加強工程建設項目檔案管理工作的探討

王紅玉

摘 要：工程建設項目檔案包括施工前的勘測、設計、招投標階段和項目施工全過程形成的紙質文件資料、圖紙表格、影像資料以及電子文檔，是工程建設項目質量驗收、后期運營管理與維護的重要參考依據。近年來，隨著建設工程項目規模的不斷擴大與工程項目數量的日漸增多，對工程建設項目檔案管理工作的要求越來越高，部分施工企業由于檔案專職管理人員欠缺、檔案信息化管理水平有限，導致檔案管理工作進程嚴重滯后，檔案利用率低、資料缺失等現象頻發，給施工企業各項工作的正常開展帶來諸多不利影響。因此，本文將著眼于工程建設項目檔案管理工作存在的問題，以及提升檔案管理工作績效采取的有效策略展開全面論述。

關鍵詞：工程建設;檔案管理;績效提升;有效策略

由于工程建設項目施工周期長、安全質量標準要求高、施工工藝流程復雜、項目參與方多，以至于項目實施過程中產生大量的管理資料、技術資料，這些資料從收集整理到歸檔保存形成了一個科學完善的管理體系，需要工作人員嚴格掌控每一道管理工序，進而為工程項目的順利實施提供確鑿的數據信息支持。

1 工程建設項目檔案的重要性

1.1 項目預算編制的重要依據

工程項目預算涉及的費用明細主要包括人工費、材料費、施工機械使用費、人員工資、固定資產使用費、各種機具、器具的購置費用等，而這些費用的發生貫穿于工程項目施工全過程。在編制預算計劃時，需要參考和借鑒各種數據信息、文件資料以及國家或行業頒布實施的最新標準與相關文件。因此，項目檔案在此時就扮演著重要角色，不僅為預算計劃提供了精準的數據參考，同時，對預算編制工作效率的提升也起到積極的輔助作用[1]。

1.2 工程質量控制措施的重要依據

工程質量是維系施工企業健康可持續發展的先決保障，因此，在施工前，任何施工企業都需要制定行之有效的質量控制措施，而建設項目檔案記錄了施工全過程的人員、機械、材料、技術工藝等方面的真實信息，為質量控制措施的制定提供確鑿的數據與參考依據。比如施工技術檔案包括技術的可行性、技術工藝的先進性與缺陷以及每一個施工節點應用的技術類型等內容，在制定質量控制措施時，恰恰需要這些技術性資料的支持，才能制定精準的質量控制目標，為工程建設項目全過程的質量管理工作指明了正確方向。

1.3 質量驗收與竣工使用維護的重要依據

在工程建設項目竣工驗收階段，施工企業需要向質量監督管理部門提供施工圖紙、竣工報告、施工組織設計、施工現場檢查記錄、材料檢測報告等材料，而這些材料都屬于項目檔案管理范疇。另外，如果在工程建設項目在投入使用階段出現質量缺陷或者進行局部維修維護，則需要一套完整的施工全過程技術、管理資料。由此可見，工程建設項目檔案在質量驗收與后期管理維護工作當中占據著不可替代的重要位置。

2 工程建設項目檔案管理工作存在的問題

2.1 檔案內容不完善，管理機制不健全

由于項目檔案管理牽涉范圍廣，與施工企業各個管理及技術部門息息相關，但是，各職能部門的管理人員認為檔案管理工作與本部門的職能業務并未產生直接關聯，因此，忽略了檔案管理的重要性。在收集檔案資料時，只是象征性的完成上級指令，堅持避重就輕的原則，對部門內部的一些基礎性文件資料視而不見，導致檔案資料收集不全，檔案內容嚴重失真，這就給檔案管理部門的正常歸檔工作造成嚴重影響。此外，雖然各施工企業建立了內部檔案管理機制，但是，針對檔案的歸檔、借閱、使用、管理、保存等方面，只是規定了一個總體框架，并未細化制度條款，以至于檔案管理人員在實際工作當中經常鉆管理制度的空子，使項目檔案的利用價值大打折扣。

2.2 管理方式落后，創新意識欠缺

部分施工企業為了節省人力資源投入，在設置檔案管理崗位時，往往堅持“一人多職”的原則，檔案管理人員既承擔檔案管理工作，同時也涉足其它事務性工作，以至于工作重心偏離，對工作當中，常常睜一只眼閉一只眼。加之，檔案管理工作在施工企業內部早已形成套路化的工作模式，管理人員習慣了固定模式的工作狀態，因此，在實際工作當中，缺少責任心、上進心以創新意識，導致檔案管理工作進程嚴重滯后。近年來，隨著信息技術的迅猛發展，諸多施工企業已經建立了檔案信息管理系統，但是，部分檔案管理人員仍然沿用過去的老思想、老套路、老方法，紙質檔案資料的比重遠遠高于電子檔案的比重，這就給檔案信息化、現代化、科學化、標準化管理蒙上了一層厚重的陰影。

2.3 檔案保密意識淡薄，人員素質亟待提升

對于施工企業而言，新技術、新工藝、新材料的應用都屬于工程建設項目檔案管理內容，但是，由于檔案管理人員保密意識淡薄，在操作檔案信息系統時，不設置安全登錄密碼，不采取安全防范措施，導致檔案內容泄漏，不僅給施工企業造成了巨大的經濟損失，而且也使企業的對象良好形象嚴重受損。另外，由于施工企業常年在外地施工，受到惡劣工作環境的影響，在招錄檔案管理人員時，往往降低了人員準入機制，以至于一些專業不對口、責任心欠缺、文化素養較低的人員擔負起檔案管理工作的重任，使得檔案管理漏洞頻出，嚴重影響了企業的正常經營活動。

3 提升工程建設項目檔案管理績效的有效策略

3.1 完善檔案管理機制，規范檔案管理流程

建章建制雖然是一個老生常談的話題，但是，始終是檔案管理工作正常開展的關鍵要素，因此，施工企業的管理層領導應當高度重視檔案管理工作，從制度源頭抓起，針對檔案管理崗位的職責權限，制定科學、完善的管理條款。比如歸檔資料的具體范圍、紙質檔案的保密級別以及保存年限、電子檔案的保密措施、違反制度規定的處罰條款等內容，都應當納入檔案管理制度當中。另外，對檔案管理人員來說，在實際工作當中，應當以制度為綱，進一步加大制度執行力度，將制度條款的每一項具體內容與實際工作內容融合到一起，開辟檔案管理工作標準化、規范化、制度化的嶄新格局，為施工企業的長遠發展做好鋪墊、打好基礎。

3.2 完善檔案信息管理平臺，推進檔案數字管理進程

近年來，計算機技術、互聯網技術、信息技術的高速發展為各行各業提供了強大的技術支持，尤其對于施工企業的檔案管理工作，不僅建立了較為完善的信息管理平臺，而且也培養了一大批專業技術型與管理型人才。因此，在這一利好形勢下，施工企業應當進一步加大檔案信息化管理投入力度，建立檔案信息管理的專項資金機制，通過?？顚Ｓ茫徶眠\行速度快、性價比高、配置齊全的硬件設備。比如計算機、掃描儀、數碼攝像與照相設備等[2]。

與此同時，施工單位應當聯合建設單位、監理單位、設計單位等工程建設參與方，通過互聯網與內部局域網建立一個檔案資料共享平臺，各參與方可以根據共享資源，隨時對工程項目管理提出意見與建議，如果涉及工程項目變更資料，設計方能夠第一時間獲取到相關信息，進而為設計變更節省大量時間。

3.3 創新檔案管理模式，提升檔案利用價值

創造與創新始終是提升檔案管理工作績效的強大動力保障，因此，檔案管理人員在保留現有檔案信息管理平臺各項功能的同時，應當不斷創新管理模式，拓展信息系統的功能權限。比如信息系統的檔案資料檢索功能，過去，在查詢檔案資料時，往往需要輸入完整的檔案名稱或者卷宗，不但嚴重影響了查詢進度，同時，也給檔案管理人員增加了工作量。面對這種情況，檔案管理人員應當與技術人員對查詢功能進行創新與簡化，使查詢人員在檢索檔案資料時，只需要輸入一些關鍵詞便可以快速獲取所需的檔案資料。

此外，為了提高檔案資料的利用價值，檔案管理人員可以通過現場講述或者集中培訓的方式，向企業各級管理人員與各部門講解檔案信息平臺的操作使用規范，使全體人員轉變對檔案管理工作的態度，并在開展各項工作當中，能夠經常查閱檔案資料，避免出現工作失誤。

3.4 拓展人才招聘渠道，加大教育培訓力度

優秀人才企業發展壯大的頂梁柱，雖然檔案管理工作屬于施工企業的一項基礎性工作，但是，卻在各項工作的開展當中占據著舉足輕重的位置。因此，施工企業應當進一步拓寬人才招聘渠道，利用互聯網招聘平臺、社會第三方招聘機構或者與專業對口的高等院校之間建立長期的合作往來關系，為優秀的應屆畢業生提供廣闊的發展平臺。另外，針對現有的檔案管理人員，企業應當建立一個科學系統的內部教育培訓體系，制定針對性的年度、季度或者月度培訓計劃，將檔案管理流程、職業素養、信息化管理等內容納入培訓計劃當中，并通過集中授課、遠程線上授課、專家講堂等方式，對檔案管理人員進行培訓，為了驗證培訓效果，企業管理層與人力資源管理部門應當建立完善的工作考核機制，通過對檔案管理人員日常工作的監督檢查，查找出不足之處，并及時予以糾正，使檔案管理工作步入規范化與標準化軌道。

4 結束語

工程建設項目檔案與項目施工全過程有著千絲萬縷的關聯，因此，檔案管理人員在實際工作當中應當及時轉變思想觀念，樹立高度的主人翁責任意識與大局意識，通過精細化、信息化、制度化管理模式，構建一個現代化的檔案管理體系，為施工企業的健康可持續發展保駕護航。

參考文獻

[1]吳鏡鏡.加強工程建設項目檔案管理工作的探討[J].科技風，2020（9）：123.

[2]周創志.關于建設項目工程檔案管理的思考[J].卷宗，2019，9（36）：65.