淺析人防工程檔案管理信息化發展

王曦

摘 要：檔案信息化建設發展，是國家信息化建設的重要組成部分，檔案信息化技術的應用給人防工程檔案管理提供了重要的發展機遇，降低檔案管理成本，減少檔案管理工作量。本文針對人防工程檔案信息化的應用提出了電子文件的管理方法，最后結合筆者的工作經驗，探討了人防工程檔案管理信息化建設過程中應采取的具體措施。

關鍵詞：檔案管理;信息化建設與發展

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.098

20世紀80年代檔案部門開始引進計算機技術，開展計算機目錄著錄工作。20世紀90年代全國各地都開展各類檔案管理軟件的研究和開發。進入21世紀，我國檔案信息化管理建設得到全面的提升。使得檔案信息化管理迎來了最大的發展機遇，也是檔案信息化管理事業改革和未來發展的方向之一。如何加強檔案信息化建設是做好檔案管理工作的關鍵。

1 人防工程檔案信息化建設的主要內容

1.1 信息化的基礎設施建設

基礎設施是人防工程檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是人防工程檔案信息化資源開發利用和信息技術應用的基礎和核心。就現在筆者工作單位（人防辦）而言，人防工程檔案信息化建設還處于初級階段，當前我局人防工程信息化網絡系統和人防工程檔案數字化設備總體建設體系不強，還不足以滿足人防工程檔案信息傳輸、交換和資源共享等基礎條件。要想做到人防工程檔案實時查詢，交換、傳輸等等諸多問題 ，領導加強，協調配合。檔案信息化建設涉及檔案工作的各個方面，各部門要統一協調，積極配合，理清思路，明確目標，共同發展。要發揮全員主觀能動性，共同努力，知難而進，開創我人防辦檔案管理信息化新局面。

1.2 人防工程檔案信息化資源建設

人防工程檔案信息化建設是國民經濟和社會發展的戰略資源之一。結合我局實際情況，人防工程檔案信息化建設的主要內容是：整理歷史人防工程檔案，將所采集的相關數據整理成冊，并移交到檔案管理人員，集中錄入數據庫，使我局人防工程檔案全部數字化，電

子化。

1.3 人防工程檔案信息化的標準和規范建設

管理性標準規范是檔案信息化建設中電子文件及電子檔案信息進行管理的規則，包括計算機安全，數字化檔案信息可信度、合法性等的確認，目前我人防工程檔案信息化建設主要包括電子文件歸檔和電子檔案管理，檔案信息的資源標識、描述、存儲、查詢、交換、管理和使用中，確定專人采集，經相關部門科室和管理人員確認再進行錄入數據庫，逐步形成具有代表性的人防工程檔案信息化的標準規范體系。

1.4 人防工程檔案信息化的應用系統建設

人防工程檔案信息資源體系的開發利用和檔案信息網絡建設需要有力的資金和技術支撐。應用系統建設初期信息技術應用工作量大、涉及面廣，主要是人防工程檔案信息的收集、管理、利用、安全、錄入等諸多方面關系著檔案信息化建設進度情況，沒有哪一個人或者部門能獨立完成此建設任務，必須優化人防人力資源，人防辦全體職員齊心協力建好信息化應用系統，讓人防工程檔案在信息化建設中體現出應有的效益。

1.5 人防工程檔案信息化人才隊伍建設

人才是科技進步和經濟社會發展的重要資源。是不可或缺的工作重心之一，檔案信息化人才也要加大引進力度，在政府“公開，公正，公平”的信息平臺下，積極探索出一條吸引人才，留住人才的新路子，拓寬人防工程檔案信息化人才隊伍建設的局面，打造人防工程檔案信息化發展多方面復合型人才隊伍。同時加大培訓力度，全面提升檔案管理人員計算機操作水平，繼續搞好以全國計算機應用技術等級為主要內容的計算機基礎知識教育，要進一步加強檔案管理人員檔案信息管理系統、公文處理系統等應用軟件的培訓，熟練掌握相關軟件。

2 加強人防工程檔案管理信息化建設的對策

2.1 建立人防工程網絡檔案系統

在人防工程系統內建設數字化綜合應用平臺。加強機房建設，強化硬件設備管理，保障檔案信息化工作有序進行。硬件設備是檔案信息化工作的基礎，而機房是檔案信息化工作的樞紐。根據高起點、高標準的要求，一方面，建設集安全、衛生、功效于一體的機房，另一方面，在提高硬件設備配置水平的同時，建立健全設備管理制度，為檔案信息化工作快速健康發展提供有力保障。建立健全人防工程內部服務網和公眾服務網，發揮人防網站的作用，使人防工程檔案網站成為宣傳人防工程檔案工作、開展人防工程檔案信息服務的窗口。促進人防工程檔案現行文件信息化的標準建設，根據人防工程檔案系統建設需求，采購必要的硬件設施，為人防工程檔案信息系統提供硬件基礎。提高人防工程檔案管理軟件的技術和應用水平，為保證人防工程檔案信息交換、實現人防工程檔案信息資源共享創造條件。制定人防工程檔案性細化管理策略、保障人防工程檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.2 加強電子文件的管理是做好人防工程檔案信息化建設的關鍵

1）目前人防工程檔案電子文件的載體穩定性差，容量小，易損壞，電子產品更新換代率居高不小。隨著計算機信息管理網的建立與發展，相當多的公告文件必須傳輸上網。為保證數據的可靠性和通用性必須按相關信息管理部門的統一要求進行了文件格式的轉換并上傳網絡中。對于不予以公開且具有保存價值的電子文檔，應交電子文件形成部門編目整理后交由信息化檔案部門管理員備存，各業務管理部門與檔案部門之間開通電子文件內網專遞專線，建立信息化檔案管理專用系統。

2）人防工程檔案電子文件歸檔所涉及部門、人員眾多，各個部門人員相互牽扯制約因素較多，僅依靠人防工程檔案信息化管理部門很難完成，應采取多種方式，以人防工程管理部門、信息化檔案管理部門、計算機信息平臺建設方結合的方法。三個部門的職能均采取相互協作，揚長避短，發揮各自的優勢，合力將人防工程檔案電子文件集中歸檔，共同打造檢索順暢，降低能耗，環境優美，保密性強的人防工程檔案電子文檔。

3）做好人防工程檔案歸檔電子文件的技術處理工作，實施人防工程檔案電子文件管理戰略。新型人防工程檔案文件材料的歸檔困難重重，這也讓人防工程檔案工作者切實踏入現行文件工作領域，應對大量人防工程檔案電子文件的接收、處置乃至存儲工作進行指導，保護人防工程檔案電子文件的原始信息，了解人防工程檔案文件信息重新組合的來龍去脈。通過采取新技術處理，將已歸檔的電子文件確定為“只讀性”文件，目的就是該電子文件只能讀（看）不能寫，即該電子文件是不可更改的文件，從而識別和保護人防工程檔案電子文件的原始結構，保證人防工程檔案電子文件的可靠性，與紙質文件一樣發揮社會效用。

綜上所述，加強檔案管理信息化建設，在檔案管理紙質化的基礎上轉型必要的舉措之一。人防工程檔案信息化在改善人防工程檔案安全性、便捷性、規范性等都有一定的進步，對以后人防工程檔案管理奠定了基礎，從而達到檔案信息化管理的本質目的。

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