公路檔案管理的信息化建設分析

劉蘭云

摘 要：公路檔案管理過程采取信息化技術是新時期檔案發展的重要趨勢，為完成這個目標，必須加大公路工程信息化發展研究，進一步提升檔案管理質量，更有助于公路工程服務水平的提升。由此，文章對公路檔案保管的信息化發展進行了詳細探究。

關鍵詞：公路工程;檔案管理;信息化

公路檔案屬于道路化發展、維修、監督、控制的關鍵信息憑證。公路檔案既包含公路建設環節的文字及圖表，也包含聲音與影像等相應的歷史性信息。隨著國家經濟的迅速發展，交通運輸產業日新月異，其檔案需求也在逐步增加，傳統含義上的檔案管理已經不能滿足社會發展要求。公路檔案要適應歷史背景，加強信息化建設及發展，信息化公路檔案保管方式更有助于保存檔案資料。

1 公路檔案數字化管理的關鍵性

公路檔案數字化管理主要指創建公路檔案數據資源庫，在很大程度上能夠實現公路檔案數據資源共享的目的，而且能夠持續提高員工管理效率，經采用現代化信息技術，實現技術方法和管理方法的來回轉變。公路檔案針對公路建設來說，具有提供數據服務的功能，能夠有效促進公路工程建設進度，而且公路建設項目也能夠按照歷史檔案得到有效強化，進一步提高公路建設質量。檔案數字化管理能夠有效實現公路行業戰略目標，操作人員經對檔案采取信息化管理方式，有助于采集、存儲和應用檔案信息，依靠計算機能夠增加公路資料的存儲量，持續拓展檔案資料的服務范圍，實現提高公路建設質量的目標。所以，操作人員經對公路檔案采取信息化管理方式，從很大程度上來講對提高公路建設質量具有較大影響。

2 公路檔案信息化發展的現狀

時代的迅速進步及經濟的快速發展，促使辦公的智能化和無紙化也取得飛速發展，促使檔案管理模式出現了變化。針對公路檔案管理而言，可否得到妥善保管是關乎公路項目竣工后對公路加以養護和改建等活動非常關鍵的數據依據，許多的公路資料在實現信息化記錄與保存后，針對公路的資料可以做到長久保存。但是，當前的數字化公路管理中依舊存在許多問題，需要采取各種方法找到問題所在并加以解決。

1）資料管理不標準，缺少統一的管理規定。信息化社會的發展，使原來的標準無法滿足公路項目服務需求。由此，公路項目各個系統應當結合實際情況，根據實際要求建立出公路檔案信息化發展的標準，而且與之相匹配。2）硬件設備配備不科學，整體發展不均衡。為推動公路檔案信息化發展，就需要為其帶來大量軟硬件設備迎合其發展要求，但是當前電子設備更新換代迅速，定時升級軟件結構等，但是有些單位為了應用方便，簡單的采用計算機進行檢索，使得公路檔案管理平臺所要的服務器無法匹配等情況的出現，這種后果就是無法實現公路檔案數字化管理目標。3）檔案數字化資源建設比較薄弱。原來的檔案部門由于無須與其他部門展開數據溝通，并且對用戶提供服務，所以檔案部門的業務大多處在封閉狀態，如此引來管理模式孤立以及思想及管理模式比較循規守舊，該種現象違背了公路檔案數字化管理要求，并且在檔案信息化資源創建中，很多單位依舊處在形式化以及表層化狀態下，其對檔案數字化的了解僅僅是簡單地把項目目錄與各種數字錄進電腦。但事實上。這種思想是錯誤的，檔案數字化并非僅僅將數據從傳統紙質變成數字形態，保存內容，真實的檔案數字化發展是創建一個完整平臺的數字檔案信息環境，創建一個具有便捷、省時省力等諸多優點為一體的電子平臺。4）缺少專門的檔案管理人才。加強檔案數字化管理要有具備較強專業知識，熟練操控計算機，了解檔案業務內容和提取獲取數據、應用數據的綜合性人員。換言之，保證檔案數字化管理的核心因素為人為因素。通過調查得知，大部分檔案數據管理人員都比較清楚傳統的管理辦法及原則，但是對現代化數字管理的觀念及方法不清除，這種現象，極大限制著大量數字化的發展，限制了檔案數字化功能的充分發揮。

3 公路檔案信息管理系統的應用策略

1）科學規劃公路檔案數據管理。公路檔案數字化管理主要指采用信息化方式來提升傳統人工效率，以促進現代公路工程管理信息化。這一過程必須科學規劃并嚴格設置標準，這些是促進公路檔案數字化的基礎條件，為提升公路建設的標準化質量奠定良好的基礎。2）提高公路檔案數字化管理思想。公路建設單位與各檔案管理者要改變落后的管理觀念，融入現代化管理思想，提高公路檔案數字化管理方式，由此檔案管理者要提高對公路檔案數字化管理的思想。公路管理機構要采用各種方法，宣傳數字化檔案管理的關鍵性和必要性，能夠組織各種會議，不斷增強檔案管理者的服務意識，提高管理者針對數字化檔案管理的高度重視。3）加強公路檔案數字庫創建。為提高公務檔案數字化管理質量，操作人員需要對檔案數據數字化工作引起高度重視。首先，管理者要克服落后的紙質檔案記錄模式，采用電子存檔的模式存儲公路工程資料。電子存檔處理了紙張浪費現象并查找麻煩的不足，明顯提升了檔案管理者的服務效率。在采用電子存檔模式的前提下，管理者要全面創建公路檔案數據庫，迎合檔案數據資源的要求，能夠及時補充和更新檔案數據資源，持續規范管理者對公路資料的接收和整理任務。4）制定公路檔案管理制度。在數字化的管理發展過程，操作人員要提高檔案管理制度的管理效果，及時優化并嚴格遵循管理制度的規章體系，持續提高數字化管理的穩定性和便捷性。公路檔案管理機構能夠在遵守《檔案資料整理規則》的前提下，持續完善企業規章體系，不斷提高公路檔案管理制度水平。另外，針對檔案信息的接收、編目和電子文檔的記錄等，均要制定規范的管理制度，能夠適當制定賞罰分明的操作制度，持續規范公路檔案管理體系的內容。5）提高公路檔案管理者的素養。公路檔案管理者素養的高低，直接影響著公路檔案管理效果。各級公路單位要對檔案管理者組織教育及培訓活動，以提高員工素養為重要目標，使其可以熟練把握相關的業務知識及業務能力，變成優質的公路檔案保管者。公路檔案管理數字化發展，需要讓員工基于以往的檔案管理內容，可以對信息化系統有比較深刻的了解并把握相關技巧，可以采用新型現代化通信設施對公路資料完成錄入、管理和維護[1]。所以，公路檔案管理中心要注重管理者的素養提升及培養，采用頂底培訓及教育方式，讓檔案管理者可以全面把握數字化管理公路資料的操作能力及理論基礎內容。在培訓后應組織定時的技能考核和計算機操作能力考查。比如資料的錄入與信息共享的設置等。而且，制定科學的獎罰機制，進一步調動與激發職工的工作興趣和積極性，使之提高責任心，進一步推動公路資料管理信息化發展。6）加強網絡化建設。針對公路檔案管理業務來說，其需要從海量檔案數據中提煉出結論性和規律性的信息，再將之進行歸納整理，產生文字精簡和結構嚴謹的整體，為各部門決策帶來借鑒依據。如交通運輸系統項目建設部門能夠積極創建計算機網絡，使之和檔案管理相統一，在網絡中集中引入全系統的檔案信息，以便深入開發和整體性使用各種資料，保證檔案管理業務的合理化、規范化以及標準化。另外，能夠加強檔案數據網絡動態化控制，為社會生產的決策者和司機等帶來有效的資料，防止由于路況等原因而導致物力和人力的耗費，保證人民的生命財產穩定。7）加強投資力度，實時更新軟硬件設備。公路檔案數字化基礎設備，需要加強投資力度。在采購時，要基于軟件來選擇硬件的原則處理。各單位決策人員應轉變理念，創新思想，對公路檔案數字化管理引起高度關注，將之列進一個專業的建設項目展開投資活動[2]。在建立本單位辦公智能化軟件發展計劃時，下撥專門的資金給予足夠的資金支撐。而且每年的財政預算開支時，也要將該項資金的開支充分考慮進來，做好計劃。促使辦公智能化和檔案數字化相統一，爭取各部門的支撐，集中規劃，加強領導，由此推動公路檔案管理數字化發展協調可靠發展。

4 結束語

總之，公路工程等數字化是指采集與整理資料形成等許多步驟都采取以計算機系統為中心的高新科技，充分突出信息化傳遞迅速與數據資源共享等優點，最后實現量化管理平臺的自動化。若想提升工作檔案管理質量，就需要加強檔案信息化發展，加強投資力度，實時更新軟硬件設備、加強網絡化建設、促使辦公智能化與檔案管理數字化相統一等。時代的快速進步，若想緊跟時代腳步，公路檔案數字化發展就不得落后，因此，公路建設工程檔案數字化建設應當引起人們的高度關注。

參考文獻

[1]劉金花.新時代高速公路檔案管理工作的若干思考[J].蘭臺內外，2018（11）：15-16.

[2]李鷗.高速公路檔案管理工作中信息化管理的重要性[J].辦公室業務，2018（06）：86.