淺談人事檔案信息化建設(shè)

摘 要：隨著現(xiàn)代人事制度不斷改革，人才管理變得越來越重要，人事檔案是人才管理過程中的重要內(nèi)容之一，記錄了人員的工作經(jīng)歷以及參與的各種實踐活動，充分體現(xiàn)出人才的能力、特長等，是重要的人才信息資源。新時期人事檔案管理逐漸朝信息化方向發(fā)展，本文對人事檔案信息化建設(shè)面臨的問題和對策進行分析，旨在提高人事檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理;人才管理;信息化建設(shè);問題;對策

新經(jīng)濟時代，為了更好地適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展，人事檔案管理必須要逐漸實現(xiàn)信息化發(fā)展，借助計算機信息技術(shù)對人事檔案進行分類、整理、存檔，以便人才工作崗位發(fā)生變化時需要對人事檔案進行調(diào)動。人事檔案管理具有很強的完整性，而且是一個持續(xù)性的工作，需要不斷更新，隨著一個人的工作經(jīng)歷越來越豐富，其檔案內(nèi)容也越來越完善，采取信息化管理手段替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案，可以確保人事檔案的科學(xué)性、準(zhǔn)確性，從而提高人事檔案的利用率。

1 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

如今我們正處于信息化時代，工作生活方式都發(fā)生了很大變化，信息化技術(shù)和智能技術(shù)的應(yīng)用，讓人們的生活變得越來越便捷。在企事業(yè)單位的發(fā)展過程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用也很普遍，人事檔案管理信息化就是一個重要體現(xiàn)，以前人事檔案管理相對滯后，主要采用紙質(zhì)檔案，人員流動變化頻繁，人事檔案信息復(fù)雜、瑣碎，在對檔案進行利用時也比較緩慢。引入信息化技術(shù)之后，人事檔案管理也變得越來越方便。總體來講，人事檔案管理信息化發(fā)展的意義主要有以下幾個方面：

1.1 提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的人事檔案管理受限于技術(shù)、設(shè)備、人員水平等因素，管理流程復(fù)雜、管理的信息比較混亂，而且工作量大，耗時耗力。檔案管理信息化建設(shè)可以徹底改變?nèi)耸聶n案管理流程，通過計算機信息技術(shù)、設(shè)備等對人事檔案信息進行查詢、管理，大大提高了檔案管理效率，而且檔案的利用率也更高。

1.2 實現(xiàn)人事檔案信息化資源共享

人事檔案是人力資源管理的重要基礎(chǔ)，在人事檔案中記錄了人才的基本信息、工作經(jīng)歷、成就等內(nèi)容，加強人事檔案信息化建設(shè)，有助于推進檔案資源數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案信息資源的共享也更加方便，通過專門的人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)可以實現(xiàn)信息共享，在人才調(diào)動、人力資源管理方面有很大的作用。

1.3 提升檔案安全水平

以前的人事檔案一般都是紙質(zhì)載體，這些檔案直接關(guān)系每個人的職業(yè)發(fā)展，紙質(zhì)檔案在長期存放過程中容易受損，比如受潮，或者反復(fù)打開封裝等，對檔案的損害較大。檔案信息化建設(shè)之后，反而有利于對檔案進行保護，減少了紙質(zhì)檔案損毀帶來的損失。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施不足

人事檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是計算機設(shè)備、通訊設(shè)備、信息存儲設(shè)備等，為了實現(xiàn)人事檔案信息化管理，必須要配備充足的基礎(chǔ)設(shè)備作為技術(shù)支持，但目前很多基礎(chǔ)設(shè)施的配備還不夠完善，限制了人事檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展[1]。

2.2 人事檔案材料不完整

人事檔案的完整性決定了檔案的利用價值，目前有的人事檔案內(nèi)容不完整，對人才挖掘和管理造成了一定影響。比如職工的履歷表、學(xué)歷學(xué)位、職稱、獎懲經(jīng)歷等材料不完全，填寫的項目不完整。出現(xiàn)這一問題的主要原因是檔案管理人員的責(zé)任心不強，沒有及時收集和整理各個員工的檔案資料，對于收集來的資料也沒有及時進行鑒別歸檔，對檔案內(nèi)容的審核不嚴格，導(dǎo)致檔案內(nèi)容殘缺。

2.3 檔案管理人員綜合能力水平不高

隨著時代的發(fā)展，檔案行業(yè)的要求也越拉越高，尤其是在信息化時代，檔案管理必須要與時俱進，檔案管理人員要學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法和新理念，然而現(xiàn)實情況是單位的管理人員綜合能力水平還遠遠達不到檔案信息化管理的要求，有的檔案管理人員思想理念陳舊，沒有認識到新時期檔案管理的發(fā)展趨勢，所掌握的檔案信息化技術(shù)不多，所以影響了檔案管理信息化發(fā)展。

3 人事檔案信息化建設(shè)途徑

3.1 加強對檔案信息化建設(shè)的重視和支持

第一，要提高對檔案信息化建設(shè)的認識，從思想上重視人事檔案信息化發(fā)展，對傳統(tǒng)的管理模式進行改變，而且要在單位內(nèi)部進行宣傳和推廣，對檔案管理信息化建設(shè)的重要性進行講解，讓檔案管理部門和相關(guān)人員逐漸轉(zhuǎn)變觀念，提高檔案管理水平。

第二，要加強對人事檔案管理的支持，尤其是在信息化基礎(chǔ)設(shè)備的配備方面，只有給予足夠的支持，配備充足的設(shè)備，才能提高人事檔案管理水平。單位要給予檔案信息化建設(shè)更多支持，加大資金投入，引進先進設(shè)備，與時俱進，對檔案信息化設(shè)備進行更新?lián)Q代，同時要制定完善的網(wǎng)絡(luò)信息化管理系統(tǒng)，促進檔案管理效率不斷提升[2]。

第三，提升人事檔案管理服務(wù)意識。人事檔案管理工作不僅僅是對檔案信息進行整理、歸類和利用，還需要深入挖掘檔案信息，發(fā)揮檔案信息的價值。所以，要進一步提高人事檔案管理服務(wù)意識，使人事檔案管理從單一的檔案職能轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂休^強綜合服務(wù)職能，真正發(fā)揮出人事檔案的作用。

3.2 人事檔案管理工作要制度化、標(biāo)準(zhǔn)化

由于當(dāng)前一些人事檔案內(nèi)容不完整、不標(biāo)準(zhǔn)，則大大影響了人事檔案的利用效率。隨著人才的調(diào)動、人力資源管理模式的改變，人事檔案管理要求也發(fā)生了很大變化，要將檔案管理看成一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作，制定完整的、規(guī)范科學(xué)的人事檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合信息化管理要求，對人事檔案的格式、內(nèi)容等進行規(guī)定，從而保證人事檔案管理的規(guī)范性。

3.3 加強檔案管理人員培訓(xùn)教育

檔案管理人員的綜合能力水平不高，是目前人事檔案管理存在的重要問題，信息化時代，檔案管理人員必須要提高自己的綜合能力水平，才能保證檔案管理工作質(zhì)量。單位要加強對檔案管理隊伍建設(shè)工作的支持，一方面可以招聘新的檔案管理人員，招聘懂技術(shù)、懂管理的新型技術(shù)類人才，提高檔案管理信息化程度。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行培訓(xùn)教育，建立完善的檔案管理人員培訓(xùn)教育體系，不斷提高檔案管理人員的綜合能力水平，實現(xiàn)更高效、更準(zhǔn)確的人事檔案管理工作[3]。

4 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理對于人才的開發(fā)、管理具有十分重要的意義，人事檔案信息化建設(shè)是人事檔案管理的發(fā)展方向，在新時代背景下，人事檔案管理必須要結(jié)合時代要求，將人事檔案管理和信息化技術(shù)有效融合起來，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理隊伍，從而不斷提高檔案管理工作效率。

參考文獻

[1]賴文建.淺談人事檔案信息化建設(shè)存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：129.

[2]喬萌.淺談新時期人事檔案管理信息化建設(shè)策略[J].人力資源管理，2018（05）：313.

[1]張子義.高校合并后檔案管理工作存在的問題與對策研究[J].法制博覽，2019（35）：253-254.

作者簡介

魯玉忠（1978-），男，河北曲周人，本科，樂至縣人力資源和社會保障局，檔案館員，研究方向：人事檔案。