新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策分析

摘 要：互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展與普及，使我們迎來了新的發(fā)展形勢，在世界范圍內(nèi)都進入到了信息時代，使得人們的生活方式、娛樂方式都發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，檔案有原來紙質(zhì)存儲方式轉(zhuǎn)變成為電子檔案儲存方式。對此，文章針對新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策進行了分析。

關(guān)鍵詞：新形勢;電子檔案管理;問題;對策;分析

電子檔案主要是通過對計算機內(nèi)置磁盤系統(tǒng)的充分利用，來實現(xiàn)對檔案文件的歸納工作與存儲工作實施電子化，通常電子檔案采用的計量單位是案卷。相比于紙質(zhì)檔案管理模式相比，電子檔案在對檔案管理工作進行解決的時候，更加具有有效性[1]。但是，國內(nèi)大多企事業(yè)單位中，對于電子檔案依然缺乏重視程度，相關(guān)工作人員在實際工作中也較為敷衍，在電子檔案管理技術(shù)水平方面也較為落后。

1 新形勢下電子檔案管理中存在的主要問題

1.1 企業(yè)對檔案管理工作重視不足

基于新形勢下，我國大多企業(yè)在實施現(xiàn)代化建設(shè)的時候，都對電子檔案管理工作進行了有序開展，但是在具體開展的過程中，相關(guān)工作人員在自身思想意識、思維方式等方面，并沒有與時俱進的進行轉(zhuǎn)變，而電子檔案管理所具備的重要性也并沒有給予充足的認識，對于相關(guān)工作也并沒有進行充分的了解，在實際工作的時候知識簡單地將相關(guān)檔案內(nèi)容通過電子形式來完成相應(yīng)的錄入工作。在對電子檔案實施相應(yīng)管理的過程中，還會出現(xiàn)一定程度的人為錯誤，由于管理人員自身一時間出現(xiàn)的疏忽大意，使得輸入的信息內(nèi)容出現(xiàn)錯誤。

1.2 檔案管理中軟件類型復(fù)雜

但前階段國內(nèi)市場環(huán)境中的電子檔案管理軟件類型是多樣化的，各個企業(yè)在選擇電子檔案管理軟件的時候，也面臨著多種多樣的選擇，企業(yè)在實際選擇的時候基本都是將自身作為標準，結(jié)合自身在經(jīng)營發(fā)展中的實際需求，來對自身工作系統(tǒng)軟件進行選用[2]。但是，由于每個軟件都是由不同企業(yè)進行開發(fā)的，負責(zé)相應(yīng)維護工作的人員也是不同的，所以在具體實施管理的過程中，非常容易出現(xiàn)信息丟失、被復(fù)制等弊端問題，還有使系統(tǒng)受到病毒攻擊的概率大大提升。此外，電子檔案管理過程中，主要出現(xiàn)問題的因素體現(xiàn)在以下兩種情況。1）相關(guān)企業(yè)所采用的軟件本身就存在著一定程度的缺陷;2）相關(guān)檔案管理工作人員存在馬虎大意的狀態(tài)。當前階段大多企業(yè)單位內(nèi)部負責(zé)電子檔案工作的人員，對于企業(yè)使用的系統(tǒng)在安全性方面太過相信，在實際工作中很少及時進行備份，在這方面的重要性認知也存在不足。

1.3 電子檔案管理并未明確相應(yīng)管理范圍

我國當前大多企業(yè)具體實施電子檔案管理的過程中，普遍存在的問題就是在管理邊界方面不清晰，也并未明確相應(yīng)的管理范圍，這就使得電子檔案管理工作很容易產(chǎn)生巨大的漏洞問題以及各種安全隱患問題。相比于原來傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式，電子檔案管理模式所具備的特點，就是輸入于電子檔案中的全部資源都是以虛擬化形態(tài)存在的。此外，盡管在當前階段市場中有很多信息輸入軟件經(jīng)過研發(fā)與改進，都具備了定期自動備份的這項功能，但是這項功能在實際使用中依然存在著非常大的缺陷。因此，很多企業(yè)在具體實施電子檔案管理工作時，由于備份工作存在的弊端問題而使得檔案的內(nèi)容缺乏連續(xù)性，進而出現(xiàn)相應(yīng)的斷檔情況。還有就是電子檔案信息管理系統(tǒng)在使用的過程中，也非常容易遭受到木馬病毒的攻擊，當病毒對其進行攻擊之后，不僅會使得系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重時檔案信息還可能會出現(xiàn)被竊取的問題。

2 新形勢下檔案管理問題解決的對策分析

2.1 電子檔案管理流程規(guī)范、合理、標準化

電子檔案管理流程是出現(xiàn)問題的關(guān)鍵，以廣告業(yè)務(wù)檔案為例，其檔案內(nèi)容主要包括廣告樣張（主要有圖片、照片、文字）資料、廣告證明及查驗記錄、廣告合同、廣告審查情況記錄材料以及其他需要保存的材料等，可以說具體的檔案管理流程是非常復(fù)雜的，所以必須要對其加以規(guī)范，具體通過以下幾個方面進行解決：1）電子檔案安全方案：企業(yè)應(yīng)該結(jié)合自身的實際情況，盡量制定出多種能夠保證電子檔案安全的相關(guān)方案，這樣能夠使企業(yè)內(nèi)部的檔案信息在多個角度得到保護[3]。在對企業(yè)相關(guān)的檔案信息具體實施相應(yīng)錄入、存儲、調(diào)用等工作的過程中，需要能夠嚴格的依照操作流程規(guī)范來執(zhí)行;2）電子檔案管理人員：企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)工作人員，必須要針對自身在崗位責(zé)任心、安全管理意識等方面不斷進行增強;3）病毒查殺：企業(yè)需要定期針對自身系統(tǒng)開展相應(yīng)的病毒查殺處理環(huán)節(jié)，從而使電子系統(tǒng)能夠始終保持運行狀態(tài)的良好性。

2.2 保證軟件選取的數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一性

當前階段我國各個企業(yè)單位在具體實施電子檔案管理時，僅僅針對檔案信息實施了單純的數(shù)據(jù)化處理工作，而對于軟件格式的使用和理性并未細致地進行思考。甚至有些企業(yè)在內(nèi)部都沒有對系統(tǒng)格式的統(tǒng)一化給予過相應(yīng)的思考，這也使得企業(yè)的電子檔案管理中，是存在著格式統(tǒng)一問題的，促使企業(yè)在具體實施檔案管理對接工作的時候顯得極為困難，檔案中的信息也不能有效地將自身的作用進行發(fā)揮，有時屬于同一家企業(yè)的單位各個部門之間，也有可能會存在信息格式之間不相容的狀況[4]。因此，企業(yè)在具體實施電子檔案管理工作的時候，應(yīng)該盡量選擇相同格式的軟件在相關(guān)工作當中進行使用，并針對相關(guān)檔案進行實時追蹤，從而及時將其中存在的問題進行發(fā)現(xiàn)并有效地進行解決。

2.3 定期開展電子檔案備份工作確保資料的完整性

由于電子檔案很容易受到各種客觀因素的影響，使得單位很難長期、有效地將電子檔案保存工作進行完成。盡管電子信息在實際使用中具有不可消耗性，但是在具體實施相應(yīng)管理工作的時候，亦會不可避免地產(chǎn)生各種疏漏有失資料的適時性和完整性，進而使得系統(tǒng)在實施管理過程中出現(xiàn)各種各樣的問題，比如電視臺廣告費用出現(xiàn)欠付的情況時，可結(jié)合欠付實際情況，來對欠付金額、原因、時間來進行了解，并通知財務(wù)管理部門?？梢姍n案備份對于檔案管理工作而言產(chǎn)生的影響是極為嚴重的，因此，需要從以下幾點著手實施管理。⑴制定相應(yīng)的安全管理制度：在制定制度時需要注重嚴格性及全面性，針對電子檔案定期實施相應(yīng)的備份工作，如果在特殊情況下，可以選擇對本機脫離并采用第三方存儲的方式來對數(shù)據(jù)備份處理進行完成;⑵細化管理環(huán)節(jié)：企業(yè)單位及其內(nèi)部工作管理人員，在實際管理的過程中，必須要將每一個管理環(huán)節(jié)實施細化，穩(wěn)扎穩(wěn)打地將相關(guān)的各項工作完成，從而使得由于人為因素而出現(xiàn)的操作失誤現(xiàn)象盡可能減少，進而降低對電子檔案造成的損壞程度。

3 結(jié)束語

總而言之，基于新形勢下，現(xiàn)代化信息技術(shù)得到了突飛猛進的發(fā)展，電力檔案管理已經(jīng)成為時代發(fā)展的總趨勢，但是在具體實施管理的時候，依然存在著眾多需要重視的問題。因而，相關(guān)企業(yè)單位需要針對自身電子檔案規(guī)章管理制度實施相應(yīng)的完善工作，同時也需要針對相關(guān)檔案工作管理人員加強綜合能力的提升力度，從而有利于企業(yè)員在綜合素養(yǎng)方面獲得有效性提高。

參考文獻

[1]王艷.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].企業(yè)改革與管理，2020（01）：46-47.

[2]吳灼之.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].蘭臺內(nèi)外，2018（08）：21-22.

[3]于民.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].傳媒論壇，2018，1（13）：150-151.

[4]牛寧燕.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（02）：100.

作者簡介

張健（1969-），女，漢族，山西忻州人，大專，圖書管理員，忻州市廣播電視臺，研究方向：圖書管理。