政采模式下高校圖書館紙質圖書采訪中的問題及應對措施

鐘冬梅?黃亮

摘 要：文章介紹了高校圖書館紙質圖書采用政府采購模式采購的優點，分析了政府采購背景下高校圖書館紙質圖書采訪中遇到的問題，并針對問題提出了相應的應對措施。

關鍵詞：政府采購;圖書館;圖書采訪;優點;應對措施

目前，高校圖書館的紙質圖書經費大多來自國家財政撥款，所以基本上都是采取政府采購的方式采購紙質圖書。政府采購相對于學校自行采購或圖書館自行采購，具有以下優點：政府采購又被稱為陽光采購，采購過程遵循“公開、公正、透明”的原則，保障了?？顚Ｓ?，避免了貪污腐敗;另外，在政采模式下，書商會競相推出免費為圖書館提供圖書全加工、零星采購快速通道和專題采訪數據等增值服務來提高自身的競爭力，一定程度上保障了圖書館利益最大化[1]。但紙質圖書政府采購模式也存在圖書經費下撥晚、招標環節時間長、下訂單環節時間長、經費不跨年等問題，如何避免或解決這些問題成了做好高校圖書館紙質圖書采訪工作的關鍵。

1 存在的問題

1.1 圖書經費下撥晚

國家財政撥款下撥到學校后，學校通知各單位上報經費預算計劃，然后學校各級部門層層審批，有時還需對經費預算計劃進行二次調整。因此圖書經費下達到圖書館都比較晚，一般都要到每年的6月左右。

1.2 招標環節時間長

紙質圖書經費審批后，圖書館才能向學校招標中心發出采購申請，經批準后才可以啟動招標工作。招標項目啟動并指定了招標代理公司以后，才開始準備招標文件。而招標文件的起草，首先需要經過主管領導、招標代理公司、學校招標中心之間多次反復溝通，最終才能確定招標文件初稿。其次是邀請專家對招標文件初稿進行專家論證并形成招標文件修改稿。最后對招標文件進行各級會簽形成招標文件的定稿。這個過程較復雜，耗時也長，一般要1個月左右。

招標過程也要花很長時間，通常公開招標需要23天以上、競爭性談判需要6天以上、競爭性磋商需要13天以上[2]。然后是確定圖書采購合同，招標過程一般也要花1個月左右。

從準備招標文件到招標結束，整個招標環節需2個月左右，因圖書經費一般要每年的6月下撥到圖書館，所以招標工作一般都是在暑假中結束。

1.3 下訂單環節時間長

因圖書招標工作一般是在暑假中結束，9月份開學后，采訪人員才開始整理訂單，然后訂單經部長、館領導逐級審批，有的高價圖書訂單還要上圖書館館務會審批。圖書訂單審批這個過程這個周期一般也要一周左右。

1.4 經費不跨年

多數高校圖書館紙質圖書經費是?？顚Ｓ茫耶斈杲Y算，不允許垮年使用，必須在當年12底學校財務扎帳之前付完當年圖書款。由于招標工作一般都在暑假中結束，從9月初到12月底就要完成發訂單、配書、圖書到館、圖書加工、圖書驗收等所有工作。由于時間短任務重，很難做到對所有已加工的圖書進行合格驗收。在這樣的情況下，必須要在12月底付圖書款的話，就顯得匆忙，存在較大的經濟風險。

另外，采訪工作一般從1月初開始，但要9月份才可以發單。由于有的圖書初次印刷的冊數不多，如果初次印刷時沒有及時下單，逾期就很難買到。所以這段時間做的訂單，到書率非常低。經費不跨年會使前一年12月底及上半年出版的圖書無法及時下單采購[3]。

1.5 低價惡意中標

部分規模較小的企業采用低價中標的策略，但其供貨能力和服務能力都較大企業差，配書時甚至可能把一些盜版圖書、有質量問題的圖書混雜其中，甚至拒絕提供經濟利潤少的圖書，這將大大影響圖書質量和館藏結構。

2 解決問題的途徑

為了更加直觀地展現圖書采購的整個過程，同時也為下一步的工作優化及問題解決提供一個量化的基礎模型，我們先將上述各項工作繪制為圖1所示的圖書采購常規工作流程圖，然后再分步討論解決途徑。從圖1可見，正如上文所說，采訪的第一階段持續時間長而效率低下，而采訪的第二階段時間短暫但工作量很大;同時9月到12月間集中了大量需要完成的采購環節。很明顯，如果按照這樣的工作流程，我們全年的工作分布就很不均勻，不但效率低下，還容易出錯而導致經濟損失、影響圖書館的聲譽。

2.1 圖書經費下撥晚

紙質圖書是圖書館每年都必須要采購的，根據學校的招生情況以及教學評估的要求，學校優先確保這項資金，并固定地列入每年的經費預算，免批。這樣就不必等資金下來，過完年開學就可以啟動圖書招標工作，招標結束后就可以立即發書單，這樣就能確保5月初就可以發訂單。另外還可以一次招2年，下一年就不用招標了，過年開學就可以直接給書商發訂單，整年都可以發訂單，每個時期新出版的圖書都能及時采購到，確保館藏的完整性。讀者也能及時閱讀新出版的圖書，尤其是當年的考試類、計算機類及暢銷類等時效性圖書。因為需收到所有加工好的圖書，驗收合格后才付款。需要付圖書款時，圖書經費早就下來了。

2.2 招標環節時間長

及時關注經費是否下撥，一下撥就立即向校招投標中心申購，并隨時關注采購項目的申請狀態，提醒領導及時完成每一步申請的審批。事先起草好招標文件，并通過圖書館層面的審核，等采購方式審批下來并指定了招標代理公司后，就可以第一時間與招標代理公司、學校招標中心溝通。確定招標文件及圖書合同的每環節都及時跟進，提醒相關審批人及時審批，這樣也能節約不少時間。招標環節選用耗時相對較少的競爭性磋商采購方式，也能加快招標環節的進度。

2.3 下訂單環節時間長

事先做好圖書訂單匯總及審批工作，等招標結果公示結束后，立即把審批好的訂單第一時間發送給書商，并要求書商及時配書。這樣就能提早些時間把訂單發給書商，從而提高圖書配到率，減輕采訪人員的壓力，加快圖書到館速度。

2.4 經費不跨年

向學校財務處申請經費跨年支付，今年的圖書經費允許在明年六月份之前支付，這樣一年中的每個時期都有可用的圖書館經費，隨時都可以發訂單，每個時期出版的圖書都可以及時采購到。這樣很大程度上保證了圖書的到書率，圖書的延續性也得到保障?，F在大多數高校都實行圖書全加工外包，這樣就有充分的時間保證收到所有所有加工好的圖書驗收合格后付款，就規避了經濟風險。

無法做到經費跨年的高校圖書館，勢必引起出版冊數少的圖書由于經費問題無法及時采購，造成館藏缺失。針對這一情況，圖書館應要求采訪人員，對缺藏的圖書進行查漏補缺。補缺方式主要有從網上書店購買、向出版社或作者求購等。對個別無法購買到又很重要的圖書，只能向別的圖書館借來復印。

2.5 低價惡意中標

可以從以下兩個方面避免書商低價中標，首先嚴格做好書商的資格審查：要求供應商必須具備省級以上（含省級）出版發行管理部門頒發的出版物經營許可證;具有獨立承擔民事責任和相應的履約能力，有能力提供本次政府采購的貨物和服務;具有良好的商業信譽和健全的財務會計制度并提供證明材料;有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄;參加本次政府采購活動前三年內，在經營活動中沒有重大違法記錄;提供履行合同所必須地設備和專業技術能力的承諾函;在“信用中國”網站和中國政府采購網網站查詢不在期限內的處罰紀錄[4]。其次是不接受聯合體商家，并將到書率、到貨周期、零星采購能力、新書發貨差錯率、圖書加工的差錯率、圖書加工周期、圖書清單包含的信息、采訪數據包含的信息、服務能力（近兩年與其有合作關系的高校圖書館的家數，同一家圖書館算一份，提供合作證明。）、業績（近兩年與其有合作關系的高校圖書館的合作的營業總額。）等列入評分表，計算分值。以便圖書館選擇信譽良好、資金雄厚、規模大、供貨能力強、服務能力強的優質書商。

3 綜述

從項目管理的角度出發，圖1所示流程包括了近6個月的無效工期，大大延長了流程圖的關鍵線路，導致項目周期達到了12個月之多;通過第二部分論述的解決策略，我們發現圖1所示的工作流程圖發生了如圖2所示的明顯變化，不但使工作安排在時間上分布更加均勻，還有效地將采購周期縮短到了8個月。

針對第一部分“存在的問題”，文章分步討論了問題解決的途徑，主要思路和方法可以歸結為三點。1）打破常規采購模式：動用學校預算經費，避免因等待圖書經費下發而延誤圖書訂單的發出;2）改變工作作風：由于政采審批流程過長，因此我們要將被動的等待轉變為積極的督促，實時跟蹤審批的每個環節，做到流程到達哪個部門電話就到達哪個部門，避免因審批人員的疏忽而延誤時間;3）借鑒項目管理的方法，優化采購各環節的實施順序和時間，有效縮短了項目運行周期。

4 結語

紙質圖書采訪工作是圖書館最重要的工作之一，直接影響到圖書的館藏結構。目前大多數高校圖書館都是采用政府采購模式采購紙質圖書，應根據本館的實際情況，查找采購過程的每個環節存在的問題并解決問題，才能為采訪工作的順利開展進行提供保障。進而改善本館藏書結構，提高圖書的利用率，做到合理使用圖書經費。為學校的教學和科研提供強有力的圖書資料保障。

參考文獻

[1]張艷菊.政府采購背景下高校圖書館圖書采訪工作研究[J].河南圖書館學刊，2016（6）：17-18.

[2]https：//jingyan.baidu.com/article/a681b0de444cfa3b184346f2.html

[3]侯皖紅.政府采購模式下圖書館圖書采訪的利弊分析及對策研究[J].中國中醫藥圖書情報雜志，2016，40（2）：35-38.

[4]郭春蘭.政府集中采購背景下公共圖書館提升圖書采訪質量探討[J].中國中醫藥圖書情報雜志，2017（5）：35-37.

作者簡介

鐘冬梅（1980-），女，漢族，江西隴南人，碩士，館員，主要從事圖書館工作。