淺談做好機關文書檔案管理工作的幾點建議

劉幽燕

摘 要：分析總結機關文書檔案管理流程并提出建議

關鍵詞：文書;檔案;管理;整理;歸檔

機關文書檔案工作是各機關事業單位基礎工作中的一項不可缺少的重要內容。機關文書檔案是行政機關在行政事務管理活動中產生的，它記錄了一個行政機關所從事的各類管理活動，能夠客觀地反映一個行政機關黨組織、行政實施的過程，也是工作業績和管理水平的歷史記載與再現，能為今后拓展業務奠定堅實的基礎，是領導決策的重要依據。文書檔案的管理，涉及檔案收集、整理、立卷、歸檔、利用以及銷毀等銜接有序的過程，現結合筆者工作實際，對如何做好機關文書檔案管理工作做出幾點建議：

1 設立檔案管理部門并強化檔案部門的職能

各單位對檔案應實行集中統一的管理，應設立專門的檔案部門，并強化檔案部門的職能，比如：將檔案部門歸入單位辦公室管理，這樣更有利于相關政策、制度、規定的制定與執行，檔案相關的硬件設備與場所也能及時落實到位。只有單位領導重視檔案管理工作，強化檔案部門的職能，檔案管理工作才能規范有序的進行下去，并為單位的持續發展提供有力的依據與保障。

2 制定、完善相關規章制度、管理辦法

單位應根據實際情況并結合國家標準，制定適合本單位的《機關歸檔文件收集與整理細則》及《檔案管理辦法》，可規范文書檔案的整理、歸檔和管理流程。單位里的機關部門，收集整理文件材料的工作一般都由部門文書來完成的，而部門文書大都非檔案專職人員，且經常更換，在歸檔時，往往不知從何下手，此時就可參照整理細則進行文件的收集、整理和歸檔;而單位辦公室和檔案管理部門可根據管理辦法對本單位檔案進行有效和規范的管理。

3 制定檔案分類方案

“機關檔案應按照其內容和載體的不同，制定統一的分類方案，分類應保持前后一致，不能隨意變動”，單位應結合部門機構職能，來編制本單位檔案的分類方案。分類方案的編制既要系統全面，又要能隨著時間的推移、部門的更改能擴充、伸展。分類方案是具體指導全宗內檔案歸類和系統化整理的大綱，是一種比較具體的立卷規則，是搞好文書立卷工作的基礎，并且有助于新手及早熟悉檔案業務，有利于機關檔案工作的條理化和規范化，是文書立卷的指導文件。

2000年12月6日，國家檔案局頒布了《歸檔文件整理規則》，它以簡化整理，深化檢索為宗旨，對原有的歸檔文件整理方法進行了改革，取消案卷整理，代之以件為單位新型的整理方法。分類方案也應參照簡化立卷的宗旨來進行文書檔案的分類與編制檔號，根據本單位實際情況編制好分類體系。

4 制定《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》

單位可根據2006年國家檔案局8號令精神，制定或完善本單位的《機關文書檔案歸檔范圍與保管期限表》（以下簡稱《表》）。此《表》是文件歸檔和檔案鑒定工作的重要依據，是歸檔和鑒定工作的標準，它的質量高低直接關系到歸檔文件的完整程度。有些單位可能早已制定，但是隨著單位里各部門組織機構及職能的變動情況，可能很多原有的文書歸檔范圍與保管期限已不能涵蓋所有應歸檔文件材料，為確保文件的完整準確歸檔，這時就需要及時修訂原《表》。建議調整與新增的機關各部門，應根據工作職責擬定部門產生的文件材料內容，檔案部門羅列整理后與單位辦公室商議，劃分歸檔范圍與保管期限，修訂完善原《表》。

5 在OA系統里完成文件的分類、歸檔

在如今網絡化、數字化的大環境下，為了提高辦公自動化、實現無紙化辦公，單位可根據實際需求，購買或開發適合本單位使用的辦公自動化OA系統，來完成單位日常的文件收、發文等公文管理。在開發、完善OA系統時，可把文件的分類、歸檔穿插到文件形成、傳遞、完結的各環節，各部門文書可通過在文件收、發文傳遞，最后辦結歸檔時做的系列操作，來自動完成文件的保管期限、部門分類及歸檔轉入檔案系統的整個流程，這樣歸檔工作在日常的公文辦理時就已完成了，方便快捷，做到了文件的及時在線歸檔，減輕了工作量。

6 制定相關考核機制

單位各部門負責人往往對檔案的及時整理歸檔認識不足，如果制定相關機制來進行定期考核，跟年度績效掛鉤，比如把各部門文書檔案的歸檔工作納入每年的績效考核指標中，則能督促各部門檔案的收集、整理與歸檔，并及時移交單位檔案部門。檔案部門可引導各部門文書根據單位制定的《機關歸檔文件收集與整理細則》來收集整理文件，根據《機關文書檔案歸檔范圍與保管期限表》來確定文件的歸檔范圍與保管期限，編寫規范的歸檔文件目錄與移交清單，經檔案部門檢查核對后辦理歸檔文件移交。檔案部門在整個過程中，應積極引導、答疑與督促，讓各部門每年的文書檔案歸檔工作融入日常工作中，形成規范的管理流程。

7 加強機關文書檔案管理人員綜合素質的培養

檔案管理人員的知識水平和工作水平直接影響著檔案管理的水平，目前各單位配備的專職檔案人員數量有限，單位內各部門的文書檔案的收集歸檔又大多是部門文書完成的，要加強檔案人才隊伍的培養，除了加強專職檔案人員的培訓，組織檔案人員報名參加檔案專業機構組織的檔案專業知識培訓班，提高他們的專業技能水平與政治素養，還應對各部門的文書人員加強檔案業務知識的培訓，定期開展檔案業務知識培訓班，或通過網上繼續教育培訓等多種途徑提高文書人員的業務水平和實踐能力，從而使文書、檔案人員隊伍整體素質不斷提高。建議單位不但應注重檔案人才的培養，而且還應穩定檔案干部隊伍，避免檔案專業人才的換崗、流失，獎罰有度，留住有技術有經驗的檔案專業人員。

8 檔案規范化管理達標評估

檔案工作規范化、標準化是實現檔案管理現代化的重要環節。在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作，文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，應樹立文書工作規范化與檔案工作規范化同行的工作指導思想，在實際工作中，把好文書工作規范化、標準化的入口關。同時在管理上可通過申請檔案規范化管理達標評估來促進本單位檔案管理的水平，通過評估標準來推進檔案規范化管理工作，優化文書檔案管理工作的流程，從檔案收集、整理、保管、統計、鑒定、借閱利用、業務指導各方面工作進行全方位的規范化管理，從而使單位的文書檔案管理工作步上一個新臺階，更加科學化、合理化。

9 結語

文書檔案只是各類檔案中的一種，做好文書檔案的管理工作，強化檔案管理職責，不斷地更新檔案管理理念，是奠定單位持續健康發展、實現經營戰略的堅實基礎，對提升各單位市場經濟競爭力具有重要意義。牢固樹立檔案服務意識，不斷提高管理水平和歸檔文件質量，讓檔案人更好地為本單位的經營發展貢獻自己的一份力！