基于信息化執法模式下衛生監督業務檔案管理措施研究

摘 要：隨著科學技術的快速發展，網絡信息技術、計算機技術、大數據技術等前瞻技術的不斷更新發展，使得我們我國每個行業的技術水平發展都有一個質的飛躍。與此同時，應該將先進的科學技術應用在衛生監督業務檔案管理之中，建設衛生監督業務檔案管理的信息化，提高衛生監督業務檔案管理的有效利用率，實現衛生監督業務檔案管理的真實性和準確性。因此，本文將根據衛生監督業務檔案管理信息化的意義以及衛生監督業務檔案管理的現實狀況、存在問題、解決措施進行論述。

關鍵詞：信息化;衛生監督;檔案管理

衛生監督業務檔案是指在各級衛生監督機構在進行衛生監督執法的過程中，需要做好原始工作記錄，能夠把當時行政執法情況真實且客觀的反映給群眾，具有合法性、公正性和公開性。檔案管理工作對于衛生監督機構來說至關重要，由于生監督機構檔案資料較多，檔案的收集、整理、分類、存檔等方面的工作量較大，導致在對檔案管理的過程中容易失誤，使得檔案管理的使用效率和有效率大大降低。因此，相關部門應當積極進行衛生監督機構檔案信息化建設，提高檔案管理信息化水平，確保檔案真實性和有效性。

1 衛生監督業務檔案管理信息化的意義

1）有效地進一步推進檔案現代化管理。衛生監督機構檔案管理信息化是由原始的手工操作向信息采集、現代化管理的轉變，使衛生監督業務的檔案信息資源得到充分利用，是為社會和群眾提供高效、優質服務的有效途徑。通過網絡技術、信息技術、計算機技術等先進技術可以對檔案進行有效的收集、整理、分類、歸檔等，確保衛生監督業務檔案管理信息化的可實施性，從而有效的保護檔案原件、保證檔案信息真實、提高檔案服務水平提高等[1]。因此，衛生監督業務檔案管理信息化的建設，有利于進一步推進檔案現代化管理。

2）為領導決策提供可靠的科學指導。建設先進的衛生監督業務檔案管理信息化，可以為衛生監督業務在決策制定的過程中提供快速、準確檔案信息，使得領導能夠根據檔案信息，根據實際情況制定出科學的、合理的決策，從而實現“決策及時正確，管理措施得當”的目標。與此同時，衛生監督機構檔案管理信息可以使紙質檔案轉化為電子檔案，減少檔案保存空間，減少相關費用支出，提高檔案保存有效利用率，節約查找檔案的時間，提高與之相關事務的工作效率，促進衛生監督業務健康有效的發展[2]。

3）為衛生監督人員提供知識更新的智能化途徑。隨著衛生監督業務檔案管理信息化的快速發展，衛生監督人員可以利用遠程服務功能和資源共享功能等，在整理收集檔案資料時可以獲得最新的信息知識，為衛生監督人員提供學習的智能化途徑，從而使得衛生監督人員的知識結構更加完善[3]。

2 基于信息化執法模式下衛生監督業務檔案管理的現狀

在衛生監督機構綜合檔案中衛生監督檔案發揮著至關重要的作用，不僅能夠加強檔案的規范化和科學化水平，而且能夠提升職能活動的靈活性。但實際情況是，衛生行政管理部門以醫療為主，以衛生監督為輔，并且衛生監督機構發展落后于醫療機構。對于衛生監督管理部門自身來說，不管是業務檔案管理還是其他內部管理，其發展落后也日益明顯，因此，解決衛生監督業務檔案管理的問題迫在眉睫[4]。

3 基于信息化執法模式下衛生監督業務檔案管理幾個存在的問題

1）管理者認識片面業務能力薄弱。由于衛生監督機構的管理者在部門管理的側重點不同，如在建設系統上則偏重財務管理、辦公信息化等上，在檔案管理上則投入財力、精力和人力不足，加之管理者沒有對檔案信息化的認識不足，業務能力薄弱，工作模式程式化，業務知識面狹窄，使得管理工作缺乏創新和動力。在大數據時代背景下，部分管理人員缺乏自主創新能力，缺乏統一規范高效的意識，缺乏提高業務能力的勇氣等直接影響了衛生監督業務檔案利用價值的發揮。

2）衛生監督系統的資源共享不均。據統計，全國衛生監督系統基本上采用了“國家級衛生監督信息平臺”，相比之前，有效數據采集利用率大大提高，數據的記錄和數據的更新速度大大提升，根據對數據的分析利用，能夠及時指導工作，使得工作效率大大提升，不僅節約時間成本，而且節約了人工成本。但是從全國各地衛生監督機構檔案管理實際效果來看，還有一些地區沒有達到統一的衛生監督的標準，衛生監督系統的資源共享不均勻。

3）檔案信息化建設缺乏創新型人才。由于專業人員在聘用和晉升受到單位職位數限制加上待遇一般，個人發展上升空間受到限制，使得專業人員工作積極性不高，人才流失嚴重。在世俗觀念的影響下，認為檔案系列專業人員不占主流，相關部門對檔案信息化工作人才的培養沒有長遠規劃，使得檔案信息化工作人員缺乏創新能力和創新動機。

4）檔案信息化建設缺乏足夠投入。由于衛生監督部門的資金投入側重于業務工作和網絡基礎建設，在檔案信息化工作的建設上資金投入較少，使得檔案信息化工作經費在單位辦公經費中所占比例比較小，導致投入的經費只能維持日常正常運營，沒有足夠的資金用在檔案信息化的建筑上，例如更新新型數據采集設備，更新數據儲存設備等。

4 基于信息化執法模式下衛生監督業務檔案管理的解決措施

1）提高管理者的認識和業務能力。衛生監督機構的管理者在部門管理上應該采取公平公正原則，平等對待財務管理、辦公信息化和檔案信息化管理的財政支出，使得檔案信息化建設有足夠的經濟支持。相關部門組織管理人員學習檔案管理信息化的重要性和必要性，健全認識能力，拓寬業務知識面，培養創新意識，提升創新能力。同時，相關領導應該調整工作進度和調節工作氛圍，使管理人員提高工作的積極性，提高高效統一意識。管理人員的認識和業務能力的提高使得衛生監督業務檔案管理利用有效價值得到充分的發揮。

2）衛生監督系統的資源共享。從全國各地衛生監督機構檔案管理實際效果來看，對于沒有達到統一的衛生監督標準的一些地區進行全網跟蹤，查漏補缺，及時補救，使得全國衛生監督系統資源得到充分共享利用。同時，相關部門應該完善檔案信息化工作績效考核指標體系，結合實際情況，實事求是，制定科學的績效考核體系，調動相關部門的積極性，充分發揮績效考核的導向作用，使組織和集體一起重視衛生監督系統的發展[5]。

3）大力培養檔案專業人才。相關部門應該以“以人為本”為理念，大力促進檔案專業人才隊伍的建設，完善人才引進政策，例如擴大聘用和晉升單位職位數，提供住房優惠政策。完善業績考核政策，調動人員積極性，拓寬個人發展空間。相關部門平等對待檔案信息化工作的人員和衛生系列人員，使得所有工作人員一起努力向前看。

4）大力加強檔案信息化建設投入。衛生監督部門應該平衡業務工作和網絡基礎建設的資金投入，擴大檔案信息化工作的建設上資金投入，使得檔案信息化工作經費在單位辦公經費中所占比例比較有所增大，使檔案信息化工作能維持日常正常運營之外，還可以更新新型數據采集設備，更新數據儲存設備等。

5 總結

綜上所述，基于信息化執法模式下，衛生監督業務檔案管理工作不僅要快速解決現實存在的問題，而且還要充分發揮管理人員的主觀能動性，實事求是，抓住主要矛盾，迎難而上。充分發揮檔案管理工作的時效性，科學性和真實性，為衛生監督執法工作提供有效的技術支持為社會和群眾提供高效優質的服務。

參考文獻

[1]張風娟.如何做好衛生監督檔案管理工作[J].蘭臺內外，2O11.1.

[2]崔虔暢，關于做好衛生監督檔案管理的探討[J].卷宗，2013.8.

[3]趙立娟，張曉敏.衛生監督檔案管理的探討[J].蘭臺內外，2007.1.

[4]馮瑛，章春英.紹興市衛生監督檔案管理工作探討[J].浙江預防醫學，2004.1.

[5]李茹.關于衛生監督機構檔案管理的信息化建設分析[J].科技資訊，2016，14（35）：159-160.

作者簡介

王麗，女，漢族，河北人，大學本科，檔案中級，研究方向：衛生監督檔案信息化建設，創建國家衛生城市技術評估格案的整理。