無(wú)法對(duì)其中的內(nèi)容進(jìn)行正確理解。大部分企業(yè)在進(jìn)行招標(biāo)文件的編寫時(shí)，其中的合同條款過(guò)于簡(jiǎn)單，在招標(biāo)后中標(biāo)商會(huì)與企業(yè)簽署正式合同，而合同的附加條款也會(huì)在招標(biāo)文件中說(shuō)明，這是由于合同的附加條款，是潛在投標(biāo)人決定投標(biāo)價(jià)一項(xiàng)十分重要的依據(jù)，所以如果其中的內(nèi)容過(guò)于簡(jiǎn)略，有可能會(huì)影響潛在投標(biāo)人的判斷。

所以在進(jìn)行招標(biāo)文件的編寫時(shí)，應(yīng)當(dāng)具備招標(biāo)的基本內(nèi)容、投標(biāo)人的資格和標(biāo)準(zhǔn)、投標(biāo)人承諾、合同條款等多項(xiàng)內(nèi)容。其中最為重要的是投標(biāo)人的資格標(biāo)準(zhǔn)以及投標(biāo)人的其他承諾。在進(jìn)行招標(biāo)文件的編寫時(shí)，需要將其中的各項(xiàng)內(nèi)容納入并且保持語(yǔ)言的清晰和完整，這樣能夠使?jié)撛谕稑?biāo)人在閱讀過(guò)程中了解企業(yè)的招標(biāo)需求，根據(jù)自身的狀況判斷是否需要投標(biāo)或者制訂合理的價(jià)格。

六、 結(jié)語(yǔ)

對(duì)企業(yè)內(nèi)部的咨詢，招標(biāo)采購(gòu)進(jìn)行規(guī)范，能夠降低生產(chǎn)成本。而在實(shí)際的執(zhí)行招標(biāo)采購(gòu)時(shí)，相關(guān)人員需要意識(shí)到其中存在的問(wèn)題，不斷對(duì)結(jié)果進(jìn)行探索與研究，拓展采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)，盡可能提高法律意識(shí)，建立起科學(xué)且有效的采購(gòu)模式，使我國(guó)企業(yè)內(nèi)部招投標(biāo)工作的建設(shè)更為順利地進(jìn)行。

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作者簡(jiǎn)介：郭亮，中化商務(wù)有限公司。