淺析檔案管理工作存在的問題與對策

佘燕芬

摘 要：隨著我國信息化技術的不斷推廣與普及，在大部分的行業以及企業之中，都在將信息化技術納入其中，實施信息化管理的現代管理模式。但是我國的檔案管理部分還存在著一定的問題，并沒有跟上時代發展的步伐，與現代信息化技術相互融合，存在著信息化程度較低的現象。因此，在具體的檔案管理工作開展過程之中，就會面臨各種各樣的問題，因此，本文對檔案管理工作中所存在的各種主要問題進行了初步分析，從而進一步探究了相應的解決對策。

關鍵詞：檔案管理工作;存在的問題;解決對策

近年來，我國的科學技術在不斷的進行發展，同時計算機也在進行推廣和普及，各種通信技術得到了較為廣泛的使用。而我國的檔案管理工作中，卻沒有將信息化管理技術納入其中。但是在開展管理工作的過程之中，會發現該項工作是非常重要的，因為其具有較強的機密性以及政策性。為了進一步的推動我國社會的發展進步，完善檔案管理工作，提高工作開展的質量是非常有必要的。當工作開展過程中，面臨各種問題，需要采取有效的方式進行及時的處理。

1 檔案管理工作中所存在的各種主要問題分析

1.1 內部人員的重視力度較低

目前，我國的大部分人對于檔案管理方面的工作都存在著認識不足的問題。他們認為檔案管理工作是非常輕松，并且可有可無的一種工作。沒有充分的認識到檔案管理工作的重要性，但是檔案管理工作對于整個社會以及企業而言都是非常重要的，尤其是對于企業的發展有著較大的影響。檔案管理工作的日常主要工作內容就是將各種檔案進行分類整理，讓各種信息能夠簡潔地展現出來，并且企業在運行過程之中，也可以將這些資料進行充分的利用。而該項工作也具有一定的復雜性，想要將該項工作做好，充分的發揮檔案管理工作的價值，也是具有一定難度的。

1.2 檔案管理的效率低下

我國目前的檔案管理存在著一定的問題，其中較為明顯的一個問題就是管理方式較為落后，從而導致了管理工作開展的效率較低的問題。因為我國大部分行業都隨著社會的發展進步，在不斷的推進著改革，但是在檔案管理部分，由于各種因素的影響，使得檔案管理并沒有跟隨時代發展的步伐進行改革，而是處于一種停滯不前的狀況。并且在大部分的企業從事檔案管理工作的相關人員的素質是較低的，并且個人知識儲備量較少，因此就使得在該項工作開展的過程之中，對于各種業務并沒有熟練的進行掌握以及了解。在大部分的企業內部從事檔案管理工作的人員，同時還兼任了許多其他的職務，從而導致了他們在開展工作的過程之中，并沒有對檔案管理工作加以重視，因此就會影響到所整理的檔案的真實性以及準確性。

1.3 存儲檔案的相關設施不完善

雖然我國的大部分企業在進行檔案管理的過程之中，會設立專門的部門或者房間進行檔案的存放與管理。但是在部分單位在檔案管理方面并沒有設立起專門的檔案存放與管理的房間，其中某些單位所擁有的檔案文件是非常多的，并且比較雜亂，也沒有按照相關的規定將檔案進行存儲與擺放。這部分單位沒有專門存放檔案的房間，相關的檔案硬件設施較差，在進行檔案放置以及管理的過程之中，會使用一些較為潮濕的房間來放置檔案。因此就會導致檔案在房間之中出現發霉的狀況，影響檔案的壽命以及美觀度。甚至在部分的單位，對于檔案管理工作并沒有引起重視，甚至連基礎的檔案管理用品都沒有進行購買，因此，這就會對檔案管理工作的開展造成影響。不利于檔案的存放，同時也不利于相關檔案管理工作人員對檔案管理工作投入積極的態度。

2 提高檔案管理工作的效率與質量的相關對策探究

2.1 對相關管理人員進行培訓，提升管理人員的認識

由于我國的大部分管理人員對于檔案管理工作的重視力度較低，所以使得在進行檔案管理人員招聘的過程之中，并沒有獲取到素質較高的人才。所以企業內部進行檔案管理的人員普遍素質較低，為了提高檔案管理工作的質量以及效率，就需要企業采取相應的措施進行處理。面對檔案管理人員素質較低的問題，可以重視管理人員的培養，制定相關的人才培養方案以及制度，促使相關管理人員的個人素養以及工作能力得到提升。

在日常工作之中，也需要對相關管理人員的工作進行重視，同時對他們進行人文關懷，才能夠進一步的讓企業與檔案管理人員建立起歸屬感，樹立起開展檔案管理工作的信心，讓管理人員具有較強的熱情，投入到檔案管理工作之中。并且在日常工作之中，也需要對檔案管理人員進行激勵，鼓勵他們發揮出自身在工作之中的主動創造性。不斷地將自己的管理方式進行改革以及調整，建立起是和自身的具有較高效率的管理方式，才能夠進一步的提升檔案管理工作，開展的效率以及質量。同時還需要鼓勵檔案管理人員把握每一次企業所提供的學習機會，讓他們不斷提升自身的個人專業素養，學會科學的管理方法。這樣才能夠提升檔案管理工作開展的質量以及效率，為企業以及社會提供具有較高價值的資源。

2.2 融入現代信息化技術，提高檔案管理的效率與質量

隨著我國科學技術水平的不斷提升，信息化技術已經融入到了我國的各個行業之中，為了進一步的推動檔案管理工作開展的質量以及效率需要跟隨時代發展的步伐，與現代信息化技術相互結合。只有提高檔案管理工作的信息化水平，才能夠保障該項工作的順利開展。在日常檔案管理工作之中，鼓勵以及引導相關的管理人員將現代化的信息科學技術以及現代管理方法融入到檔案管理之中，才能夠進一步提高檔案管理的水平?？梢允褂糜嬎銠C對檔案進行管理，建立起電子檔案，既能夠減少對紙質用品的消耗，同時也有利于對各種信息進行整合與分析，降低相關人員的工作量。

2.3 完善相關的檔案管理制度，充分發揮檔案管理的作用

在檔案管理工作開展的過程之中，為了使得檔案管理工作更加的規范化，就需要建立起相關的法律法規，這樣才能夠讓相關管理人員根據法律規范開展工作。同時建立起相關的檔案管理制度，也能夠充分的展現出檔案管理工作，在企業發展過程中的重要地位。因此，我國的各個地區有各個個行業都需要建立起具有較強科學性，并且符合實際的檔案管理工作需求的法律法規。提高檔案管理工作開展的質量以及效率，讓人們對檔案管理工作加以重視，為檔案管理提供充足的物質資源。讓檔案管理工作跟上時代發展的步伐，制定相關的制度，讓相關管理人員有法可依，公平公正的開展工作，能夠充分的發揮出檔案管理的作用以及價值，推動我國社會的發展進步。

3 結束語

總的來說，我國的社會主義在不斷的進行發展，而我國的檔案管理工作在開展的過程之中，卻沒有與現代信息化技術相互結合，出現了滯后社會發展的現象。為了充分的發揮出檔案管理工作的作用與價值，需要讓該項工作與現代信息技術相互結合，緊跟時代發展的步伐。將檔案管理工作開展的方式進行創新與改革，才能夠進一步提升檔案管理工作的整體管理水平以及質量。因此就需要與現代信息技術相互結合，解決檔案管理中的各種問題，促進其發展。

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