綠色建筑檔案信息化管理探索

叢驛驕

摘 要：由于信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案資料管理的方式逐漸向信息化管理方向發(fā)展。對于綠色建筑行業(yè)而言，將檔案資料進行信息化管理，可以讓綠色建筑行業(yè)在城市建設(shè)中發(fā)揮更大的作用，促使綠色建筑行業(yè)能夠持續(xù)發(fā)展。目前，綠色建筑行業(yè)發(fā)展的速度較快，然而在綠色建筑檔案資料的管理中存在著一些問題。由于綠色建筑檔案資料的收集以及整理等方面的制度體系不夠完善，導(dǎo)致檔案資料沒有得到合理利用，無法為城市建設(shè)提供參考。因此，綠色建筑檔案資料的相關(guān)管理部門，應(yīng)該重視對于檔案信息的管理。在此基礎(chǔ)上，本文簡要分析綠色建筑的檔案資料信息化管理過程中出現(xiàn)的問題，并提出具體的綠色建筑檔案資料信息化管理策略。

關(guān)鍵詞：綠色建筑;檔案資料;信息化管理;策略

1 淺析對綠色建筑的檔案資料進行信息化管理的意義價值

為了實現(xiàn)當(dāng)今社會在城市建設(shè)過程中，對檔案事業(yè)改革創(chuàng)新的需求，以及客觀的綠色建筑發(fā)展要求，應(yīng)該對綠色建筑的檔案資料進行信息化管理?；诰G色建筑面積持續(xù)擴大的時代背景下，檔案資料的數(shù)量也在不斷增多。假設(shè)依舊使用傳統(tǒng)人工管理檔案資料的方式，對種類多、數(shù)量大的綠色建筑檔案資料進行管理，管理效率會受到一定的影響。并且，人工管理綠色建筑檔案資料大多采用紙質(zhì)檔案。這種方式不利于檔案資料的儲存，也會對檔案資料的查詢使用帶來一定困難。因此，應(yīng)該對傳統(tǒng)人工管理綠色建筑檔案資料的方式進行完善創(chuàng)新。相關(guān)管理人員可以借助現(xiàn)代先進的信息技術(shù)，建立綠色建筑檔案資料的信息化管理模式，促使綠色建筑檔案資料的形式，從紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代信息化數(shù)據(jù)管理。先進的信息技術(shù)為綠色建筑檔案資料的信息化管理提供有效支撐，采用信息化檔案資料管理，可以快速有效的查詢綠色建筑相關(guān)檔案信息，促使社會經(jīng)濟的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

2 簡要分析綠色建筑的檔案資料信息化管理過程中出現(xiàn)的問題

1）沒有建立合理完善的綠色建筑檔案資料信息管理平臺。由于城市建設(shè)大多采用綠色建筑理念，導(dǎo)致綠色建筑檔案的資料管理，占據(jù)城市建設(shè)檔案管理的重要地位。然而，由于城市與城市之間的資源等方面存在差異，導(dǎo)致部分地區(qū)的管理人員對于建設(shè)綠色建筑檔案資料信息管理平臺并不重視。假設(shè)綠色建筑檔案資料信息管理平臺，得不到檔案管理部門的重視，就沒有辦法獲得技術(shù)與資金的支持。容易使綠色建筑檔案資料的意義價值受到限制，無法發(fā)揮其真正的用途，對城市的規(guī)劃建設(shè)造成嚴(yán)重的不良影響。

2）綠色建筑的檔案資料在信息交接管理過程中存在漏洞。現(xiàn)階段，綠色建筑的檔案資料管理在建筑檔案管理中，占據(jù)較大的比例。但是，在初步形成綠色建筑檔案資料信息化管理的時期，存在著大量具備重要信息的紙質(zhì)檔案。導(dǎo)致了紙質(zhì)檔案與信息化檔案交接過程中，存在大量的漏洞。因此，在建設(shè)綠色建筑檔案材料信息化管理的過程中，應(yīng)該注意紙質(zhì)檔案與信息化檔案交接時，是否出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。

3）綠色建筑檔案資料的管理劃分存在問題。依據(jù)目前對綠色建筑檔案資料的管理來看，大部分地區(qū)雖然建立了管理部門，但是其管理部門依舊屬于城市建設(shè)部門。并且，一些地區(qū)對于綠色建筑檔案資料管理部門沒有明確定位，沒有明確劃分工作職責(zé)和管理權(quán)限。導(dǎo)致部分地區(qū)出現(xiàn)在城市建設(shè)檔案管理的科室中，設(shè)立綠色建筑檔案資料管理部門的現(xiàn)象。甚至，部分地區(qū)還會出現(xiàn)將綠色建筑檔案資料，存檔方在市政建設(shè)部門以及房地產(chǎn)管理部門等。由于種種原因，導(dǎo)致綠色建筑檔案資料的管理劃分存在問題，進而使綠色建筑檔案資料的管理工作無法繼續(xù)進行。

3 提出具體的綠色建筑檔案資料信息化管理策略

1）構(gòu)建科學(xué)合理的綠色建筑檔案資料管理平臺。隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展，人們已經(jīng)能夠很好的將信息技術(shù)融入到生產(chǎn)生活中。通過建立綠色建筑檔案資料信息化管理平臺，能夠方便人們對檔案資料的查找和使用。因此，城市管理部門需要建立專門的綠色建筑檔案資料管理部門。依據(jù)相關(guān)崗位職責(zé)要求，為其合理配備檔案管理人員，促使檔案管理工作能夠正常運行。

2）對綠色建筑檔案資料的管理手段進行創(chuàng)新。對綠色建筑檔案資料進行管理過程中，應(yīng)該加強信息技術(shù)的使用，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為信息化的數(shù)據(jù)，便于檔案資料的儲存與管理。通過將檔案資料依據(jù)一定的方式進行分類管理，可以為綠色建筑檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。此外，還可以采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與新媒體技術(shù)完善管理系統(tǒng)，促使綠色建筑檔案資料形成新型功能。通過網(wǎng)絡(luò)共享等形式，方便人們查詢綠色建筑資料，進而綠色建筑檔案資料得到更好的利用，促使其發(fā)揮最大價值。

3）完善綠色建筑檔案資料的信息化管理制度體系。為了更好的對綠色建筑資料進行管理，應(yīng)該完善綠色建筑檔案資料的信息化管理制度體系，促使管理分化問題能夠從根本上得到解決。國家應(yīng)該借鑒國外成功的案例，解除行業(yè)與地區(qū)部門的限制，最大程度上支持綠色建筑檔案資料的信息化管理。通過建立完整的管理制度體系，對相關(guān)管理人員進行合理的分工，促使檔案管理部門加快工作的進程。管理人員嚴(yán)格依據(jù)管理制度體系進行檔案管理工作，盡量減少綠色建筑檔案資料錯亂現(xiàn)象的發(fā)生，保證信息化檔案管理能夠順利開展。

4 采用相關(guān)措施保障綠色建筑檔案資料信息化管理的安全完整

1）保證綠色建筑檔案資料的安全。將現(xiàn)代先進的信息技術(shù)融入到綠色建筑檔案資料管理中，為檔案管理提供機會的同時，也是一種新的挑戰(zhàn)。由于綠色建筑的持續(xù)發(fā)展，容易形成大量的檔案資料，這些檔案資料在信息化管理手段中以數(shù)據(jù)的形式存在。因此，相關(guān)綠色建筑檔案資料管理部門必須保證檔案安全的儲存。（1）確保綠色建筑檔案信息儲存環(huán)境的安全。通過安裝防護門和防護窗以及靜電地板等方案，為綠色建筑的紙質(zhì)檔案信息創(chuàng)設(shè)合理的儲存環(huán)境促使檔案信息的存放更加安全。（2）加強綠色建筑檔案信息的安全防護工作。通過聘用專門的網(wǎng)絡(luò)公司，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)防火墻以及安裝網(wǎng)絡(luò)防護系統(tǒng)等，能夠有效的防止黑客的攻擊，促使綠色建筑信息化檔案的存放處于安全環(huán)境。（3）對綠色建筑檔案信息進行備份儲存。為了防止自然因素和不可抗力損壞檔案資料，應(yīng)該將綠色建筑檔案資料進行備份儲存。即使發(fā)生意外情況，也可以最大程度上減少綠色建筑檔案資料的損失。

2）成立專門的綠色建筑檔案資料信息化管理團隊。對于綠色建筑檔案資料信息化管理而言，管理部門內(nèi)部應(yīng)該成立專門的管理團隊。將內(nèi)部專業(yè)的管理檔案人才進行統(tǒng)一安排，使其成立綠色建筑檔案資料信息化管理團隊。團隊內(nèi)部人員不僅應(yīng)該具有專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，還應(yīng)該擁有一定的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，促使檔案信息化管理團隊可以更好的完成工作。除此之外，應(yīng)該保證綠色建筑檔案資料信息化管理人員的待遇，促使團隊檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效提高。

5 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理部門應(yīng)該重點關(guān)注綠色建筑檔案資料信息化管理，明確信息化管理的意義價值。并且，對綠色建筑的檔案資料信息化管理過程中出現(xiàn)的問題進行簡要分析。通過構(gòu)建科學(xué)合理的管理平臺，完善創(chuàng)新綠色建筑檔案資料的管理手段以及管理制度體系，并做好檔案信息管理的安全工作，保證綠色建筑檔案資料能夠為后期的查詢使用提供有力的支持，促使社會經(jīng)濟的穩(wěn)定發(fā)展。

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