分析事業單位如何全面實現綜合檔案數字化管理

張曉雯

摘 要：2020年6月19日，國家檔案局舉辦區塊鏈技術視頻專題講座，中央檔案館館長、國家檔案局局長陸國強要求，要加快厘清運用新一代信息技術實現檔案管理現代化的思路舉措。在“十四五”時期實現以信息化為核心的檔案管理現代化必須取得突破。因此，數字化轉型是“十四五”時期事業單位檔案工作的重點任務。檔案工作數字化轉型是指事業單位將檔案工作的管理對象、管理手段等由傳統向數字化轉變及依此提升檔案管理水平和效益的過程。

關鍵詞：事業單位;綜合檔案;數字化管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.077

隨著“互聯網+”時代的到來，各行各業均致力于數字化建設，事業單位綜合檔案管理也應如此。據調查得知，事業單位綜合檔案數字化建設均存在資金與設備匱乏、管理制度不完善、檔案管理人員專業素養參差不齊，跟不上檔案新時代發展的要求等一系列問題，嚴重阻礙了綜合檔案數字化建設進程，導致檔案管理差強人意，事業單位中的檔案管理難以取得創新性發展。為此，事業單位應深入探究，想方設法推動數字化建設進程，最大化開發與利用綜合檔案資料信息，確保各項工作順利開展，以此來促使事業單位早日實現綜合檔案信息化管理，為社會大眾提供優質檔案服務。

1 事業單位綜合檔案數字化管理意義

1.1 滿足檔案使用需要

數字化管理的實施，主要是利用信息系統來推動檔案管理，這樣就可以在檔案管理之中融入網絡化、信息化、智能化以及個性化的理念，也可以合理借助云計算、大數據平臺來做好檔案數據信息的處理，進而滿足事業單位對于檔案資源實際的使用要求。伴隨著事業單位改革的持續深入，檔案管理工作也從原本的傳統檔案保管逐漸朝著開放性的檔案資源體系建設發展。檔案管理需要注重對于完善管理體系的形成，強調檔案資源的實際使用價值，進而滿足各個事業單位以及大眾對于公共信息調閱與使用的要求。

1.2 提高檔案運行效率

新時期，事業單位開展檔案數字化管理，能夠實現檔案管理工作效率的提升，有效克服紙質檔案管理弊端，這樣就可以實現對檔案管理系統的優化，從而滿足建設戰略、管理設備、人力資源對應的優化配置處理。對于檔案室的發展，有利于對龐大檔案信息量的處理。通過數字化的管理措施，在滿足工作效率提升的同時，也可以滿足管理成本的降低，最終形成相應的運行管理體系，從而在實現上級行政機構服務、社會公益服務方面可以實現彼此的聯系，最終達到人民群眾、機關的檔案需求，在管理壓力降低的同時，可以實現檔案管理有效性的全面提高，最終推動檔案事業高速運轉。

2 事業單位全面實現綜合檔案數字化管理的幾點措施

2.1 注重數字化檔案信息數據庫建設力度

在開展檔案數字化建設進程之中，最為核心的部分是檔案數據庫建設，其直接關系到數字檔案管理的有序實施。所以，需要增強檔案信息資源數據庫建設力度，具體來說，還需要考慮到：第一，檢索型的檔案信息數據庫，主要是對于開放性的檔案，提供相應的目錄、范圍以及檢索。第二，文件型檔案信息數據庫，主要通過檔案文件的順利載入，提供網絡方面的檔案信息服務，并且最為關鍵的在于廣泛的檔案信息數據庫類型的有效使用。另外，對于電子文檔系統建設力度的加大。一直以來，電子文檔管理系統都是基于數字化的模式存在。對于各種電子文檔，其本身都會擁有錄入、修改、歸檔、查詢等配套的功能，這一系統，其本身擁有相應的數碼攝像與掃描功能，并且還能夠將原本的紙質信息內容實現數字化方面的轉化，然后針對轉化之后的電子文件，可以開展相應的科學化管理，其包含了簽發、起草、歸檔、審核等諸多事項，最終才能夠實現對存儲情況和使用情況的監控。

2.2 提供便捷信息服務

事業單位綜合檔案的服務對象為事業單位及社會大眾，所以在大數據環境下，利用綜合檔案信息化，增強信息服務的質量，向用戶提供不同需要以及類型，有價值的檔案資源，表現出了大數據背景下信息服務的特色。運用電子郵件、視頻以及網絡短信等相關信息傳輸方式，讓事業單位及社會大眾能夠對檔案信息予以有效的查詢以及利用。立足于網絡技術，構建信息資源共享平臺，進而讓檔案能夠實現開放式服務，同時通過檔案資源，有目的性地向事業單位及社會大眾提供服務、政策等相關信息，進而滿足其具體需求，促進信息服務質量及效率的提升。

2.3 構建完善綜合檔案電子管理系統

信息時代下，充分利用綜合檔案，不僅能夠為我國經濟社會可持續健康發展奠定扎實的基礎，還可實現事業單位部門信息交流與共享資源。綜合檔案是社會發展過程中全部信息全面、如實的記錄，它能夠將經濟社會發展進程全面展示出來，為各項決策提供信息。綜合檔案數字化管理過程中，事業單位應立足于自身實際情況，合理設計各項指標，迅速將以前紙質檔案信息轉變為電子數據。另外，構建檔案數字化管理系統時，不得忽視數據采集這一環節，在自然語言功能處理過程中，應根據術語設計相對應的索引關鍵詞，為事業單位及群眾查找提供便捷。

2.4 完善檔案管理安全保密制度

針對事業單位檔案管理，無論是組織文件，還是個人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能會對檔案所有者帶來一定的影響與危害。所以，在具體的管理環節之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的檔案，其對應的檔案保密的等級是存在一定差異的，同時，在實際的使用之中，還應該配套其管理權限，這樣才能夠保障信息的安全性不受任何的影響。第二，檔案管理人員應該具有保密意識和安全意識，能夠在需求的時候，打開需要的具體信息。第三，完善檔案和系統的加密處理，同時做好定期的檢查和維護，這樣才可以將隱患及時消除掉，確保檔案信息本身的安全性。

2.5 提高檔案管理人員的素質

事業單位檔案管理人員必須轉變傳統的檔案管理思想觀念，樹立數字化的檔案管理意識，同時積極學習和掌握先進的檔案管理知識和技能，才能迅速地適應檔案數字化管理工作的節奏，確保檔案數字化管理工作的順利開展。事業單位在開展檔案數字化體系的建設工作時，應該將檔案管理人員綜合素質和專業能力的提高作為首要工作目標，首先，加大檔案管理人員培訓工作的力度，合理運用多樣化檔案管理人員培訓方式的優勢，確保檔案管理培訓內容的全面性與實用性。比如，通過會議、視頻、學習手冊等方式向檔案管理人員普及檔案數字化管理的理論、技巧以及必須注意的事項，同時在檔案管理人員培訓過程中加入信息化技術應用技能培訓的內容，通過定期開展檔案管理人員業務培訓的方式，提高檔案管理人員的專業素質和技能。其次，加大高素質檔案管理人才引進工作的力度，促進事業單位數字化檔案管理團隊文化水平的有效提升。事業單位在積極推動檔案數字化管理工作時，應該制定完善的檔案管理人員考核機制，定期進行檔案管理人員專業技能的評估和考核，才能在促進檔案管理隊伍整體素質穩步提升的基礎上，為檔案數字化管理工作的高效開展提供全方位的支持。

3 結語

總而言之，在技術逐漸成熟的今天，事業單位檔案數字化管理能夠直接步入全新的階段。針對檔案數字化管理可能存在的問題，事業單位本身也能夠提高其對應的認識，能夠采取科學合理的策略來持續優化，這樣就可以滿足檔案管理和利用效率的提升，在保證檔案安全性的同時，也可以推動事業單位可持續發展，最終成為合格的服務型單位。

參考文獻

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