事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施分析

鄭瑾薇

摘 要：隨著信息時代的迅猛發展，信息技術已經走進人們的工作和生活中，無論是學校的發展，還是企業的發展，或是各個行業的發展都需要有檔案管理員，檔案管理是對所有的檔案資料文件進行整理與管理的工作，所以事業單位檔案管理如何推進信息化建設成為事業單位目前面臨的挑戰之一。從目前來看，事業單位檔案管理信息化建設中還存在很多問題。基于此，本文主要先從事業單位檔案管理信息化建設的重要性，隨后從三個方面分析事業單位檔案管理信息化建設存在的問題，以及解決措施。以此來供相關人士交流參考。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設;問題;解決措施

社會發展日新月異，檔案管理體系也隨著社會的變化而改變。面對舊有的檔案管理體系，仍有一些單位止步于前，沒有進步的想法，這嚴重制約著單位的發展。所以想要長足發展，有所進步，想要提高工作效率，就需要不斷地更新管理模式，不斷地提高檔案管理工作者的信息化技術水平，才能夠及時地防止管理工作上出現越來越多的問題。我國事業單位檔案管理工作是否能夠順利進行，就看相關的部門如何推進信息化技術的建設，以及單位領導者對信息化技術建設的重視程度，將以何種方式把相關工作方法傳授于工作者，還有檔案管理工作者對信息化技術的掌握程度以及工作最后的效率。所以只有相關人員配合將信息化技術應用到檔案管理工作中去，增強工作信息的準確性，并且保障檔案信息的安全性，才能從整體上提高事業單位檔案管理工作的工作效率。

1 事業單位檔案管理信息化建設的重要性

1.1 信息化建設有助于提高工作效率

在信息化的繁盛時代，要想在一定程度上提高檔案管理的工作效率，就要利用好信息化技術，通過加強信息化技術建設，與檔案管理工作的開展相結合。我國已經進入了互聯網時代，互聯網與我們的工作、生活各方面息息相關，與此同時，我們對互聯網的需求也越來越大。在工作中，網絡技術對于檔案管理工作是有很大幫助的，它能夠使我國檔案管理更加規范、迅速、準確。與傳統的檔案管理工作方式相比，檔案管理信息化技術的建設提高了我國檔案管理工作的效率，減少了工作人員工作時的約束，進而減輕了工作人員的工作量。

1.2 信息化建設有助于提高檔案管理的準確性

在檔案管理工作中，檔案整理準確性是工作最基本的要求，對檔案管理工作進行信息化技術建設，通過分類排列，將檔案的生成年份、保存期限、問題分類等數據進行錄入，建立管理數據庫，可以保證檔案資料信息的準確性，甚至其存放位置都能清清楚楚地通過檔案管理信息系統檢索得知，從而能夠快速地搜索到要找的資料，就這樣一環扣一環，完完整整地建設成一個管理體系。這與圖書館的書籍資料整理相似，需要工作人員前期整理，再在電腦里錄入信息，詳細到存放的位置，以及庫存數量和輸出數量，一切的數據都是依托于信息化技術建設。

1.3 信息化建設有助于檔案資料保持的多元性

傳統的檔案保存模式大多數都是紙質保存的，紙質檔案的保存容易受到各種環境因素的影響，從而造成不同程度的損壞，一旦資料缺失就很難修復，這不僅會給個人帶來麻煩，而且還會影響整個單位的發展。現在，隨著時代的快速發展，信息技術的迅猛發展，檔案管理模式日益多元化，它能夠通過利用新信息技術管理手段進行存儲，從而進行準確分類，進而推動了整個事業單位檔案管理的發展[1]。當然，傳統紙質檔案在當前檔案管理中仍舊無可取代，但是電子檔案的出現，通過信息化技術管理，可以對紙質檔案的不足之處起到很好的彌補作用。

2 事業單位檔案管理工作中存在的問題

2.1 對檔案管理信息建設的重視程度不夠

大部分單位，對檔案管理信息化建設的認識和了解還是比較淺薄。因為檔案管理信息化建設主要是使用計算機進行操作的，這是信息化技術的不可或缺的環節。領導者對檔案管理信息化的工作重視、了解程度不夠，以及工作人員技術不精都是造成檔案管理工作效率低的原因。而且很多領導者也沒有從工作者的角度來觀察，真正為工作者考慮，有時只會一味地給檔案管理工作者分配多少工作量，通過工作者能夠完成多少的量，來衡量他們的工作質量，從沒有從工作者的角度思考問題，沒有真正地考慮如何更好地改進檔案管理工作。

2.2 檔案管理工作人員技術水平大體不高

由于大部分單位工作量比較大，給工作者的工作量太大，檔案管理工作者沒有多余的時間去關注和了解信息化建設的相關信息，這就導致他們接觸不到信息化建設的技術，不能做到與時俱進，另一方面是有些檔案工作者學術不精，專業知識欠缺，又缺乏積極進取的學習態度，這些都導致信息化建設進程緩慢。就現在來說，大部分單位以及大部分檔案管理工作者對信息化建設技術的認識只是停留在表面形式，沒有進一步觀察與分析，以致于工作者的工作技術水平始終達不到要求。

2.3 網絡大數據面臨新挑戰

各單位的文件資料都有一定的保密性，在檔案整理時，如果與互聯網接通，可能隨時要面臨著文件資料不小心泄露的風險，而且電腦的安全性有時候還會遭到攻擊和破壞，這都是需要信息化建設的主要因素。

32 檔案信息化建設問題的解決方法

3.1 增加培養信息化技術人才的比重

對于檔案管理工作者來說，只有高尚的道德品質和優秀的職業技能是遠遠不夠的，還需要有較硬的專業技能。不同的事業單位，不同的管理模式，有不同的要求，所以需要的技術人員技術能力也不同。為此，各單位需要重視檔案信息化管理人員的引進和培養，要根據自身所需，有計劃、有目的性地培養信息化技術人員，從而促進事業單位檔案管理工作的開展。也可以與校方合作，在學校里培養一批優秀的計算機專業的人才，為我國事業單位檔案管理信息化建設奠定良好的基礎[2]。

3.2 加強構建檔案網絡安全保障

各單位各行業的檔案管理體系都需要構建自己獨特的網絡安全保障，確保檔案管理的安全性，防止檔案文件信息隨網絡安全問題泄露出去。所以網絡安全問題至關重要，只有確保工作者在進行檔案管理工作時網絡環境的安全，才有利于檔案管理工作的正常進行，才能保證檔案文件的保密性。

3.3 加快推進檔案管理信息化建設

加快檔案信息化技術的建設，可以提高檔案管理工作的整理效率，在高效率的前提下還能保證檔案信息的準確性。為此，加快我國信息技術的建設不僅有利于工作效率的提高，而且培養了一批高技術的人才，這也為我們實現偉大復興的中國夢奠定了良好的基礎，同時也可以積極鼓勵高校學生參加信息技術的建設，因為新一代的青年不僅是祖國未來的接班人，更是未來的建設者[3]。

4 結束語

綜合上述，在這個大數據快速的時代，事業單位應該制定科學合理的方針，將信息化技術應用到檔案管理工作中，而針對目前存在的問題，相關單位應該重視檔案信息化技術建設，以及已經引用到檔案管理工作中的信息技術，前提是還要提高檔案管理人員的信息化技術水平，使檔案管理人員在工作時能夠保證檔案信息的準確性，最終保障檔案信息的安全性。為此，各單位需要構建屬于自己獨特的、公正的、客觀的、權威的網絡安全體系。

參考文獻

[1]李欣.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].科學大眾（科學教育），2019（11）.

[2]于斌，馬健.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].新商務周刊，2019，000（004）：63.

[3]孫要男.事業單位檔案管理信息化建設問題與解決措施[J].辦公室業務，2018，000（004）：75.