淺析信息時代如何做好檔案管理工作

焦陽

摘 要：隨著信息化進程不斷推進下，如何做好檔案管理對于一個學校來說有著非常重要的意義。基于信息技術不斷進步下，原有的檔案管理方式已經不再適用于新時代管理方式，尤其是對一些學校來看，檔案管理起著非常重要的作用，只有緊跟信息時代發展，做好檔案管理工作才是當前學校面臨的主要問題。

關鍵詞：信息化;檔案管理;創新

由于檔案管理存在一定的復雜化和多樣化，在管理過程中，存在管理、內容以及形式上都存在很大的差異化，因此，檔案管理面臨著創新和改革。信息化時代下，對學校檔案管理帶來了新機遇，只有對檔案管理不斷創新，才能提升學校檔案管理的水平。如果學校在檔案管理中，仍然采用以往的管理方式，肯定會受到影響，只有結合時代發展要求，加強管理方式，引入信息化技術，從而達到提升檔案管理專業化水平，提升檔案管理效率。

1 信息化時代下檔案管理創新的必要性

信息時代來臨下，每天都產生大量的信息，對于學校來說，如何將信息做到有效的利用形成檔案成為檔案管理工作的重要內容。時至如今，效率至上已經成為當前時代發展的主要目標，提升工作效率也是工作管理內容的名詞。在當前信息化時代發展下，不論是任何一項工作，想要提升管理效率，都離不開信息技術的支撐，但結合學校檔案管理實際情況來看，很多檔案管理仍然停留在傳統的管理模式中，極其容易造成檔案丟失的發生。其中，檔案管理是學校中一項非常重要的工作內容，由于檔案管理工作涉及的工作內容較多，也具備一定的細致化，不僅關系到學校發展進程，同時也關系到員工的利益，甚至會影響社會的健康發展。

2 信息時代下檔案管理存在的問題

1）檔案管理缺乏標準化。很多人認為，一個學校在檔案管理上的投入過多或過少都不會有非常大的影響，過多的投入也不能過多的為學校創造過多的經濟效益，因此，很多學校認為在檔案管理上的過多投入是不必要的，只有成立簡單的部門，安排人員對檔案管理對信息收集就可以達到。學校缺少標準化的管理，只有將檔案管理工作內容進行規范化和標準化，才能提升工作效率。目前，檔案管理缺乏標準化主要表現在系統建設形式和層次管理上，導致檔案管理工作整體服務性和開發性較差，最終影響檔案管理工作的正常開展。

2）管理方法傳統。傳統的管理方式是導致工作效率低下的主要原因，同時也是檔案管理中主要突出的問題。傳統管理方式主要表現在檔案信息存儲、信息編寫等方面，同時很多檔案管理仍然采用手工編寫的方式，這樣日積月累問題便逐漸顯示出來，再加上檔案管理信息失真現象發生的越來越頻繁，學校在檔案管理中，仍然使用檔案袋管理的方式，如果檔案信息使用次數頻繁，就會增加檔案信息丟失的概率，在使用檔案過程中，需要浪費較多的時間進行查詢，同時也需要浪費大量的人力和物力，因此，只有對傳統的管理方法進行創新，才能增加檔案管理工作效率[1]。

3）缺乏高素質的檔案管理人員。信息時代背景下，檔案管理工作實現信息化管理，需要高素質的檔案管理人員，當前，檔案管理工作重視程度較低，檔案管理人員大多從學校內部選擇人員進行兼職，缺乏檔案管理的專業人才，部分管理人員雖然具備一定的檔案管理專業知識，但是信息化能力不足，只有具備檔案管理專業素質和信息化能力，才能適應新時代檔案管理工作的崗位要求。素質高的檔案管理人員是提升檔案管理人員的首要前提，高素質人員在市場中尤其重要，同時也保證了學校正常運行和發展的前提，只有緊跟時代發展潮流，才能緊跟時代進步腳步。

3 信息時代背景下做好檔案管理的相關對策

1）提升檔案管理人員工作意識。檔案管理工作人員的管理意識是保證工作順利開展的前提，想要做好檔案管理工作，對管理層的管理人員要求就更高，管理者只有意識到檔案管理的重要性，并認識到檔案管理的價值，才能保證檔案管理的有序性[2]。首先，檔案管理人員在檔案管理過程中，要提升自身的管理意識，并在工作中不斷進行反思和總結，其次，要及時改正工作中出現的錯誤，提升管理人員對信息化的正確認識，讓信息化融合到檔案管理中，為學校檔案管理提供更多的服務，才能保證學校檔案管理的有序性。最后，可以建設檔案管理工作人員信息監督管理機制，減少信息檔案丟失的發生，將工作責任落實到個人，全面規范工作人員行為，嚴格按照工作要求管理檔案。

2）創新檔案管理工作模式。基于信息時代不斷發展下，保證檔案管理工作的正常運行，不斷創新檔案管理模式，才能有效的提升工作效率。檔案管理工作模式的創新可以通過以下幾點進行提升：首先，建立系統化檔案管理工作模式，用其來約束工作人員自身的工作行為，提升檔案管理工作積極性[3]。其次，建設健全的信息管理系統，基于信息和大數據時代發展下，只有利用計算機和互聯網才能提升檔案管理工作效率，改變傳統的工作模式，建立健全的信息系統，實現檔案信息管理化。最后，還要提升檔案管理人員自身的工作素養，不斷進行學習，提升自己的工作能力。學校只有重視檔案管理工作，全面進行系統化和信息化的培訓，保證工作人員綜合素質的不斷提升，并對工作進行及時總結和完善，才能做好檔案管理工作。

3）完善檔案管理工作制度。制度是一切工作的前提和依據。尤其是檔案管理工作，其工作內容涉及范圍廣，工作細致，同時還具備一定的動態性，在進行管理中，要對檔案進行檢查、登記，對于新出現的檔案信息還要進行及時補充，因此，對于檔案管理工作人員來說，只有完善的工作制度，才能保證工作的順利進展，同時也可以保證信息檔案的真實性，提升整體管理效率[4]。另外，在完善檔案管理工作制度過程中，可以建立監督管理機制，達到規范工作人員行為的目的，提升管理人員的服務意識，保證檔案管理工作的細致性，整體處于一個良好的管理水平。

4）提升檔案管理的安全意識。檔案管理工作本身就是一項保密工作，因此，網絡信息時代下，建立檔案信息管理安全化，保證檔案管理的安全工作是非常重要的。檔案信息是當前發展的一種資源，在加上網絡平臺具備一定的共享性，及其容易被一些居心不良的人利用，修改信息，造成信息檔案出現失真的現象。檔案管理已經從原有的紙質檔案管理轉變為電子版檔案，這樣極大程度的提升了檔案管理的便利性，但一些別有用心的人為了達到自己的目的，對信息進行修改，會出現信息失真的發生。網絡中存在較多的木馬、病毒，都會給檔案帶來影響，只有提升檔案信息的安全意識，做好安全防護意識，及時更新網絡安全防護系統，并做好檔案備份工作，才能促進檔案管理工作的順利開展[5]。

4 結束語

綜上，“創新”是信息化時代發展前進的方向，在學校發展過程中，只有不斷進行管理創新，才能在現有競爭激烈的市場上占一席之地，更好的適應市場，對于檔案管理來說，只有結合時代發展要求，才能有效的提升檔案管理整體水平，從而發揮真正的作用。檔案管理是學校資料存放的地方，在加上資料檔案涉及的內容比較廣泛，對檔案管理方式進行改變成為必然的趨勢，只有做好檔案信息安全管理工作，定期檔案備份工作，才能保證檔案管理工作的順利開展。

參考文獻

[1]秦越.信息時代戲劇檔案的編纂和管理研究[J].檔案管理，2020，（3）：76-77.

[2]童文凌.信息時代辦公室檔案管理工作創新分析[J].辦公室業務，2020，（8）：118，120.

[3]姜霽純.信息時代辦公室檔案管理工作創新研究[J].辦公室業務，2020，（8）：115-116.

[4]郝學山.信息化時代機關事業單位檔案管理現狀與對策[J].神州，2020，（12）：293.

[5]魏亞盟.大數據技術時代檔案信息管理思維與方式的變革[J].辦公室業務，2020，（8）：81，105.