企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)方略談

齊莉莉

摘 要：企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為企業(yè)人事檔案管理的新方向和新趨勢，這對于人事檔案管理效率的提升意義重大。文章圍繞企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行了分析，探究在新時期背景下，企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，找出當(dāng)前大部分企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的不足和問題，并根據(jù)這些缺陷制定對應(yīng)的解決方案，旨在為企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的支撐，實現(xiàn)信息化建設(shè)效果的有效提升。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;信息化建設(shè);重要意義;支撐;方案;效果

近年來，在我國市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，各個行業(yè)所面臨的競爭更為激烈，這使得很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)開始認(rèn)識到內(nèi)部人事檔案管理的重要性，希望通過人事檔案管理來深化對員工的了解，并對員工進(jìn)行科學(xué)管理，實現(xiàn)綜合競爭力的提升。但是很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)僅僅是從制度上、流程上等對人事檔案管理工作進(jìn)行了優(yōu)化，使該部門工作更為規(guī)范，卻并沒有對其加強(qiáng)信息化建設(shè)，對信息技術(shù)的運用還存在欠缺，導(dǎo)致人事檔案管理工作的效率較為低下，質(zhì)量有待提升。因此本文從信息化視角探討企業(yè)人事檔案管理有關(guān)的內(nèi)容，結(jié)合當(dāng)前我國企業(yè)的現(xiàn)實情況提出人事檔案管理信息化建設(shè)的方案，這不僅對于企業(yè)人事檔案管理效果的提升具有現(xiàn)實意義，而且對于我國整體人事檔案管理行業(yè)的發(fā)展具有較大的指導(dǎo)性作用。

1 人事檔案管理信息化的概述

1.1 人事檔案管理信息化的含義

人事檔案管理信息化指的是借助于信息系統(tǒng)和信息手段等對企業(yè)人事檔案進(jìn)行管理的活動，也就是利用互聯(lián)網(wǎng)或者有關(guān)的系統(tǒng)來傳遞、收集、整理企業(yè)的人事檔案信息，使這些復(fù)雜、繁瑣的信息得到統(tǒng)一歸類、整理和保存。人事檔案管理信息化是相對于傳統(tǒng)模式來說的，在傳統(tǒng)模式下企業(yè)人事檔案管理者通常是用手工形式對檔案信息進(jìn)行收集和整理的，而在信息化時代下，則是借助于信息系統(tǒng)對人事檔案信息進(jìn)行收集和整理，省去手工的麻煩，節(jié)省更多的時間和精力。當(dāng)前隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，我國已經(jīng)誕生了很多人事檔案管理系統(tǒng)、機(jī)構(gòu)等，一些機(jī)構(gòu)借助于信息系統(tǒng)專門為企業(yè)提供人事檔案管理服務(wù)，通過系統(tǒng)進(jìn)行各種模塊的設(shè)定，提升了人事檔案管理的規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化程度。比如有如下的模塊：

1.2 人事檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)不管是對于企業(yè)自身來說，還是對于員工來說都具有較大的現(xiàn)實意義，其一方面代表了企業(yè)的發(fā)展先進(jìn)性程度，體現(xiàn)出了企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展成果，另一方面能夠更為精細(xì)、全面、客觀地對員工信息進(jìn)行記錄和反映，這就能夠促進(jìn)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更為科學(xué)地評價員工，對于員工成長是較為有利的。

1.2.1 有助于提升人事檔案管理的規(guī)范性

通過加強(qiáng)信息化建設(shè)，能夠借助于信息系統(tǒng)對員工的檔案信息進(jìn)行收集，并根據(jù)對應(yīng)的模塊來存放檔案信息，各個模塊所包含的內(nèi)容清晰明確、分工科學(xué)，這就能夠避免檔案信息混亂，提升保存的規(guī)范性和完整性，從而能夠為企業(yè)發(fā)展帶來更有利的作用。同時，信息化建設(shè)，還能夠及時發(fā)現(xiàn)人事檔案管理中的不足和問題，比如通過信息化建設(shè)能夠為每一位員工構(gòu)建一個檔案文件夾，并結(jié)合員工的實際檔案資料情況進(jìn)行對文件夾內(nèi)容進(jìn)行對比，或者標(biāo)注內(nèi)容的完整性與缺失的信息等，這樣就能夠清晰明了地對員工信息進(jìn)行了解，及時發(fā)現(xiàn)哪位員工的信息不足或者信息中存在的問題等，并及時做出改正。

1.2.2 有助于提升人事檔案管理的效率

通過信息化手段來開展人事檔案管理工作，能夠借助于系統(tǒng)對各位員工的信息進(jìn)行收集，或運用系統(tǒng)對信息進(jìn)行篩選或者分類等，這樣就可以避免人工篩選和分類的麻煩，降低人事檔案管理工作的復(fù)雜性，提升整體性的工作效率。而且，信息化手段還可以實現(xiàn)各個部門的及時溝通與聯(lián)系，為企業(yè)節(jié)省更多的溝通時間和成本，也有助于提升人事檔案管理的效率。

1.2.3 有助于提升人事檔案管理的質(zhì)量

人事檔案管理涉及的內(nèi)容較多，要想對員工進(jìn)行更為全面地反映就必須要提升信息的多樣性，通過信息化技術(shù)的運用，可以對員工的檔案信息進(jìn)行多樣化保存，比如圖片信息、視頻信息等，這就能夠使檔案信息更為全面，與傳統(tǒng)模式相比，這種模式下的人事檔案管理質(zhì)量更高，效果更好。

2 當(dāng)前我國企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)中面臨的問題

在新時期背景下，企業(yè)的發(fā)展模式、發(fā)展環(huán)境等都發(fā)生了變化，市場經(jīng)濟(jì)已經(jīng)表現(xiàn)出明顯的高端性、高技術(shù)性發(fā)展特點，對企業(yè)發(fā)展提出了更高的要求，在這種狀況下企業(yè)原有的人事檔案管理模式凸顯不足，亟待對其進(jìn)行完善，提升信息化建設(shè)的力度。

2.1 信息化工作機(jī)制、標(biāo)準(zhǔn)等缺失

人事檔案管理信息化建設(shè)離不開規(guī)范的工作機(jī)制、工作標(biāo)準(zhǔn)等，但是當(dāng)前我國很多企業(yè)都并沒有根據(jù)信息化建設(shè)的實際情況進(jìn)行工作機(jī)制、工作標(biāo)準(zhǔn)的制定，依然采用的是傳統(tǒng)的工作機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致信息化建設(shè)的效果無法得到全面發(fā)揮。信息化建設(shè)涉及的內(nèi)容較多，比如需要對人事檔案管理的模式進(jìn)行變革、管理方式進(jìn)行變革，甚至要對其內(nèi)容進(jìn)行變革，這就要求企業(yè)要對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行完善，做出修正，使其與信息化手段相協(xié)調(diào)。但是因為受到各種原因的影響，我國很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都沒有認(rèn)識到制度變革的重要性，原有制度表現(xiàn)出極大的缺陷，阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。

2.2 信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是實現(xiàn)信息化建設(shè)的重要保障，企業(yè)只有加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為人事檔案管理者提供良好的信息化環(huán)境和硬件設(shè)備等，才能夠促進(jìn)其更好地開展信息化工作。當(dāng)前我國很多企業(yè)都缺乏信息化建設(shè)的力度，比如沒有引進(jìn)足夠的信息化硬件設(shè)備、不注重人事檔案管理信息化系統(tǒng)的引進(jìn)等，即便是一些企業(yè)引進(jìn)了系統(tǒng)軟件，但是由于沒有做好詳細(xì)分析，導(dǎo)致軟件存在較大的滯后性，難以與企業(yè)發(fā)展相適應(yīng)，也不能為人事檔案管理信息化建設(shè)提供有力作用。還有一些企業(yè)不注重系統(tǒng)維護(hù)，不能定期對人事檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新或者做好風(fēng)險防范等，也導(dǎo)致系統(tǒng)面臨著較大的風(fēng)險隱患，人事檔案信息面臨著毀損的風(fēng)險。另外，還有一些企業(yè)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面考慮的不夠全面，所引進(jìn)的設(shè)備雖然勉強(qiáng)能夠運用，但是存在運用效率低下的現(xiàn)象，無法為人事檔案管理工作的更有效開展帶來十分有力的作用，比如計算機(jī)性能不好，運行速度慢，影響工作效率，互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)卡頓等。

2.3 人事檔案管理者信息化技能有待提升

人事檔案管理信息化建設(shè)離不開檔案管理人員，可以說人事檔案管理者的綜合素質(zhì)與技能高低直接影響了人事檔案管理工作的成效，但是當(dāng)前我國很多企業(yè)人事檔案管理者都存在信息化技能低下、綜合素質(zhì)不高的問題，亟待對其進(jìn)行教育與培訓(xùn)。出現(xiàn)這些問題的原因是較多的，比如，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有認(rèn)識到信息化背景下企業(yè)人事檔案管理者培訓(xùn)與教育的重要性、在招聘和錄用人事檔案管理者的時候沒有做好把關(guān)，設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)過低，不注重進(jìn)行激勵機(jī)制、懲罰措施的設(shè)置等，導(dǎo)致檔案管理者工作缺乏動力，存在得過且過的心理等。

2.4 缺乏溝通機(jī)制

良好的溝通機(jī)制不僅僅會對人事檔案管理工作帶來有利的作用，提升人事檔案管理的有效性，同時還會為企業(yè)其它部門的溝通搭建橋梁，實現(xiàn)各個部門的團(tuán)結(jié)協(xié)作，促進(jìn)信息流通，打破信息孤島效應(yīng)。但是當(dāng)前我國很多企業(yè)往往沒有認(rèn)識到溝通機(jī)制的重要性，在企業(yè)發(fā)展中僅僅是為各個部門設(shè)立了對應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)、工作機(jī)制等，并沒有構(gòu)建溝通平臺，導(dǎo)致各個部門之間的聯(lián)系十分少，信息傳遞十分不力，各個部門無法實現(xiàn)互通，影響了企業(yè)員工凝聚力的增強(qiáng)。對于人事檔案管理部門來說，因為企業(yè)沒有良好的溝通機(jī)制，所以檔案管理者無法借助于系統(tǒng)或者有關(guān)的平臺等及時對各個部門進(jìn)行溝通，只能頻繁出入各個部門進(jìn)行信息的收集、整理等，每天要花費大量時間去溝通，整理信息等，嚴(yán)重影響了工作效率，久而久之，檔案管理者的工作負(fù)擔(dān)越積越重，工作積極性不斷下降。

3 企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

3.1 構(gòu)建科學(xué)的信息化工作機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)體系

企業(yè)在開展人事檔案管理信息化建設(shè)之前，要做好系統(tǒng)分析，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前的情況以及人事檔案管理工作的具體情況進(jìn)行工作機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)定。第一，要設(shè)定科學(xué)的人事檔案管理信息化制度。根據(jù)信息化系統(tǒng)進(jìn)行各項制度、政策的設(shè)定，對人事檔案管理工作的流程、各個環(huán)節(jié)的工作要求等進(jìn)行明確，針對各個崗位設(shè)定對應(yīng)的工作規(guī)章。第二，要結(jié)合信息化建設(shè)的現(xiàn)實情況對人事檔案管理崗位進(jìn)行設(shè)置，做好各個崗位職責(zé)的劃分，實現(xiàn)各個崗位的相互監(jiān)督與制約。第三，對人事檔案管理的格式進(jìn)行統(tǒng)一，不管是檔案記錄還是繪制表格，都要具有一致的標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)各項信息的統(tǒng)一記錄、統(tǒng)一保存。第四，要對人事檔案管理內(nèi)容進(jìn)行明確，結(jié)合信息化模塊進(jìn)行內(nèi)容的確定，使人事檔案管理者能夠在明確的模塊、規(guī)定下開展工作，提升人事檔案管理的規(guī)范性。

3.2 加強(qiáng)信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，企業(yè)要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化，就必須要注重基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第一，要及時引進(jìn)信息化設(shè)備，結(jié)合企業(yè)的人事檔案管理情況進(jìn)行設(shè)備的引入，確保每一位員工都有對應(yīng)的計算機(jī)設(shè)備。第二，要加強(qiáng)人事檔案管理信息化軟件的開發(fā)。軟件是信息化開展的重要部分，企業(yè)要想實現(xiàn)人事檔案管理信息化，就必須要注重軟件開發(fā)和引進(jìn)。具體來看，在開發(fā)軟件系統(tǒng)的時候要注意下面幾個方面的問題：首先，所開發(fā)或者引進(jìn)的軟件要與企業(yè)的發(fā)展相符合，且適應(yīng)硬件設(shè)備;其次，軟件管理要與檔案數(shù)據(jù)庫存在緊密關(guān)系，使軟件有較強(qiáng)的協(xié)調(diào)性，能夠?qū)θ耸聶n案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)保存。第三，要定期對軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，配備專門的軟件維護(hù)者，使其嚴(yán)格依據(jù)要求對軟件系統(tǒng)進(jìn)行分析和檢測，找出軟件系統(tǒng)所面臨的風(fēng)險以及隱患等，并及時對其進(jìn)行改正。第四，要構(gòu)建人事檔案管理信息化的安全機(jī)制。比如可以對人事檔案管理信息化工作設(shè)定對應(yīng)的預(yù)警線，針對每一個環(huán)節(jié)的工作都進(jìn)行預(yù)警點的設(shè)置，如果在實際運行中哪個環(huán)節(jié)的工作超出了預(yù)警線，產(chǎn)生了風(fēng)險，那么系統(tǒng)會自動發(fā)出提示，相關(guān)人員要及時對預(yù)警內(nèi)容進(jìn)行分析，并做出改正。

3.3 不斷提升人事檔案管理者的素質(zhì)與信息化技能

企業(yè)人事檔案管理信息化建設(shè)工作的有力開展需要得到人事檔案管理者的支持，只有人事檔案管理者的信息化技能較高，綜合素質(zhì)較高，才能夠更好地對信息化設(shè)備、軟件等進(jìn)行運用，這樣才能夠提升工作的有效性，為企業(yè)信息化建設(shè)貢獻(xiàn)更多的力量。面對當(dāng)前很多企業(yè)人事檔案管理者信息化技能不高的現(xiàn)象，企業(yè)可以從下面幾個方面出發(fā)進(jìn)行解決：第一，要定期對現(xiàn)有的人事檔案管理者進(jìn)行培訓(xùn)，比如做好信息化技能的培訓(xùn)、綜合素質(zhì)的教育等，使檔案管理者對信息化設(shè)備進(jìn)行深入了解，能夠從多方面出發(fā)對設(shè)備進(jìn)行了解，對系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)運用，創(chuàng)新人事檔案管理的模式。而通過綜合素質(zhì)教育，則促進(jìn)人事檔案管理者職業(yè)道德的提升，使其能夠以端正積極心態(tài)來工作，真正在工作中做到精益求精、規(guī)范每一步。第二，要把好招聘關(guān)。在招聘人事檔案管理者的時候要做好全面性考核，適當(dāng)提升錄用標(biāo)準(zhǔn)，確保所招聘過來的每一位人員都具有較高的技能和素質(zhì)，能夠適應(yīng)信息化建設(shè)的需求，有較強(qiáng)的崗位勝任力。第三，構(gòu)建激勵機(jī)制。對企業(yè)人事檔案管理者進(jìn)行激勵，鼓勵他們自主學(xué)習(xí)新知識和新技能，并定期對其進(jìn)行考核，對于考核結(jié)果好的員工進(jìn)行獎勵，對于考核結(jié)果不好的員工進(jìn)行懲罰，使員工都能夠提升競爭意識，形成良好的競爭局面。

3.4 構(gòu)建各部門之間的溝通機(jī)制

企業(yè)人事檔案管理工作與各個部門之間都存在較大的關(guān)聯(lián)性，只有加強(qiáng)各個部門的聯(lián)系，才能夠為人事檔案管理信息化帶來更有利的作用，這就要求企業(yè)要構(gòu)建各個部門之間的溝通機(jī)制。比如可以構(gòu)建信息平臺，或者以部門為單位構(gòu)建人事檔案信息庫，各個部門可以進(jìn)入到信息平臺中進(jìn)行溝通，并做好信息傳遞，而人事檔案管理部門則在該平臺中進(jìn)行信息的收集，并將其匯總到對應(yīng)的信息庫中。還可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等對各位員工的偏好、興趣等進(jìn)行預(yù)測，并借助于相關(guān)的新媒體對員工動態(tài)進(jìn)行跟蹤，了解員工的思想動態(tài)，將詳細(xì)檔案信息記錄到檔案袋中，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供更為全面的信息。另外，還可以借助于微信號、微博號、QQ號等構(gòu)建對應(yīng)的交流群，人事檔案管理者可以在群中發(fā)布有關(guān)的信息，對各個部門的信息資料情況進(jìn)行匯總，促進(jìn)各個部門之間的聯(lián)系，清晰明確地知道信息情況，并及時對欠缺信息進(jìn)行提交、發(fā)送等，借助于新技術(shù)手段不斷提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)束語

在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的過程中，各行各業(yè)都逐漸開始向信息化方向邁進(jìn)，企業(yè)人事檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)積極順應(yīng)潮流，加強(qiáng)信息化建設(shè)，以此提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，帶動企業(yè)信息化進(jìn)程的加速。不過企業(yè)也應(yīng)當(dāng)明白，雖然人事檔案管理信息化建設(shè)能夠為該項工作帶來諸多便利，但是也會導(dǎo)致企業(yè)人事檔案信息面臨一定的風(fēng)險，安全隱患較多，所以必須要做好安全管理，構(gòu)建科學(xué)的防護(hù)措施，并提升安全意識。

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