關(guān)于電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

張璐

摘 要：通過(guò)對(duì)企事業(yè)單位檔案在信息化背景下的特點(diǎn)進(jìn)行詳細(xì)闡述，結(jié)合檔案工作中存在的問(wèn)題和不足，探討科學(xué)的電子檔案利用策略，推動(dòng)檔案管理水平的提升，為單位發(fā)展提供有效支持。

關(guān)鍵詞：電子檔案;企事業(yè)單位;檔案管理

1 引言

企事業(yè)單位是社會(huì)管理活動(dòng)的關(guān)鍵組成，對(duì)社會(huì)發(fā)展起到重要的基礎(chǔ)保障作用，檔案工作作為企事業(yè)管理運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，對(duì)推動(dòng)單位社會(huì)職能的實(shí)現(xiàn)形成有效的推動(dòng)作用。

2 信息技術(shù)下的企事業(yè)單位檔案特質(zhì)

隨著信息技術(shù)在企事業(yè)單位管理運(yùn)行中的廣泛利用，大量的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)隨之出現(xiàn)，需要檔案工作對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行全面的收集，以保證檔案資料的完整性。電子檔案管理模式的推廣使得檔案的特質(zhì)發(fā)生了很大的變化，能夠結(jié)合實(shí)際的單位情況進(jìn)行檔案資料的及時(shí)更新，并能夠建設(shè)完善的數(shù)字化資料數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案利用環(huán)節(jié)的優(yōu)化，提升資源利用效率，推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)[1]。

3 企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

3.1 對(duì)檔案工作缺乏有效的重視

單位管理部門(mén)對(duì)檔案工作缺乏有效的重視，對(duì)檔案工作的重要作用缺乏正確的認(rèn)識(shí)，無(wú)法推動(dòng)檔案價(jià)值的高效實(shí)現(xiàn)。同時(shí)檔案工作涉及企事業(yè)單位的各個(gè)管理環(huán)節(jié)，需要相關(guān)職能部門(mén)進(jìn)行高效協(xié)作。而在實(shí)際工作過(guò)程中，各個(gè)職能部門(mén)將缺乏有效的協(xié)調(diào)，無(wú)法保證檔案管理制度的高效落實(shí)，使得檔案收集和整理過(guò)程得不到有效的規(guī)范，影響管理質(zhì)量，不利于檔案工作的高效開(kāi)展。

3.2 檔案管理機(jī)制不完善

隨著改革的不斷深入，企事業(yè)單位的管理模式發(fā)生了很大的變化，各個(gè)檔案管理環(huán)節(jié)的工作職能也在隨之調(diào)整，需要管理部門(mén)能夠結(jié)合單位實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理制度的動(dòng)態(tài)調(diào)整，使其能夠充分符合單位發(fā)展需求。但是當(dāng)前管理部門(mén)的管理思想較為傳統(tǒng)，缺乏主動(dòng)意識(shí)，不能結(jié)合單位發(fā)展和檔案工作環(huán)境進(jìn)行管理制度的完善，不能對(duì)相關(guān)管理活動(dòng)進(jìn)行全面的規(guī)范，工作標(biāo)準(zhǔn)缺乏針對(duì)性的設(shè)置，不利于管理效果的提升。同時(shí)對(duì)檔案工作缺乏有效的監(jiān)管，對(duì)相關(guān)信息整理和利用環(huán)節(jié)缺乏有效的監(jiān)督，不能對(duì)管理活動(dòng)中存在的問(wèn)題和不足進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)，不能對(duì)管理制度進(jìn)行針對(duì)性的完善，不能形成較好的管理效果[2]。

3.3 信息化水平較低

隨著信息技術(shù)在單位管理運(yùn)行中的廣泛應(yīng)用，大量的數(shù)字化數(shù)據(jù)資料需要檔案工作進(jìn)行及時(shí)的收集和整理，以實(shí)現(xiàn)對(duì)管理活動(dòng)的全面覆蓋，但是在實(shí)際的檔案管理中，信息化程度相對(duì)不足，不能利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字化資料數(shù)據(jù)的管理，使得管理效率得不到有效的提升。信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)薄弱，缺乏先進(jìn)信息技術(shù)的利用。同時(shí)電子檔案的普及力度不足，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案缺乏有效的數(shù)字形式轉(zhuǎn)化，在紙質(zhì)資料的管理中需要投入大量的資源，制約著信息化水平的提升[3]。

4 電子檔案在企事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用舉措

4.1 加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子檔案的高效普及對(duì)提升檔案管理效率具有積極作用，能夠有效減少對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方面的投入，提升檔案管理水平，為單位發(fā)展提供有效支持。管理部門(mén)要加強(qiáng)信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為電子檔案管理工作提供基礎(chǔ)保障。要加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)信息硬件設(shè)備的投入力度，實(shí)現(xiàn)對(duì)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的優(yōu)化，使工作人員能夠借助信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的操作，實(shí)現(xiàn)對(duì)資料數(shù)據(jù)的高效收集和整理，實(shí)現(xiàn)管理效率的提升。同時(shí)能夠借助信息設(shè)備實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)資料的數(shù)字形式轉(zhuǎn)變，推動(dòng)電子檔案管理體系的完善。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)通信架構(gòu)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)管理流程的高效鏈接，使得相關(guān)資料信息和管理決策能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)途徑進(jìn)行高效的傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享，為檔案利用效率的提升提供有效支持。

4.2 完善電子檔案管理機(jī)制

電子檔案管理工作與傳統(tǒng)的管理活動(dòng)具有顯著不同，管理部門(mén)要結(jié)合電子檔案管理模式的實(shí)際情況，進(jìn)行管理制度的針對(duì)性?xún)?yōu)化，對(duì)管理工作進(jìn)行有效的指導(dǎo)和規(guī)范，能夠充分適應(yīng)單位發(fā)展的實(shí)際需求。要對(duì)檔案管理流程進(jìn)行高效整合，形成完善的檔案標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)相關(guān)管理活動(dòng)制定針對(duì)性的標(biāo)準(zhǔn)，使管理制度能夠充分適應(yīng)電子檔案的實(shí)際需求。同時(shí)要健全監(jiān)管機(jī)制，對(duì)檔案工作流程進(jìn)行全面監(jiān)督，借助信息技術(shù)手段，形成高效的監(jiān)管效果，對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行全面的記錄，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)管理機(jī)制的針對(duì)性完善。

4.3 建設(shè)信息化管理平臺(tái)

電子檔案管理模式建設(shè)需要借助信息技術(shù)手段，對(duì)檔案管理環(huán)節(jié)進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的高效整合，推動(dòng)檔案工作效果的提升。要加強(qiáng)對(duì)檔案資料收集環(huán)節(jié)的規(guī)范，利用管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資料數(shù)據(jù)的規(guī)范化錄入，對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行及時(shí)更新，保證檔案時(shí)效性。同時(shí)要加強(qiáng)管理系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)，針對(duì)檔案工作中的實(shí)際需求，進(jìn)行管理功能模塊的科學(xué)完善。積極利用信息技術(shù)手段對(duì)檔案資料進(jìn)行高效的分析處理，對(duì)資料中的關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行準(zhǔn)確提取，并進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)、排序和數(shù)字形式的存儲(chǔ)，形成完善的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫(kù)，提升檔案資源的利用效率，為使用者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，推動(dòng)檔案管理水平的提升。

4.4 提優(yōu)化電子檔案利用環(huán)節(jié)

檔案資源的高效利用能夠充分發(fā)掘檔案價(jià)值，對(duì)企事業(yè)單位管理決策的制定和執(zhí)行提供科學(xué)的參考，形成有效的憑證作用，對(duì)單位發(fā)展提供有效支持。管理部門(mén)要充分結(jié)合單位發(fā)展形勢(shì)，利用先進(jìn)技術(shù)手段對(duì)電子檔案利用環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，利用網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)資料信息的高效傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程調(diào)用。同時(shí)要對(duì)檔案使用者的實(shí)際需求進(jìn)行有效的預(yù)測(cè)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檢索機(jī)制的針對(duì)性調(diào)整，提升更加高效的服務(wù)。

4.5 加強(qiáng)電子檔案安全防護(hù)力度

電子檔案的廣泛利用使得數(shù)據(jù)安全問(wèn)題成為影響檔案安全的重要因素，管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)安全威脅的防護(hù)力度，建立完善的安全防護(hù)機(jī)制，切實(shí)保證檔案管理工作的安全推進(jìn)。要加強(qiáng)對(duì)基層信息設(shè)備的管理力度，營(yíng)造良好的設(shè)備運(yùn)行環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)設(shè)備的管理和維護(hù)，保證信息設(shè)備的正常運(yùn)行。要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全威脅的防護(hù)力度，科學(xué)利用防火墻和專(zhuān)業(yè)殺毒軟件，對(duì)計(jì)算機(jī)病毒等威脅進(jìn)行及時(shí)的查殺。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)安全管理機(jī)制的完善，對(duì)管理和訪問(wèn)人員進(jìn)行嚴(yán)格的身份認(rèn)證和安全監(jiān)測(cè)，設(shè)置相應(yīng)的操作權(quán)限，提升安全防護(hù)水平。

4.6 加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)

電子檔案管理模式的高效建設(shè)需要管理部門(mén)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)人才的引進(jìn)，為管理平臺(tái)的建設(shè)和維護(hù)提供有效的基礎(chǔ)保障。同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的培訓(xùn)教育，對(duì)信息知識(shí)技能進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，能夠?qū)ο嚓P(guān)設(shè)備和技術(shù)進(jìn)行熟練的運(yùn)用，推動(dòng)管理效率的提升。要加強(qiáng)思想教育，引導(dǎo)工作人員提升對(duì)電子檔案的重視，推動(dòng)管理制度的高效落實(shí)，提升其工作積極性和責(zé)任心，營(yíng)造積極的檔案管理環(huán)境。

5 結(jié)語(yǔ)

電子檔案管理模式的推廣對(duì)提升檔案管理水平具有積極作用，管理部門(mén)要充分結(jié)合電子檔案實(shí)際情況和單位發(fā)展形勢(shì)，合理利用先進(jìn)信息技術(shù)，建設(shè)完善的信息化管理平臺(tái)，提升檔案工作質(zhì)量，為企事業(yè)單位發(fā)展提供有效支持。

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