大數據背景下機關單位檔案管理工作創新分析

摘 要：機關單位中的檔案管理工作是機關單位能否正常運行的重要參考標準，在新時期大數據背景下，對于傳統的檔案管理工作面臨著重大轉型。而大數據核心本質就是對于信息的傳遞和處理，這讓檔案管理結合大數據有了初步的設想。本文嘗試在現有傳統機關單位內檔案管理工作的問題上，根據大數據背景進行創新分析和探索，希望能夠對機關單位在實際管理操作中，有一些新的感悟和想法。

關鍵詞：檔案管理;大數據;工作創新

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.074

引大數據時代的來臨，沖擊著社會的方方面面，信息的廣泛傳播讓所有跟數據相關的一切工作變得跟之前截然不同，作為同樣屬于資料信息儲存傳遞利用的機關單位檔案管理部門，也進入了檔案電子化，智能化，信息化的歷史新階段。只有不斷順應時代發展要求，努力跟隨時代腳步，利用技術和信息的不斷迭代轉化，才能更好地完成國家交予的新時期新任務。

1 大數據時代背景的特征分析

1）概念。大數據通常被認為是一定時間內對一個檢測平臺內的所有海量信息進行捕捉處理分析的數據綜合，它不僅是新時期對于社會發展，企業生產，人員管理等各個方面能夠做出指導意見的重要手段，大數據不僅僅是數據分析的產物，更是新時代對于信息處理的新階段。

2）特征。大數據的第一個特征是大容量，只有存儲分析的參考量足夠龐大明才能夠對于趨勢有一個準確的判斷。最終大量的數據如同萬流奔海匯聚在一起成為真正的大數據海洋。大數據的第二個特征是多樣性，由于數據量巨大，所以各種類型的數據都匯聚于此，信息形式也是各有不同。大數據的第三個特征是速度快，由于信息的傳遞瞬息萬變，使得處理信息的速度必須能夠跟上信息傳遞的速度，這也就要求大數據的信息處理速度非常快。

大數據的第四個特征是真實性，在信息傳遞處理之后依舊能夠保證信息的正確性，虛假或者錯誤的信息對于信息處理沒有任何意義。

2 機關單位檔案管理工作現狀

1）觀念陳舊。機關單位對于檔案管理的要求依舊處于舊的歷史時期，松垮含糊的低要求使得檔案管理工作出現嚴重的滯后性[1]。部分機關單位過分強調檔案涉密，使得資料信息傳遞過度緩慢，尤其是行政處理時，造成大量工作時間的消耗。

2）技術滯后。當前的檔案館工作存在一個嚴重明顯的問題，就是過分依賴人工的低效率工作方式，這導致實際的檔案信息不能夠物盡其用。低下的信息利用率也反過來制約了機關單位的整體的辦公行政效率，反復作用下，惡性循環使得整個系統運轉顯得艱難閉塞。

3）服務人員缺乏。由于大多數的機關單位的檔案管理人員配備較少，甚至出現兼職的情況，導致處理響應信息檢索的時候，顯得格外緩慢。為了應付海量的信息過濾，檔案管理人員不免出現人為因素的失誤和遺漏，這進一步影響了整體檔案管理工作的效率。

4）容易泄密。內容寫這里，傳統的檔案管理需要經常打掃衛生保持檔案清潔，過多的人員進出使得涉密檔案的安全性受到嚴重威脅，另外對于意外失火漏水等非自然情況造成資料的泄露和損壞也是傳統檔案管理工作中令人頭疼的一部分。最后就是關于涉密檔案管理人員的培養和選拔費時費力，有時涉密人員的無意舉動也容易造成資料泄密，產生無法估量的損失。

3 大數據背景下關于檔案管理的創新分析

1）順應時代，更新管理創新觀念

機關單位需要進行檔案管理的重新認識和再學習，通過學習過程中對于大數據的重新認識來轉變陳舊觀念。從基層的崗位入手制定完善科學的崗位人員指導手冊和檔案管理制度[2]。利用制度的力量規范人員工作方式，約束工作人員以前陳舊落后的工作習慣和思維慣性。對于數據的存儲和傳遞，利用電子信息的新型技術手段，并且記錄和監管也在線上一并完成，形成電子信息處理資料，完成工作的線上閉環，徹底解放原有工作之中的紙筆工作。在這樣的工作內容轉變之中，能夠幫助在崗人員提升自身效率，構建健康快捷的信息使用平臺，從機關單位的實際需求出發，完成復核單位發展運行要求的新型信息處理響應部門職能。

2）與時俱進，提升價值創新技術。要解決機關單位關于檔案管理工作中關于檔案信息利用效率低下的最根本原因，就必須花費重大資源對現有的管理信息技術進行徹底的升級和改造。通過建立云存儲，將機關單位的海量信息集合以各單位為單位存儲起來，通過專有網絡進行傳輸和傳遞過程最終實現各個部門的信息共享。由于信息是在云端進行傳遞和上下載，使得工作效率較以前得到了大幅提高。檔案管理人員也不用再通過人工尋找和傳遞信息，浪費大量的工作時間。通過云計算，能夠將不同崗位不同地方不同單位的海量信息進行統一處理，甚至對于不同行業的信息還能進行比對和關聯處理。這種龐大的計算能力大大的解放了檔案管理人員的工作內容，讓管理人員將工作的重點轉移到真正的信息管理上來。計算索引的強大功能也能夠滿足更多的使用者同時在線使用，這也從另一維度大大提升了整個機關部門行政的工作效率。

3）自我提升，培養人才創新服務。隨著大數據發展背景下信息發展的新時代，機關單位對于檔案管理工作人員的要求也步入了歷史新時期，這需要機關單位對于相關崗位的管理人員進行專業技術再培訓，另外也需要單位對于相關崗位相關技術的人才加大力度得以引進。只有做到以新帶新的引進轉化再提高的培訓形式，才能夠在最短的時間完成對于檔案管理人員的電子信息化轉型[3]。另外，對于人員的服務精神和專業態度也需要機關單位進行必要的系統培訓和學習考察。讓在崗的管理人員能夠接受更多符合新時代發展下的觀念轉變，鼓勵檔案管理人員能夠多于其他部門其他崗位的工作人員進行深入溝通和了解，從側面間接了解檔案信息傳遞的上下端，從而更能完成自己的本職工作。

4）查漏補缺，嚴格保密創新安全。對于傳統機關單位的涉密檔案處理，一直都是檔案管理人員耗時耗力的重要工作之一。在新時期大數據發展的影響下，如果本身的資料安全就存在嚴重問題，那么信息時代的加速作用只會讓原有問題更快更明顯的暴露出來。所以在原有對于涉密管理人員的制度管理之外，應該探索研究適合機關單位自身發展需求的網絡信息安全規章制度以及人員規范指導手冊[4]。跟原有泄密隱患完全不同的網絡隱患需要在崗人員不定時檢查提升計算機的狀態，必要時需要配合相關技術部門進行計算機的安全防護等級提升。配套專門的防火墻和安全防護配件，有關人員需要定時定期進行安全監測和隱患查找，避免出現安全漏洞。必要時候機關單位需要引進專門的網絡信息安全專業的人才進行在崗監測，這樣也便于在問題出現的時候能夠第一時間進行相應的補救，將信息泄露的損失降到最低。

4 結語

結束語內容，在當前的信息高速發展時代中，無論是機關單位內部的新需求，還是社會外部整個行業技術升級的新階段，都對檔案管理人員提出更為全面的時代要求。為了打造一個更能符合國家時代要求的新型機關職能單位，能夠更好更快更科學的完成國家交予的任務和使命，就需要在科學加持的大數據基礎之上，結合現有信息管理工作現狀進行蛻變和升級，從觀念，技術，人員和安全等角度全方位為我國的新信息存儲傳遞體系建成打下基礎。

參考文獻

[1]寧慧敏，大數據背景下事業科研單位人事檔案管理的創新探究[J].人才資源開發，2016，（2）.

[2]王玲玲，新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革研究[J].企業改革管理，2015（18）.

[3]夏楓，新形勢下事業單位檔案管理創新于服務模式的改革研究，[J].辦公室業務，2015（12）.

[4]劉欣欣，試析大數據時代下檔案管理的價值提升[J].赤子（上中旬）.2017（3）.

作者簡介

王素玲（1966-），女，內蒙古赤峰克什克騰旗人，館員，大學本科，研究方向：檔案管理。