檔案信息檢索及利用電子化探討

摘 要：在科學技術不斷發展更新的今天，越來越多的新技術被運用到企業工作中，由于技術的加持以往的工作效率由此得到了極大提升，在這樣的大趨勢下，檔案信息檢索與電子化的結合似乎不可避免。本文闡釋了檔案信息檢索利用電子化技術后所帶來的利好，并把電子化進程中存在的問題依次列出加以分析探討，而后針對這些問題提出了相應的解決策略，以促進檔案信息檢索電子化進程的發展。

關鍵詞：檔案信息;檢索;電子化

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.103

檔案信息檢索是檔案工作的重要組成部分之一，主要通過檢索對檔案信息進行快速搜尋并查看。檔案信息檢索利用電子技術主要是運用計算機的超強信息處理能力，來幫助對檔案信息的整理、收集、檢索等操作，計算機技術的出現打破了先前傳統的檔案信息檢索的二維空間限制，單一的人工篩選被摒棄，轉而變為電子技術的高效率篩選。電子化對檔案信息檢索的發展具有推進作用，極大地提高了工作時效性。

1 檔案信息檢索及利用電子化價值

隨著檔案文獻的數量增多，并且還在以逐年積累的方式不斷上升，傳統的檢索方式已經落后，且耗時長、成本高、檢索效率慢，這極大阻礙了檔案信息檢索的發展。于是就有了電子化與檔案信息檢索技術的接軌，電子技術的賦能加持后帶來的利好主要有以下幾方面：

1）檢索效率提高。在以往還是人工檢索檔案信息的時候，需要人工在海量的檔案資料中找到其間的個別信息，這就要求了相關工作人員對檔案信息熟練掌握，并對檔案的分類、收集齊整、字跡清晰易辨等有一定要求，在實際操作中又費時又費力。在運用計算機軟件或是相關網站時，通過其強大的信息處理能力對檔案信息進行管理，將檔案內容通過掃描輸入到計算機內存儲，在需要檢索時通過計算機軟件或檔案網站內的搜索功能，輸入關鍵字按下確認鍵即可快速地找尋到需檢索地內容，大大地縮減了檢索的時間，檔案信息檢索變得高效。

2）便于檔案流通共享。在以往還沒運用上電子化技術時，往往因為時間和空間的限制，其它單位或企業要調用檔案對其信息進行檢索時，往往就要通過檔案存放地的工作人員檢索后才能知曉，這來回間的溝通大大損耗了時間，這也就導致了企事業單位之間不能做到檔案信息的實時共享。但檔案信息在運用電子技術后，這一煩惱或問題將不復存在，企事業單位之間可以通過使用磁盤、U盤、光碟等存儲設備對檔案信息進行拷貝，亦或是直接通過計算機軟件或檔案網站的云存儲功能對檔案信息進行儲存，在使用時只要登陸相應的賬號密碼，即可對檔案信息進行調取并操作，大大的方便了企事業單位之間對檔案信息的交流與共享，隨時隨地只要身邊又計算機即可對檔案信息進行檢索等操作，突破時間與空間的限制。

3）檔案信息的安全保障提高。在以往還是使用紙張為載體承載檔案信息時，紙張的耐久度成為檔案信息存儲的長度，在存儲時也要特別注重存放的環境，不能干燥不能潮濕，因為不管是火還是水對紙張的損壞都是難以復原的。但隨著電子技術的加入，檔案的紙張載體早已變為電子文件存儲在計算機內部或者外部電子存儲設備上，紙質檔案造成的不安全因素從而消失，檔案信息的安全性得到提高。

2 檔案信息檢索電子化存在的問題

1）檢索關鍵詞范圍單一。在使用檔案信息檢索系統時，是根據給定的關鍵詞對檔案信息進行匹配，系統可以匹配出帶有該關鍵詞的檔案信息，但不能對該關鍵詞的近義或多義詞匯進行檢索覆蓋，對近似狀態的詞匯無法辨別，不具備語義關聯的功能，檢索關鍵詞范圍單一。如果用戶在使用時忽然忘記了相關精準關鍵詞，就無法識別想要尋找的檔案信息，這時候就需要人工篩選，造成的人工消耗就與傳統的檔案信息檢索無二差別。

2）檔案電子化工作欠缺規范。因檔案管理電子化發展進程較短，在制定檔案電子化工作時欠缺標準與規范，企事業單位之間使用于檔案電子化工作的基礎設施參差不齊，在使用時可能因為計算機兼容性問題無法對檔案進行讀寫，各企業、單位之間的檔案信息電子化也不是按照統一標準同步實施的，著錄分類等工作存在差異，在對檔案信息檢索系統執行操作不規范。這就導致了檔案電子化工作僅僅只能著眼于某個企業或單位，不能全面實施標準統一化的操作，在一定程度上限制了檔案信息工作電子化的發展。

3）檢索人員水平與電子化技術不同步。檔案信息檢索電子技術比傳統的檔案信息檢索對員工的整體要求更高，需要員工具備一定的計算機操作能力、對檔案信息檢索系統基礎操作熟識，且檔案信息檢索系統時不時會進行更新，員工還要有一定的學習能力，能隨時跟進系統更新功能的學習。在目前的檔案信息檢索人員行列來看，具備上述能力的檔案信息檢索人員少之又少，有的企業甚至都沒有專門的專業人才去擔任該工作，而是由其它工作相對閑適的人員兼顧一下，那又怎么去要求該員工具備上述能力。檔案信息檢索的效率也因其水平高低受到限制，不利于檔案信息檢索電子化工作健康發展。

3 檔案信息檢索電子化發展策略

1）提高系統檢索范圍建設。個別大企業有自主開發的檔案信息系統，即可對檢索關鍵詞范圍加以細化，增強系統對使用者檢索關鍵詞同義詞、多義詞的識別，以及語義之間的關聯，并根據系統人工智能自主學習的能力，通過多次的搜索結果分析對使用者檢索關鍵詞加以揣測，提供更便捷更精準的篩選后的檔案信息，縮減人工篩選的時間，并由此提高檢索效率。沒有相應檔案信息系統的企事業單位，應努力尋找可替換的檔案信息檢索軟件或網站，或是利用好現有軟件系統的檢索功能，不局限于關鍵詞，可以通過分類或編號等檢索方式加大檢索范圍。

2）提高檔案電子工作規范化建設。規范檔案電子工作的標準制定，是檔案信息檢索電子化得以推進的前提條件。首先，提高檔案信息檢索系統軟硬件的建設，劃定軟硬件基本兼容互通標準，以保障企事業單位之間更好的進行交流共享。其次，規范檔案信息檢索的執行操作，加強對電子文件的收集、整理、著錄、歸檔、分類等的管理標準，以確保檔案信息的管理流程規范化，保障信息安全性。

3）提高檔案管理人員的素質水平。隨著相關電子技術的快速發展，檔案管理人員目前具備的知識需及時更新并完備，所以，加強檔案管理人員對相關技術的學習是必不可少的環節之一，以實現傳統的檔案信息檢索向檔案信息檢索電子化進程發展。首先，加強相關專業人才的引進，并對現有的人員進行相關技能的培訓，以確保員工對該內容操作熟悉并掌握，在實際操作過程加強指導。其次，組織培訓次數有限，關鍵還是相關人員在培訓后要對相關技能加以實踐并理解，在實際運用過程中要自主探索系統新功能，由此，就需要嚴格的管理制度，明確相關人員的職責與任務，防止對技能學習拖沓的現象發生，以此保障檔案管理人員的素質水平得到提高，電子化進程得到發展。

4 結語

綜上所述，檔案信息檢索通過利用電子化技術帶來了諸多利好，有效地提高了檢索效率，縮減了企事業單位的時間、人力、金錢成本。但與此同時，也帶來了發展歷程中暴露的問題，這對企事業單位的制度與人員提出了考驗，為改善該情況，企事業單位的制度與人員需不斷優化完善，加強規范標準化建設，提升相關人員的專業能力，以促進檔案信息檢索電子化朝健康有序的方向發展。

參考文獻

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作者簡介

楊文（1984-），女，漢族，山東淄博人，本科，助理政工師，淄博市淄川區煙草專賣局（分公司）。