事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀及完善

云麗娟

摘 要：電子檔案管理是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，對單位發(fā)展具有非常重要的作用，但事業(yè)單位應(yīng)用電子檔案的時間較短，在管理制度、資金投入、隊伍建設(shè)等方面還存在較多問題，對開展電子檔案管理工作造成了一定影響和制約?；诖?，本文分析了電子檔案的優(yōu)勢，指出了事業(yè)單位電子檔案管理存在的問題，進(jìn)而提出了幾點完善策略，希望能為提升事業(yè)單位電子檔案管理工作水平提供有益借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;電子檔案;管理策略

近年來，事業(yè)單位的信息化建設(shè)取得了顯著成果，在檔案管理方面實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)型和發(fā)展。相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案管理具有便捷、高效的特點，有利于提高檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化水平，更好地發(fā)揮檔案信息的服務(wù)作用。因此，積極研究事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀及完善策略，具有重要現(xiàn)實意義。

1 電子檔案的優(yōu)勢

一是降低檔案管理人員的勞動強(qiáng)度，提升檔案管理工作效率。電子檔案使檔案管理人員從枯燥乏味的手工建檔工作中解脫出來，直接利用計算機(jī)管理檔案，變以往的“按卷歸檔、集中立卷”為“按件歸檔、整理立卷”，與此同時，還能利用計算機(jī)方便快捷地補(bǔ)充遺漏內(nèi)容，實現(xiàn)查缺補(bǔ)漏，這就大大減小了檔案管理的工作量，使檔案管理人員能夠?qū)⒅饕τ糜跈n案編研或?qū)n案資源的二次開發(fā)上，有利于提升檔案管理的整體業(yè)務(wù)水平。二是提高檔案管理的保密性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，工作人員需要為查閱者提供整卷檔案，不符合檔案保密性要求，而電子檔案可以實現(xiàn)按需查閱或調(diào)檔，大大減小了檔案信息泄密的風(fēng)險。

2 事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀

1）相關(guān)制度不完善。我國事業(yè)單位電子檔案管理普遍存在檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。部分事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理不能產(chǎn)生直接效益，不重視電子檔案管理工作，疏于對電子檔案管理有關(guān)制度的建設(shè)，也沒有明確管理人員的具體工作內(nèi)容或職責(zé)，導(dǎo)致檔案管理無章可循，檔案管理人員在工作過程中缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)、流程和方法，也沒有明確的工作任務(wù)和目標(biāo)，嚴(yán)重影響了電子檔案管理的質(zhì)量和效率。

2）檔案安全問題。事業(yè)單位電子檔案記錄了單位發(fā)展過程中的一些重要機(jī)密信息，具有較高的保密性要求，倘若出現(xiàn)信息泄露問題，不但會影響單位自身發(fā)展，還有可能危及國家安全和社會穩(wěn)定。電子檔案管理是一柄雙刃劍，其在提高檔案管理效率、規(guī)范檔案管理流程的同時，也使檔案管理面臨著黑客、病毒等威脅。事業(yè)單位的電子檔案管理工作涉及檔案收集、傳輸、保管等活動，其中大部分檔案活動需要在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，雖然事業(yè)單位的電子檔案管理系統(tǒng)普遍安裝了防火墻，但依然不可避免地存在各種各樣的漏洞，這給不法分子利用非正常手段入侵檔案系統(tǒng)提供了可乘之機(jī)。特別是隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，黑客技術(shù)也在不斷更新，網(wǎng)絡(luò)攻擊的手段和方式層出不窮，對電子檔案的安全造成了巨大威脅。

3）管理投入不足。電子檔案管理工作需要現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備的支持，如核心機(jī)房、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)字室采集系統(tǒng)等，而受領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視、財政經(jīng)費不足等因素的限制，很多事業(yè)單位沒有投入足夠資金用于檔案管理信息化建設(shè)，導(dǎo)致單位的檔案管理設(shè)備陳舊、落后，部分單位甚至還在使用盜版軟件和系統(tǒng)，極大地增加了電子檔案管理的風(fēng)險。

4）隊伍建設(shè)滯后。電子檔案管理人員是檔案管理工作的實施者，其綜合素質(zhì)高低直接影響著單位電子檔案管理工作的水平和質(zhì)量。但就目前而言，事業(yè)單位電子檔案管理工作普遍存在檔案管理人員綜合素質(zhì)低下的問題，例如，部分事業(yè)單位的電子檔案管理人員沒有接受過系統(tǒng)的職業(yè)培訓(xùn)，缺乏熟練操作電子檔案管理系統(tǒng)的能力，在工作過程中經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤的現(xiàn)象;部分事業(yè)單位的單子檔案管理人員缺乏良好的職業(yè)態(tài)度和責(zé)任心，工作敷衍了事，自我約束能力不強(qiáng)，沒能很好地履行自己的工作責(zé)任和義務(wù)。

3 事業(yè)單位電子檔案管理的完善

1）完善檔案制度。針對當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理工作存在的問題，首先要著手建立健全電子檔案管理制度，通過制度形式明確界定檔案管理人員的工作責(zé)任與義務(wù)，為開展電子檔案管理提供標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，促進(jìn)電子檔案管理工作的規(guī)范化、體系化發(fā)展。電子檔案管理制度應(yīng)對電子檔案的制作、審核、傳遞、歸檔、收集、整理、保存等環(huán)節(jié)進(jìn)行明確說明，詳細(xì)確定相應(yīng)的工作準(zhǔn)則與要求，為規(guī)范有序開展電子檔案管理工作提供保證。此外，還應(yīng)建立健全有關(guān)監(jiān)督機(jī)制，對檔案管理人員的工作進(jìn)行監(jiān)督和約束，確保有關(guān)人員嚴(yán)格依據(jù)規(guī)章制度開展電子檔案管理工作。

2）強(qiáng)化安全管理。電子檔案管理工作中的風(fēng)險是客觀存在的，但事業(yè)單位可以采取一定的風(fēng)險規(guī)避措施，盡可能降低風(fēng)險發(fā)生的概率，減少風(fēng)險造成的損失。首先，事業(yè)單位要引進(jìn)先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，使用正版殺毒軟件，并定期對系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級，增強(qiáng)抵御黑客或病毒攻擊的能力。其次，事業(yè)單位應(yīng)制定必要的數(shù)據(jù)保護(hù)策略，如采取數(shù)據(jù)加密、身份驗證、寫保護(hù)、雙重備份等措施，減小檔案數(shù)據(jù)被不法分子竊取、篡改或破壞的風(fēng)險。再次，事業(yè)單位應(yīng)制定專機(jī)專用制度，對重要檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密和監(jiān)控，尤其是對于絕密檔案要嚴(yán)格限制使用時間及范圍，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，防止檔案中的私密內(nèi)容外流。

3）加大資金投入。電子檔案管理工作的平穩(wěn)運(yùn)轉(zhuǎn)離不開高質(zhì)量的檔案管理軟硬件設(shè)施，因此，事業(yè)單位要積極爭取當(dāng)?shù)卣呢斦С郑哟笤跈n案信息化方面的資金投入力度，引進(jìn)技術(shù)成熟、性能穩(wěn)定的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)等，同時配備正版、先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和軟件，改善電子檔案管理的軟硬件環(huán)境。有條件的單位可以結(jié)合自身工作實際，研發(fā)與本單位業(yè)務(wù)工作相配套的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、一體化管理。

4）加快人員培訓(xùn)。首先，事業(yè)單位應(yīng)高度重視對管理人員的培養(yǎng)工作，定期或不定期地組織檔案管理人員參加各種形式的繼續(xù)教育活動，不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和知識，掌握檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和基本操作技能，逐漸提升檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平。其次，事業(yè)單位要加強(qiáng)對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，端正檔案管理人員的工作態(tài)度，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任意識，使之嚴(yán)格依據(jù)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)及規(guī)章制度開展電子檔案管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位對電子檔案管理工作的規(guī)范有序開展。

4 結(jié)語

綜上所述，本文以電子檔案的優(yōu)勢及事業(yè)單位電子檔案管理的現(xiàn)狀為切入點，從完善檔案制度、強(qiáng)化安全管理、加大資金投入、加快人員培訓(xùn)等方面，詳細(xì)論述了事業(yè)單位完善電子檔案管理的策略，多角度入手，旨在提升事業(yè)單位電子檔案管理水平，更好地發(fā)揮檔案服務(wù)單位發(fā)展的積極作用。

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