機關(guān)文書檔案電子文件歸檔管理新模式探討

李瓊

摘 要：在新時代科技在突飛猛進地發(fā)展，機關(guān)辦公也已經(jīng)實現(xiàn)了電腦自動化、文件電子化。為此，本文立足當今機關(guān)辦公信息化模式下，綜合分析機關(guān)文書檔案的數(shù)據(jù)特點和機關(guān)文書檔案電子文件歸檔現(xiàn)狀及問題;探索提出了機關(guān)文書檔案中電子文件的歸檔模式和管理模式，希望可為機關(guān)電子文件的歸檔管理提供一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：文書檔案;電子文件;歸檔;管理;策略

新時代隨著信息技術(shù)快速的發(fā)展，信息技術(shù)也在各個領(lǐng)域都得到了廣泛的運用。大數(shù)據(jù)、云計算以及“互聯(lián)網(wǎng)+”等技術(shù)的發(fā)展，對社會各方面都產(chǎn)生了重要的積極的影響。各級各部門機關(guān)在實行電子政務辦公中自然也會有很多的電子文件，這就讓以往的機關(guān)文書檔案載體形式也產(chǎn)生了變化，大量異構(gòu)的電子數(shù)據(jù)也對當今的檔案工作帶來了很大的挑戰(zhàn)。當前要促進機關(guān)文書檔案電子文件工作發(fā)展，就需要創(chuàng)新并采取有效的歸檔模式以及管理模式，適應新時代檔案事業(yè)發(fā)展需要。

1 目前機關(guān)文書檔案中電子文件歸檔現(xiàn)狀及問題

1）文件規(guī)劃管理不足。當前在文書檔案電子文件歸檔管理中，文件規(guī)劃管理存在不足，系統(tǒng)的開發(fā)和運用和實際需求之間具有一定距離。另外，文件格式并未進行清楚的規(guī)定，對于文件檔案的管理未滲透在電子檔案全過程監(jiān)控中，這就會對電子文件的真實性、完整性、可用性以及可靠性帶去消極的影響。

2）電子文件完整性缺乏。這是當前檔案電子文件歸檔管理中的一個重要問題，數(shù)字檔案的相關(guān)副本和內(nèi)容不完整，這就會對電子文件的歸檔管理和利用帶去消極的影響，無法充分發(fā)揮出應有的價值。

3）電子文件管理規(guī)范性不足。在電子文件管理中存在規(guī)范性不足的問題，對于電子檔案資源的命名、整理、存儲等環(huán)節(jié)，并未嚴格依據(jù)標準進行操作，影響了管理等效率和效果。

2 當今機關(guān)文書檔案中電子文件歸檔模式探析

1）歸檔前置。電子文件是基于業(yè)務開展中生成的，因此需要對電子文件進行歸檔。以我所在的縣委編辦機構(gòu)編制業(yè)務工作開展中產(chǎn)生了各種工作類別的電子文件，我在日常管理中，制定了保管期限處置表以及電子文件分類方案。這就給電子文件檔案管理工作提供執(zhí)行依據(jù)，我在平時就可以結(jié)合檔案管理有關(guān)要求，對機構(gòu)設(shè)置、編制核定、登記公式、監(jiān)督檢查、機構(gòu)改革等方面，需要進行歸檔的電子文件和中介數(shù)據(jù)實施收集，并進行相應的整理歸檔;另外，我還注重全面的記錄電子文件從形成到修改的辦理過程，利用專用電腦和管理軟件提供標準歸檔接口，一般主要有幾種方式：數(shù)據(jù)管道、中間數(shù)據(jù)庫以及webservice等等。這樣的數(shù)字檔案室系統(tǒng)也被叫作是整合式數(shù)字檔案室系統(tǒng)，在現(xiàn)階段相關(guān)的電子文件歸檔模式中，這一模式的效果是相對較為理想的[1]。

2）全面檢測電子文件。在電子文件歸檔之前需要先全面地對電子文件進行檢測，包括其完整性、真實性、可靠性以及可用性。電子文件歸檔前，必須要對電子文件的真實性進行檢測、核對，要是紙質(zhì)文件核對出現(xiàn)信息被改動的情況，就必須比照領(lǐng)導簽字件進行合適，直到正確無誤方可歸檔。除此之外，有條件的話，還可以安裝目前流行的電子文件歸檔軟件，通過基于元數(shù)據(jù)的整個過程記錄功能，能夠?qū)﹄娮游募?nèi)容進行檢測，看看是不是和元數(shù)據(jù)記錄相同，還能夠把歸檔前業(yè)務系統(tǒng)中的電子文件生成MDS碼，并將其和檔案管理系統(tǒng)接收采集的文件的碼實施比較，以此判斷電子文件內(nèi)容是否是真實的。

3）捕獲采集。如果沒有安裝了檔案管理系統(tǒng)，那么只有手工采集電子文件檔案，存儲在專用的檔案管理電腦中，一般來講，按照機關(guān)工作慣例，都是檔案管理專業(yè)人員在年終或次年年初收集過去一年的電子文件，歸類整理后，刻制成程光盤進行儲存，便于利用觀看。如果有條件的機關(guān)單位安裝有電子文件檔案管理系統(tǒng)，就可以實心信息化、自動化接收電子文件和文件的中介數(shù)據(jù)。檔案系統(tǒng)在落實捕獲行為的過程中要遵循一個原則，即電子文件全過程管理，完整的獲取電子文件整個過程中的文件以及背景信息，除了需要對實體元數(shù)據(jù)進行捕獲，還需要有電子文件的業(yè)務行業(yè)中介數(shù)據(jù)，要加強電子文件的前端控制，對文件的各個環(huán)節(jié)實施有效的管理，提升工作的效率和效果[2]。

3 機關(guān)文書檔案中電子文件的管理模式創(chuàng)新探索

1）確保電子文件的完整性。在對文書檔案電子文件規(guī)范管理中，首先就要確保其完整性，這就需要數(shù)字檔案資源類型、不同類型電子檔案或者是數(shù)字副本都要是全面、完整的，不缺少東西。另外，相同事由的相關(guān)文件和文件組件也要確保齊全，對于檔案的核心元數(shù)據(jù)自然也需要滿足這一要求。基于相同事由的電子公文做到完整，才可以保證電子公文相關(guān)部分都是完整的，確保所有要素的完整性，為有效的管理奠定基礎(chǔ)。

傳統(tǒng)檔案數(shù)字化副本，如，公文處理單、修改稿、附件等，都不能夠缺少，在對檔案實施數(shù)字化時會生成處理環(huán)節(jié)的背景信息，對此也要確保齊全，并且都保存好，進而確保數(shù)字化副本的可靠性，為應用提供保障[3]。要做到這一點，就需要結(jié)合相關(guān)的要求和標準，全面的捕獲相關(guān)的信息，比如，存儲位置、題名、實體標識符、保管期限、聚合層次、業(yè)務狀態(tài)等等，都要全面保存好，確保完整性。

2）加強管理規(guī)范化。對電子檔案進行規(guī)范管理，通常就是對于電子檔案資源實施命名以及整理，就要運用檔號或者是有語義信息標識符，這樣就可以對相關(guān)的電子檔案資源進行明確的區(qū)分，為其的相關(guān)操作提供便利，全面的管理電子檔案資源[4]。機關(guān)文書電子文件中不像紙質(zhì)文件那樣包含較多內(nèi)容，比如，修改稿、公文處理單、定稿、附件等，一般只有成品的電子文件，要長時間保存，就需要先對格式進行轉(zhuǎn)換，變成PDF或者是OFD等格式。這樣做可以確保檔案的真實，防止修改文件和管理過程中產(chǎn)生錯誤影響到管理的效果。

要確保電子文件資源的規(guī)范性，就需要全面的采集元數(shù)據(jù)，我們都知道數(shù)字檔案資源是虛擬的，其整個過程都是在計算機中實現(xiàn)的，電子文件包含較多的業(yè)務活動，比如，形成、歸檔、接收等，形成文件的環(huán)境并非一成不變，而是不斷變化的，在這種情況下，要確保文件的有效性，就需要加強采集元數(shù)據(jù)，確保電子文件以及檔案的證據(jù)作用[5]。對于采集工作，需要依據(jù)相應的標準規(guī)范的進行，注重對檔案的相關(guān)元數(shù)據(jù)：特征、內(nèi)容、背景和形式等繼續(xù)收集。采集方式一般有自動采集以及手工采集這兩種方式。全面規(guī)范管理能夠更好地確保電子文件的可靠性和規(guī)范性。

3）積極改變思想觀念，加強電子文件規(guī)劃管理。針對電子文件缺乏有效的規(guī)劃管理問題，機關(guān)單位就需要結(jié)合實際情況對業(yè)務、檔案管理和辦公自動化系統(tǒng)進行開發(fā)，有效的設(shè)置業(yè)務系統(tǒng)歸檔功能，明確電子文件歸檔流程以及時間。還需要對文件的歸檔方面內(nèi)容進行制定，如，歸檔的方式、格式、電子文件檔案關(guān)系系統(tǒng)結(jié)構(gòu)等，提升系統(tǒng)安全性。另外，還需要運用先進的技術(shù)手段，加強文件質(zhì)量控制。要將管理滲透到整個過程的監(jiān)控中，確保電子文件的可靠性、完整性以及真實性。

4 結(jié)束語

綜上所述，機關(guān)文書檔案中電子文件歸檔、管理，要結(jié)合時代發(fā)展，采取上述措施可以進一步規(guī)范歸檔以及管理工作，探索有效的歸檔以及管理方法，確保電子文件的真實性、可靠性、實用性以及完整性，充分發(fā)揮出其價值，為提供更優(yōu)質(zhì)的檔案服務提供保障。

參考文獻：

[1]廖志康.機關(guān)文書檔案電子文件歸檔管理模式研究[J].城建檔案，2019（12）：10-11.

[2]楊禎.電子文件歸檔和電子檔案管理研究[J].城建檔案，2019（12）：12-13.

[3]白鈺銘.新形勢下電子文件檔案歸檔的必要性[J].才智，2016（25）：273-274.

[4]白松艷.辦公自動化促進文書檔案的收集、歸檔管理[J].陜西檔案，2015（06）：38-39.

[5]洪源清.機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)的實踐與思考[J].中國檔案，2018（12）：38-39.