文書檔案管理及其信息化應用

李秋

摘 要：文書檔案管理是檔案管理中的重要部分，各機關事業單位文書檔案管理記載了各項管理活動的信息，有文字信息、圖片信息等。隨著信息化技術的快速發展與廣泛應用，文書檔案管理引入信息化技術，使得文書檔案整理更加方便快捷，文書檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理效率，本文對大數據環境下文書檔案管理信息化應用進行了探討，為文書檔案信息化管理提供參考。

關鍵詞：大數據;文書檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.084

1 大數據下文書檔案管理的含義

隨著互聯網上各類數據量的急劇增長，大數據技術得到發展推廣，大數據是由數據體量巨大，難以被用戶及時獲取加工處理的數據，目前的主要軟件工具在允許時間內達到查詢檢索非常困難。大數據技術能夠對有價值的數據資源進行專業化處理，實現數據資源價值的增值。大數據環境帶來的信息風暴變革人們的生活習慣，同時文書檔案的數據量也急劇快速增長。文書檔案是整體單位生產經營管理中形成具有保存價值的原始文書記錄信息，包括文字、圖片、影像、多媒體等各種形式載體。文書檔案信息化是用現代信息技術，進行檔案的收集、管理、開發利用。進一步提高其利用價值，大數據環境下利用計算機技術為單位提供更為準確的服務，延長文書檔案的使用壽

命。文書檔案信息化管理主要包括數字化管理、網絡化管理與安全化管理。傳統意義上的文書檔案以紙質載體為主，檔案管理人員勞動強度大，工作任務繁重，檔案收集整理需占用大量的存儲庫房。大數據環境下數字化檔案可節省大量人力物力空間，同時數據更精確，查詢更方便。文書檔案信息化管理進行數字化處理，是由紙質檔案轉變為數字化電子檔案，文書檔案數字化建設是單位檔案信息化建設的重要內容。經數字化建設形成的企業文書檔案需要利用計算機網絡技術進行聯網，才能實現不同類型，不同網絡范圍內的用戶對檔案資源的共享使用。企業文書檔案網絡化管理是實現檔案資源共享的重要技術手段。企業文書當納網絡化利用包括網絡分類，網絡組卷，網絡檢索，網絡隔離，網絡下載等多種功能。企業文書檔案的安全保障問題是網絡化的突出問題，大數據環境的安全問題突出，需要在實際工作中不斷改進技術，加強保密措施，首先要防止由于工作人員操作失誤及網絡故障，網絡黑客攻擊等因素造成企業文書檔案損毀。其次，對涉及保密的企業文書檔案需采取相應的保密管理措施。企業文書檔案進行公開分級管理非常必要。

2 文書檔案信息化建設的意義

首先，文書檔案信息化管理有利于提高單位的文書檔案管理水平，如何利用信息技術提高文書檔案管理工作效率，是各單位檔案管理工作者面臨的問題，建設單位文書檔案信息化管理體系，有利于提高文書檔案管理水平。其次，文書檔案信息化管理有利于實現檔案數字化管理，現代信息技術擁有強大的數據計算、數字資源存儲、不同語言文字自動翻譯等功能。為實現文書檔案數字化管理提供了可靠保障。文書檔案通過數字化技術處理，變得更加規范高效，為信息化建設提供了基礎。再次，文書檔案信息化管理有利于文書檔案管理工作適應時代發展需求。現代化計算機技術，信息技術等科技水平迅速進步，只有實現文書檔案信息化管理，才能為生產管理工作的健康發展，提供檔案資源保障，適應時代的發展與科技進步的需要。最后，文書檔案信息化管理有利于單位文書檔案的利用共享。文書檔案配合單位檔案管理信息化系統，能充分地滿足為各類單位用戶、不同層次群體間的用戶提供文書檔案的檢索、存儲等多種需求服務。用戶可通過網絡系統進行有效的利用，使文書檔案在各種網絡范圍與地域范圍內實現資源共享。

3 企業文書檔案信息化管理中的問題

隨著檔案管理工作信息化建設加快，企業檔案管理工作方法發生很大變化。但運用不夠靈活，主要表現為文書檔案保存在檔案資料室中，以紙質載體保存限制檔案資料的查閱。影響了文化檔案管理工作的信息化進程。企業文書檔案管理包含很多具有參考價值的文件，具有一定的復雜性，檔案管理在收集歸檔中，涉及相關科室人員較多，收集的文件不夠集中，增加了管理人員的操作難度。文書檔案原始憑證是反映行政事務管理活動的歷史記錄，要保持文書檔案的完整性，最好采用原始的紙質化形式。目前采用紙質檔案保存形式主要由于其不易被修改。以往的檔案工作受到思想的束縛，導致企業使用文書檔案管理措施落后，檔案的收集，歸檔工作以人工形式進行。文書檔案使用時效不高，管理手續復雜，文書檔案紙質保形式容易受損。傳統的文書檔案管理模式仍是文書檔案管理的主要模式，檔案管理人員按順序登記文件信息，傳統的管理模式文書檔案存儲量巨大，增加了人工管理成本，由于沒有構建文書當綜合管理信息系統，導致信息查詢困難。落后的管理方式直接降低對文書檔案的利用。目前傳統的文書檔案管理理念依然存在，企業文書檔案管理工作習慣重藏輕用的思維方式，導致檔案管理人員忽視了檔案的體現價值。很多導致信息受阻的問題，如查詢浪費時間，登記程序復雜等。異地調取文書檔案資料不方便，很難實現空間轉移文書檔案。

4 大數據下文書檔案信息化建設

文書檔案建設主要任務是具備快速的數據處理能力，最終實現為用戶服務的目的。擁有各類具有價值的文書檔案，是文書檔案信息化建設的重要目標，信息化文書檔案增加了數字化文書檔案，如單位產品的宣傳課件、音頻視頻、產品數據庫等。對文書檔案加工處理內容，包括檢索的全面性與可選擇性，確定文書檔案的類型，時限等。文書檔案分類歸檔，包括單位內部、對外聯系，文書檔案資料可分為會議、歷史等檔案。文書檔案數據庫，包括各種文件、勞資的文書檔案數據庫。文書檔案網絡鏈接，包括區域范圍的網絡鏈接，如城域網、互聯網、專用網的網絡鏈接等。檔案資源的最終目的是為用戶提供利用，文書檔案在單位的生產、管理方面具有重要的參考價值，是為用戶提供各種檔案資源服務的基礎。可利用信息化檔案為用戶開展多種服務，如可利用電子郵件、網絡短信等現代化信息技術手段，為用戶提供文書檔案查詢服務。利用網絡硬盤等現代化技術手段，為用戶開展文書檔案遠程傳送服務。利用地域范圍的網絡，文書檔案資源，為用戶開展某種產品的檔案信息追蹤服務。大數據下企業文書檔案信息化管理工作難度更大，對從業人員提出了更高的要求。企業電子文件歸檔處于比較淡漠的狀態，日常管理工作中電子文件管理會為檔案管理工作帶來很多問題，要求當納管理人員具備一定的素質。實現傳統紙質檔案向電子檔案轉變，要不斷創新探索，加快掌握運用電子檔案的方法，努力改變傳統檔案管理模式，適應大數據時代信息化管理的需求。檔案管理人員要主動了解企業對檔案的需求，多樣化的檔案管理內容，要求檔案管理人員必須主動了解檔案使用者的需求，更好的滿足對檔案不同使用者的要求。

5 結語

大數據時代要求文書檔案管理必須加強數字化管理，文書檔案信息化管理有利于提升檔案管理工作效率，為單位生產經營管理決策提供科學的參考信息。必須大力推進單位的文書檔案管理信息化建設，提供有力的技術設備支撐，促進單位生產管理體系的高效運作。