淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

張金安

摘 要：現在已經逐步邁入了信息化的時代，信息技術提供了便利，生活、工作的方方面面都已經和信息技術密不可分。檔案處理工作就是整理信息的工作，目的是提供高效方便的信息查詢，同時每個領域的檔案分析對于研究社會發展是具有積極的作用，所以將檔案管理工作和信息技術一起應用具有重要的意義，能夠提高檔案管理工作的效率，還符合時代對于信息需求的要求。所以，本文淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策。

關鍵詞：信息時代;檔案管理工作;問題;對策

進入21世紀以來，對于一個行業的發展水平和潛力可以通過其信息化水平分析得出，所以先進的信息技術能夠增大檔案管理工作的效率[1]。現在時代的進步，人們的思想、觀念和需求都有了巨大的變化，隨之對應的是工作方式的改進，將信息技術逐步應用到了檔案管理工作中，可以提高檔案管理工作的整體水平[2]。傳統的檔案管理工作中存在著管理不當、效率低等缺點，引用信息技術可以彌補這些缺點，但同時這也是一項復雜的工程，需要對這個過程中出現的問題及時發現并進行解決。

1 信息時代檔案管理工作的必要性

信息化的檔案管理工作相較傳統檔案管理工作而言具有很多的優勢。優勢一：相較傳統檔案的紙質信息載體，信息化檔案管理工作是通過電子，提高了信息的收集效率和整理效率，又因為電子的形式儲存而不容易出現丟失。優勢二：隨著現在科技的發展，提高了存儲設備的存儲量，比傳統空間占用實際空間少且保存簡單。優勢三：檔案進行查詢的工作更為簡單快捷，只需要在使用的軟件或網頁上搜索就可以在很少的時間得到答案，具有效率高、操作簡單的優點[3]。所以信息時代檔案管理工作使用信息技術增高檔案管理工作的質量與效率是非常有意義的。

2 信息時代檔案管理工作的問題

首先，最重要的問題就是檔案管理工作軟件通用性問題。檔案管理工作信息化需要使用管理軟件進行信息的規范化、系統化管理，當下有些組織已經實現了檔案從傳統紙質轉到信息電子化。但是非常明顯的問題就是現在使用的檔案管理軟件不能和政務管理系統相統一，而且不同的組織有著不同的檔案管理系統需求，而導致各組織之間檔案管理軟件通用性不足，降低了檔案管理系統的效率。

其次，檔案管理工作中信息的不規范也是非常重要的一個問題[4]。因為現在檔案管理工作的流程、管理制度還沒有系統化、規范化，還存在著或多或少的問題，所以現在的檔案管理工作還有提高效率的空間。現在對于檔案工作主要是兩個步驟，一是利用信息技術實現檔案管理工作的信息化，二是檔案管理制度標準的制定，使其更加有邏輯、更加規范化，而當下主要停留在第一個。

最后是檔案管理的安全性。現在信息化的檔案管理工作極大提高了管理效率，減小了占用空間和使用成本，但是信息技術方面或多或少存在著一定的漏洞，使得檔案管理軟件非常容易被攻擊，進而使得檔案信息被不法攻擊分子盜取，所以檔案管理工作具有一定的危險性。尤其現在對于檔案管理的特殊性存儲方式，非常容易被黑客攻擊，進而泄露檔案信息，使得檔案信息具有非常大的危險性。

3 信息時代檔案管理工作的對策

3.1 推動檔案管理工作實現信息化

對于現在的檔案信息化建設過程中，首先需要開發檔案管理軟件。這是因為檔案信息化管理必須在檔案信息管理軟件中才可以，而現在雖然已經開發出了很多的檔案管理軟件，但是因為沒有一個統一標準而或多或少存在著一定的問題，所以依據現在的實際情況和需求，加快檔案管理制度的建設是非常重要的。而在檔案管理工作的實際需求中，最為急切需要解決的是提高管理軟件之間的連通性，增加其兼容性，實現檔案管理軟件與政務管理軟件的資料互通，來增大檔案管理中的效率。

3.2 制定統一規范化檔案管理工作制度

對于檔案管理工作水平的提高不僅是利用信息技術上實現對檔案管理工作方式的更新，更是有統一規劃的標準使其更加的條例清晰，一目了然，提高效率。現在對于檔案管理信息化工作研究實踐還不長，尚且沒有制定出完善統一的管理制度，不能確保服務體系具有高服務水平和好效率。所以盡快制定出符合實際和時代需求、科學、完善的檔案管理制度是非常必要的，可以更加滿足工作的需求，提高檔案信息的管理效率，使檔案管理工作更加的規范化。

3.3 完善檔案信息化管理的安全體系

檔案管理工作中最重要的一點就是確保信息的安全，這是檔案信息管理工作的基本要求。但是因為檔案管理工作信息建設的存儲特殊性，增大了對于檔案信息保護的困難度，黑客會利用檔案管理軟件的漏洞或特殊工具進行攻擊，獲取檔案信息，這就需要特別重視對檔案信息管理工作的信息安全。采取的措施可以有聘請專業的網絡管理人員定期的進行安全加固和測試，培養相關人員對軟件的安全知識和保密意識，在使用的電子軟件上使用防護軟件進行安全防護，讓專業網絡安全人員進行軟件的更新換代，對存在的安全隱患進行及時的處理。各組織需要對檔案管理工作的安全性進行正確的認知和給予重視，對其的安全體系建設進行完善。

3.4 建設高質量數據庫

對于當前檔案管理軟件數據庫還沒有一個規范、統一的數據庫標準，為了能夠實現信息化檔案的有效存儲、減少查詢難度、和以后檔案管理的發展，建立一個完備的數據庫是非常有必要的。

3.5 增大對檔案管理人才培養力度

對于當下信息化時代檔案管理工作需要專業的人才才能夠更好的進行，所以需要加大對檔案管理人才的培養，這樣才能夠增大工作效率。而且專業的人才可以更好的使用軟件，對軟件有更高的敏感度，可以更快的發現軟件問題。

4 小結與展望

綜上，在信息化時代的檔案管理工作每一個行業都需要對自身的工作方式和效率進行思考，跟上時代的腳步，學會怎樣使用現在先進的信息技術和自身結合來提高效率[5]。信息時代檔案管理工作主要存在的問題就是沒有完善的制度，軟件的通用性不夠，安全不能得到保障。解決的方式就是在安全方面，可以聘請專業人員進行維護;盡快完善檔案管理制度，使其更加的規范化、科學化，符合現代的社會需求;利用信息技術提高軟件的通用性，使其和政務管理系統實現資料的互用;建設高質量數據庫;增大對檔案管理人才培養力度。

參考文獻

[1]楊曉寧.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].計算機產品與流通，2020（07）：112.

[2]任富霞.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業務，2020（02）：117-118.

[3]楊杰.淺議信息時代檔案管理工作面臨的問題和對策[J].中外企業家，2020（01）：129.

[4]羅溪.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業務，2019（22）：122-123.

[5]商良.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].科學咨詢（科技·管理），2019（05）：19-20.