信息化背景下的事業單位檔案管理模式探討

田增光

摘 要：在信息化背景下，檔案管理信息化能夠促進事業單位檔案管理水平的提高，對實現檔案信息科學應用有著重要作用。然而，當前我國在檔案管理信息化建設中，多多少少會面臨一些問題。為了實現信息化建設，應根據事業單位檔案管理情況進行調整。本文就結合信息化背景下事業單位檔案管理創新意義，重點分析信息化背景下事業單位檔案管理存在的問題，根據分析結果，提出信息化背景下事業單位檔案管理模式創新對策。

關鍵詞：信息化;事業單位;檔案管理

現階段，隨著我國計算機技術水平的逐漸提高，人們工作和生活都離不開信息化技術，各個行業在運營發展中，加大對信息化技術的關注力度。在這種環境下，事業單位在開展檔案管理工作時，應結合時代發展，對傳統檔案管理模式進行改革創新，提高信息化背景下事業單位檔案管理水平。

1 信息化背景下事業單位檔案管理創新意義

將信息化技術運用到檔案管理中，能夠改善檔案管理模式，讓檔案管理更加專業和高校，這對事業單位檔案管理發展有著直接影響。對于事業單位來說，信息化背景下檔案管理模式創新意義展現在以下幾個方面。首先，使用信息化技術，能夠讓檔案信息更加全面。和傳統檔案管理模式比較，信息化檔案管理具有現代化特點，能夠實現檔案信息的統一記錄，將重要檔案信息保存在檔案數據庫中，實現數據備份，給檔案管理工作開展提供依據。其次，引進信息化技術，能夠讓檔案管理效率得到提升[1]。因為檔案管理中涉及諸多信息，管理流程更加繁瑣。在傳統檔案管理中，主要以手工管理為主，這種方法消耗的時間比較多，不能確保工作質量。隨著信息化時代來臨，檔案數據更加復雜，人工方法已經不能實現檔案信息高效管理，因此需要使用信息技術，讓檔案管理更加規范，減少人力資源消耗，使檔案管理更加科學和專業。

2 信息化背景下事業單位檔案管理存在的問題

2.1 信息化管理意識淡薄

即便當前我國國民信息化水平相對較高，但是針對事業單位而言，要想做到信息化全面普及，依然會面臨眾多問題，如設備問題、成本問題、理念問題等。其中，事業單位領導對信息化建設的關注力度低，信息化管理意識比如，這是制約單位檔案管理信息化建設的重要因素。因為受到傳統思想影響，大部分事業單位在開展檔案管理工作時，依然采取人工紙質模式。并且，部分事業單位即便已經把信息技術應用到檔案管理活動中，但是過于形式化，不具備創新意識。因為單位職工信息化管理意識淡薄，使得事業單位檔案管理無法迎合時代發展步伐，阻礙檔案管理信息化水平提升。

2.2 檔案管理信息化水平不高

在科學技術水平不斷提高的背景下，諸多新型設備和工藝被運用到事業單位檔案管理活動中，但是因為這些設備及工藝沒有得到高效實用，使得現階段事業單位在檔案管理信息化水平上比較薄弱，檔案管理混亂，檔案管理過于隨意[2]。因為檔案管理工作落實不到位，影響檔案管理信息化目標實現，不利于事業單位更好發展。

2.3 電子檔案安全隱患多

在信息化環境下，檔案管理對象由傳統紙質檔案轉變成電子檔案。雖然電子檔案具有儲存、使用等優勢，但是在使用電子檔案時，受到各種安全隱患的影響，容易發生檔案信息外泄等問題。此外，大部分事業單位雖然采取信息技術實現檔案管理，但是比較注重檔案信息采集和整合，缺少對檔案信息加密思考，如在電子檔案使用中，容易出現人為泄露事件，使得其安全水平下降。電子檔案中面臨的安全隱患多，是影響事業單位檔案管理信息化建設的重要因素，對于電子檔案中存在的泄露問題，需要得到事業單位的高度重視。

3 信息化背景下事業單位檔案管理模式創新對策

3.1 創新信息化管理理念

對于事業單位，為了實現檔案管理模式創新，應把信息化技術應用其中，加強檔案管理信息化建設。在此過程中，重要內容在于創新信息化管理理念，從思想意識上轉變管理模式。特別是針對單位領導人員，不但要給予信息技術高度認可，明確信息化技術在檔案管理中的價值，還要加強檔案管理信息化建設投放，給其提供充足設施支持，通過加強現代化檔案管理系統引進，提高檔案管理信息化水平。此外，檔案管理人員綜合素養是決定檔案管理效率的重要因素。因為信息化背景下對檔案管理人員綜合水平有著嚴格要求，所以應該加大對復合型人才專業培訓，讓其掌握更多專業化知識，促進檔案管理信息化建設工作順利發展。在事業單位中，一方面應加強人才培訓，例如定期開展培訓活動，提高管理人員專業技能，獲取理想檔案管理效果[3]。另一方面，事業單位應加強技術培訓，協助檔案管理人員完成檔案管理信息化建設工作，提高檔案管理人員操作技能。通過組織培訓，對人員整體情況進行考核，檢測培訓效果。事業單位需要把考核成績融入到績效考核中，這樣不僅可以杜策管理人員強化自身素養，也能在單位內部營造良性競爭氛圍，提高事業單位檔案管理水平。

3.2 創新檔案信息化管理體系

首先，完善檔案管理機制，提高檔案管理水平。當前，我國大部分事業單位領導不具備較強的創新意識，導致檔案管理模式比較落后。所以，事業單位需要結合時代發展，制定信息化檔案管理措施，并結合單位運營發展要求，調整檔案管理方案，促進單位檔案管理水平和質量的提升。其次，加強檔案人員培訓體系建設，提高檔案管理人員綜合素養。人才作為實現檔案信息化建設的重要因素，只有讓檔案管理人員樹立爭取的工作理念，加強檔案管理團隊建設，才能給檔案管理信息化建設工作開展提供人才支持。在此過程中，應該加強實踐創新，促進檔案管理人員和信息化知識的連接，提高檔案管理人員創新意識。通過量化考核，把檔案管理信息化建設活動融入到崗位績效管理中，在各個部門中選擇檔案管理人員，實施專人負責制，嚴格審核，保證檔案信息化管理工作有序進行，在核對、確認、檢查等環節上，建設糾錯體系，保證檔案信息的完整性和真實性。

3.3 加強檔案管理安全保護

在信息化背景下，安全問題應得到高度注重。在事業單位檔案管理過程中，應通過加強安全保護，促使檔案信息安全水平的提高。在檔案安全管理中，通過建立防火墻，把電子檔案進行規范管理，根據運行要求和管理標準進行管理，讓檔案可以在一個相對安全環境中運行。事業單位需要規范使用管理系統，對電子文件格式和保存載體統一處理，通過使用光盤等進行數據保存，提高數據保存安全性。除此之外，事業單位應強化監督管理人員能力，對電子檔案運行情況進行監管，及時找出問題并處理[4]。并且，在事業單位內部，加強電子檔案中涉密問題嚴重性宣傳，一旦發現泄密行為嚴懲不貸，從而規范單位職工行為。

4 結束語

總而言之，隨著信息化時代來臨，事業單位在檔案管理上有了新的要求。通過把信息化技術應用到檔案管理活動中，促進檔案管理模式創新，能夠有效提高單位檔案管理水平。在檔案管理模式改革創新中，應結合信息化時代發展，加強檔案信息安全管理，做好復合型人才培訓工作，完善檔案管理系統，給檔案管理信息化建設工作開展提供指導，提高檔案使用效率，引導事業單位更好發展。

參考文獻

[1]高昂.基于大數據背景下事業單位檔案管理工作的創新研究[J].辦公室業務，2018（23）：72.

[2]王曉麗.“互聯網+”時代事業單位檔案管理創新研究[J].黑龍江科學，2019，10（07）：146-147.

[3]陳嵩.信息化背景下事業單位檔案管理工作創新探討[J].蘭臺內外，2019（20）：22-23.

[4]蔣濤.新時期事業單位檔案管理工作的創新及優化[J].產業創新研究，2020（07）：118+128.