大數據背景下事業單位檔案管理信息化研究

摘 要：檔案管理工作作為事業單位行政管理工作中必不可少的一項重要內容，對事業單位的運行和管理起著非常重要的作用。隨著時代的發展，大數據信息化技術的運用，對事業單位檔案管理工作提出了更高的要求，同時，事業單位如何有效的利用大數據帶來的便利進行檔案管理工作研究，提高檔案管理工作效率，實現檔案管理工作的規范化和信息化，也是目前而言值得探討的問題。本文通過簡述大數據時代下檔案管理工作的意義，分析目前事業單位檔案管理工作的現狀，并提出了一些大數據時代檔案管理工作的開展策略。

關鍵詞：大數據時代;事業單位;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.097

1 引言

隨著大數據時代的到來，對事業單位檔案管理工作的迎來了全新的挑戰，由于多種因素的影響，檔案管理方式的轉變除了由傳統的紙質檔案信息資源管理轉換到電子檔案信息數據庫以外，事業單位通過線上網絡系統進行檔案管理依然任重道遠。實現大數據在事業單位檔案管理工作的應用，便需從根源入手，了解目前事業單位檔案管理工作存在的問題，結合大數據技術的發展，才能進一步提高事業單位檔案管理工作的水平。

2 大數據時代下檔案管理工作的意義

1）數字化。隨著大數據時代的來臨，數字化時代已經開啟，檔案管理也受到了影響，需要進行數字化管理?；ヂ摼W技術為檔案管理在數字化的形成、存儲、管理、利用等方面上提供了現代化的手段與方法。因此，檔案管理需要跟上時代的腳步來進行改變，從紙質版檔案走向數字化檔案。

2）保密性。對于事業單位而言，無論是在以前的年代，還是處在當今的時代，檔案管理的保密性都是一個最為重要的存在。因此，隨著大數據時代的來臨，面對黑客的攻擊、網絡病毒的入侵，做好網絡安全的相關措施，保護檔案的安全，是當今時代檔案管理所面臨的重大挑戰。

3）便捷性。傳統的檔案管理具有一定的局限性，即檔案管理工作的效率較低，且很容易發生信息丟失的情況。大數據時代的到來，事業單位可以利用互聯網技術對檔案進行管理，例如可以在較短的時間內保存大量的數據信息、數據信息不易丟失、數據信息易于處理分析等等。總而言之，隨著檔案信息化的高速發展，數字信息越來越多，檔案管理數字化極大的方便了人們的生活。

3 事業單位檔案管理工作現狀分析

1）檔案管理制度不完善。由于檔案管理制度和管理辦法較為傳統，檔案管理信息化發展的程度也不足，與現階段大數據技術和信息化技術的發展脫軌。事業單位的領導者也沒有意識到檔案管理的重要性，對檔案管理中的建檔與歸檔都沒有產生足夠的重視，甚至還缺少完善的且最為基本的檔案管理制度，也缺少規范的操作程序。對于無論什么種類的管理活動而言，制度規范是必然的規范形式。事業單位的檔案管理制度是起著對實踐作出指導的作用，因為制度的建立要先于實踐，尤其是利用大數據處理檔案管理信息，實現檔案管理信息化發展，必須首先需要做到制度先行，但是隨著時代的不斷進步，公司現存的檔案管理制度已經不能夠滿足大數據時代對檔案管理的需要了，例如在檔案保管形式、多維信息的檔案管理、電子檔案管理等方面都管理制度都是缺失的。

2）檔案管理人員素質需要加強。隨著大數據時代的來臨，在對檔案進行管理的實際工作中，要求檔案管理人員需要把聲音、畫面、文字等來輸入到檔案管理系統中去，因此，對檔案管理工作人員的綜合能力的要求也越來越高，大數據時代對檔案管理工作者提出了更高的，必須熟悉大數據技術和檔案信息化管理流程，然而有一些檔案管理工作人員仍然保持著原有的想法，不愿意去改變，仍然運用原有的想法來對檔案進行管理，他們在實際的工作中常常會遇到各種問題，導致工作不能夠順利的進行。

3）檔案管理存在網絡安全隱患。當前，事業單位檔案管理存在網絡安全隱患。在檔案管理中，首先檔案管理人員的網絡安全意識不足，這就導致檔案信息很有可能發生缺失，這給檔案的網絡安全管理帶來了極大的隱患。其次，計算機的系統所處在的過程是動態的，且使不斷變化的，因此系統應用的安全性能并不是一直穩定的，在對檔案進行管理的過程之中，會有可能由于在檔案系統內部進行網絡資源共享，少數用戶對檔案信息的暴露導致被外部的人員竊取、傳播，這就造成了檔案信息泄露，甚至會導致檔案管理系統發生崩潰。在對檔案進行管理的過程之中，還容易面臨網絡病毒攻擊的風險。

4 大數據時代對事業單位檔案信息化建設的相關措施

1）檔案管理制度規范化。若想檔案管理工作做的優秀，那么就必須要具備嚴格且完善的檔案管理制度。因此，事業單位必須要重視并建立起完善的檔案管理制度，不光光要把檔案工作的每一項基礎性工作最好，還要符合新時代對檔案工作的要求，嚴格依法治檔。檔案管理的規章制度包含了文書檔案分類編號、文件資料收集標準、各類文檔的保密規定、借閱規章制度、整理標準、保管制度、文件歸檔制度與分類規定等等。

2）提高檔案管理人員素質。對檔案進行實施管理的直接負責人為檔案管理人員，而檔案管理對工作人員要求服務性高、專業性強，且需在思想觀念、文化程度、理論水平、專業素質等多個方面都具備一定的水準。合格的檔案管理人員不但要熱愛自己的工作，尊重檔案，且具備踏實嚴謹的工作作風與保密意識，由于檔案工作管理人員工作的性質與需要，檔案管理人員經常會與重要信息接觸，具備保密意識是至關重要的。因此，事業單位提高檔案管理人員的專業素質至關重要。事業單位要讓檔案管理員自身所具備的專業素質能夠與大數據時代的檔案管理工作需要相吻合，要定期組織檔案管理人員去培訓學習，可以通過專業技能培訓、學習觀摩、專家授課等多種的形式來將檔案管理人員的職業技能提高，從而跟上時代的腳步。

3）加強網絡安全技術。檔案管理信息的網絡安全包含了兩個方面的內容，即網絡運行安全與網上信息安全。網絡運行安全指的是在對檔案進行管理時，要求檔案管理的信息網絡軟件系統與硬件系統設計合理，能夠正常運行，管理人員管理嚴密，操作規范，讓整個網絡系統都能夠按先前規定的那樣正常運行，讓本應該發揮出來的功能正在的發揮出來。網上信息安全則指的是需要讓網絡中的檔案信息的存儲、傳輸這兩個方面的安全得到保證，檔案管理人員必須要保證檔案信息的有效性、真實性、保密性與完整性，而檔案管理新網絡的安全設計到了人文環境、硬件、物理環境、軟件、人員與信息等多個方面，這就要求技術人員需要對檔案管理的安全保密工作進行深入的分析，從檔案信息進口、傳輸、使用這三個方面上來采取相應的保護措施。

5 結束語

大數據時代帶來的管理信息化給事業單位檔案管理工作帶來了極大的便利，與此同時，大數據的真實性和安全性也為這項工作的進行增加了一定的挑戰和難度，為了更有效地實現檔案管理工作的順利進行，事業單位應提高檔案管理工作信息化管理水平，重視檔案管理工作的創新性與實用性，以此迎合新形勢下信息數據更新換代的飛快速度，切實做好事業單位檔案管理工作。

參考文獻

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作者簡介

江蓉（1983-），女，本科，副研究館員，重慶市渝北區中醫院工作，研究方向：探索利用信息化手段管理檔案。