信息時代如何做好電子檔案安全管理

黃廣明

摘 要：信息時代對各行各業的發展對產生了深刻影響。對于電子檔案而言，因為其處于網絡環境中，所以安全問題成為檔案業界關注的焦點之一。為了提升電子檔案安全性，加強安全管理是非常重要的。文章首先介紹了信息時代做好電子檔案安全管理的重要性，再分析目前管理存在問題，最后提出了相關的有效策略，希望對促進電子檔案安全提供借鑒。

關鍵詞：信息時代;電子檔案;安全管理

信息時代的到來對電子檔案管理提出了更高要求，其中安全管理是重中之重，可以保證檔案的完整性、準確性。因網絡環境具有開放性、復雜性的特點，電子檔案容易遭受病毒、惡意軟件的侵害，造成泄露、被篡改、被污染等的威脅。基于這種情況，信息時代電子檔案管理要增強安全意識，構建出完善的安全體系才能不斷提升電子檔案管理水平。

1 信息時代做好電子檔案安全管理的重要性

信息時代，電子檔案的管理發生了重大變化，需要重視安全管理。首先可以保證檔案的安全性。檔案一般都是比較重要的資料，涉及個人、單位、企業的信息，如果泄露或被篡改將會造成巨大經濟損失，做好安全管理可以有效避免電子檔案遭受威脅，這也是檔案從業人員安身立命的根本。其次可以創建出安全管理的環境。在信息時代背景下，面臨著信息革命的挑戰，建立一套電子檔案的防御和利用體系，有助于提高電子檔案管理效率。再次提升檔案利用價值。檔案本身具有重要價值，一旦出現泄露或者丟失情況其價值就會有所下降，很難發揮出有效作用。加強安全管理可以保證檔案的有效性，便于人們進行利用，處理工作、學習上的事情。最后符合電子檔案發展需求。在電子檔案發展過程中，安全管理是重點所在，因此要順應信息時代發展需求，提高對安全管理重視程度，消除不利因素的影響。信息時代做好電子檔案安全管理具有重要意義，因此要積極開展[1]。

2 信息時代電子檔案管理的變化

隨著信息時代到來，很多先進技術被應用于檔案管理中，加快了電子檔案管理模式改革。在傳統模式下，檔案主要是紙質形式，而且采用人力管理方式，不僅要耗費大量時間和精力，還會受到人為主觀因素影響，導致工作中出現失誤。為了適應社會發展需求，才產生了電子檔案，其具有較高自動化和智能化水平，完全可以實現自主檢索，提升了工作效率和質量。在過去很長一段時間內主要采用粗放型管理方式，效果不是很好，而且管理中容易出現問題。檔案管理機構較多，相互之間處于獨立狀態，容易出現重復管理情況，無形之中增加成本投入。電子檔案采用邏輯管理模式，對計算機技術、網絡技術、互聯網技術進行整合，可以發揮出更大作用，實現最大范圍的知識共享。檔案管理向社會服務過度。受到傳統理念影響，認為檔案是保密的，不能對外公開，一定程度上限制了作用發揮。信息時代，電子檔案除了滿足基本需求外，還具有社會服務職能，實現了作用最大化目標[2]。

3 信息時代電子檔案安全管理存在的問題

3.1 安全管理意識較差

大部分檔案管理人員安全意識比較差，思維理念依然停留在傳統工作層面，導致實際工作效果不是很好。有的檔案管理人員已經工作了幾十年，年齡較大，接受新理念、新技術速度較慢，無法適應電子檔案安全管理需求。雖然現在構建了電子檔案安全管理體系，但是仍然存在不足之處，這對安全管理水平會產生不利影響，可能會引發安全問題。信息時代電子檔案安全管理具有重要意義，部分人員已經轉變了理念，但是認知水平較低，存在很大局限性，無法保證安全管理質量。認為只要做好電子檔案日常管理工作就可以，不必過于在意安全管理，在這方面比較缺失。思想意識決定著實際行動，如果對電子檔案安全管理缺乏正確認識，那么就很難滿足工作需求。為了滿足發展需求，電子檔案管理人員要增強安全意識，明白信息時代電子檔案安全管理的重要性，并嚴格按照規定要求去執行，不斷提升電子檔案安全管理水平。

3.2 安全管理制度缺乏

制度是電子檔案安全管理的重要保障，在實際工作中可以發揮出有效作用，提升安全管理的規范性、科學性，避免不利因素影響。從目前情況來看，管理制度比較缺乏，無法滿足實際需求，是安全問題發生的重要原因之一。制度內容方面比較落后，信息時代下電子檔案安全管理瞬息萬變，每天都會出現新問題，如果制度一成不變，會出現不相符合的情況，導致管理水平降低。制度執行力較差，很難有效落實下去，容易產生形式化問題。管理人員在解決問題時不會依據相關制度，而且憑借個人經驗做出判斷，過程中可能會出現失誤。對于電子檔案管理工作而言，將重點放在日常業務處理上，忽視了安全制度建設重要性，致使業務工作存在缺陷，成為安全管理的限制性因素。目前我國關于電子檔案安全管理的相關法律法規不是很健全，當出現問題時很難有效解決，存在較大隱患。為了應對面臨的情況，必須要加強制度建設，創建出穩定有序環境，保證電子檔案管理的順利開展[3]。

3.3 安全管理人員素質較低

信息時代電子檔案安全管理對工作人員提出了更高要求，只有不斷提升自己才能適應發展。但從實際情況來看，安全管理人員素質普遍較低，對管理水平會產生一定影響。隨著電子檔案業務量增加，需要更多安全管理人員，在招聘時會降低門檻，單純追求數量，忽視了人才質量。大部分人員沒有經過培訓，專業人才更是少之又少，管理隊伍整體水平偏低，會直接影響到安全管理效果。為了幫助管理人員快速工作，培訓時只講解簡單理論和技巧，但是對能否熟練運用缺乏考察，使得實際工作中會出現問題。當電子檔案突然遭遇病毒襲擊時，安全管理人員由于自身水平有限很難做出應對，安全問題也就在所難免。另外安全管理人員責任心不強，只是單純完成日常工作，缺乏創新意識，對于工作中遇到問題沒有進行思考，安全管理水平很難有所提升。因此要提高安全管理人員專業能力，更好投入到電子檔案安全管理中去，解決過程中遇到難題。

4 信息時代電子檔案安全管理有效措施

4.1 強化安全管理意識

轉變管理理念是信息時代電子檔案安全管理的第一步，只有思想上引起重視，才能在實際工作中做出改變，不斷提升安全管理水平。信息時代背景下，電子檔案安全管理面臨更加復雜外部環境，基于這種情況，安全管理要引入先進技術，有助于優化管理模式，保證滿足實際需求。讓管理人員意識到安全對于電子檔案的意義，和價值有著直接關系，必須要落實下去。實施電子檔案安全管理時要按照規定要求去操作，避免人為因素影響，保證安全管理質量。不斷增強安全意識，才能改善管理效果，為電子檔案的完整性、安全性提供可靠保障。安全管理是電子檔案管理工作的重要方面，如果安全得不到保障，就會出現泄漏、丟失的情況，對個人、企業等帶來不可挽回的損失。特別是一些非常重要的檔案資料，要提升安全管理等級，建立起一套完整的安全管理體系，保證實際工作順利開展。

4.2 加強安全管理制度建設

在電子檔案安全管理中，制度是重要的保障，可以發揮出有效作用，因此要加強建設。一方面根據信息時代下電子檔案管理的變化對制度內容作出適當調整和改變，確保具有先進性，與實際需求相適應。開展安全管理要依據制度進行，減少不確定因素的影響，保證管理的有效性。制度內容要定期更新和補充，包括電子檔案安全管理的各個方面，確保取得良好成效。另一方面增強制度執行力。電子檔案安全管理每個人都要遵循制度要求，將具體效果落實下去，實現預期目標。發現人員有違規操作情況要嚴肅處理，增強整體紀律性，創建出穩定有序內部環境。人員要熟悉制度內容，明確電子檔案安全管理要點，在工作中抓住重點，可以避免問題發生。制度是安全管理的根本保障，要提高重視程度，保證具有全面性、準確性，與安全管理需求相適應，發揮出有效的作用。

4.3 提高安全管理人員素質

工作人員是電子檔案安全管理的主體，為了保證管理水平，要求人員必須具備專業能力，才能勝任工作需求。在招聘安全管理人員要提出一定要求，除了具備專業素養外，還要有較強責任意識，在工作中認真負責，即使再小的問題都不能忽視，采取有效方法解決，為安全管理質量提供可靠保障。信息時代背景下，技術發展速度較快，安全管理中也會出現更多隱患，所以要定期組織人員學習，不斷完善提升自身綜合能力，有效適應發展需求，更好投入到工作中去。建立起獎懲機制，對于安全管理中表現良好人員給予一定獎勵，可以調動起參與積極性。對于違反規定或者工作中存在失誤人員要適當懲罰，避免此類問題的再次發生。建立起一支高素質人才隊伍，保證電子檔案安全管理順利開展，實現預期目標。人員在安全管理中發揮著重要作用，所以要不斷學習來提升自己，有效適應信息時代發展需求。人員在日常工作中要加強交流，保證信息傳遞、共享，制定出科學合理決策，提高解決問題的能力。

5 結語

綜上所述，信息時代做好電子檔案安全管理是很有必要的，有利于提升安全水平，為電子檔案質量提供保障。加強對目前安全管理隱患的研究，找到其中存在原因并采取有效措施來解決，進一步改善安全管理效果。構建出一套完善安全管理體系，為實際工作開展提供正確指導，保證檔案資料的完整性、真實性。

參考文獻

[1]趙新芳.如何做好電子檔案管理[J].城建檔案，2019，（6）：58-59.

[2]李旌冬.信息時代檔案管理工作存在的問題及對策[J].新智慧，2017，（23）：79.

[3]孫艷華.電子信息化對檔案管理工作的機遇與挑戰[J].黑龍江檔案，2017，（4）：87-88.