淺析數字化檔案室建設及數字化檔案管理技術應用

孟慶華

摘 要：當代檔案管理工作已經進入數字化時代，傳統的紙質檔案管理工作方式正在向數字化的方向轉型，只有開發科學的數字化檔案室，加強數字化檔案管理技術的應用，才能提升檔案管理工作的效率與質量。本文主要探討數字化檔案管理技術的應用價值，總結數字化檔案室建設要點，基于數字化技術的特點探討數字化檔案管理技術的應用方法，從而提高檔案管理水平。

關鍵詞：數字化技術;檔案管理;應用對策

數字化技術可以提高檔案管理的效率，降低檔案管理的成本，保證檔案在更加安全的環境下流轉使用。新時代還要發揮數字技術的實用價值，構建更加科學的數字化檔案管理工作體系，創新數字檔案管理工作方法，從而為檔案資源的廣泛共享，挖掘檔案的潛在價值提供強有力的基礎。

1 數字化檔案管理的重要價值

1）提高檔案應用率。數字化的檔案管理方式提高了檔案的應用效率，降低了檔案管理的成本，更好的體現了檔案管理工作的經濟效益。在我國檔案信息量日益增加，檔案管理由質紙檔案向電子檔案快速發展的時代，檔案管理因數字化技術的應用實現了由粗放管理向精細化管理的轉型。計算機很好的代替人工開展檔案管理工作，智能化的電子設備提高了檔案管理的效率，提升了檔案數據信息的檢索質量，實現了檔案在互聯網的快捷傳輸，擴大了檔案的使用范圍，有效的減少了檔案數據信息不準確的問題，及時的滿足了各方面的檔案使用需要，更好的發揮了檔案信息的使用價值。數字化技術檔案管理增加了檔案存儲量，擴大了檔案信息范圍，豐富了檔案的類型，實現了視頻、文獻、數據、圖文資料的同步管理，做到了對各種數據信息的實時全面收集，并且可以通過大數據技術進行潛在檔案信息的挖掘，這對于開發檔案的潛在價值意義重大。

2）降低了管理成本。數字化技術的應用解決了檔案管理成本較高，檔案管理工作繁瑣，檔案員工作壓力較大的問題。運用數字技術提高了檔案管理工作的智能性，檔案資料可以按照既定的程序進行自動歸檔，計算機可以輔助檔案員及時發現檔案中的錯誤信息。數字技術還提高了檔案資料的傳輸速度，可以滿足用戶實時獲取檔案的需要，極大的減少了因紙質檔案查詢、復印、繁瑣借閱手續帶來的時間成本。專兼職檔案管理人員可以通過計算機系統有效配合，各方面檔案信息能夠及時的匯總。一些派出機構多、業務范圍日益廣泛，上下游單位之間數據往來頻繁單位運用數字技術開展檔案管理極大降低了檔案運轉中的成本，實現了快捷化的檔案管理，檔案資料的查詢將更加方便。

2 數字化檔案室建設的基本方法

1）優化基礎條件。建立高水平的數字化檔案室需要提高基礎條件，強調根據數字化檔案的規模配置檔案管理設施。具體包括服務器、交換機、嵌入式網絡存儲器等。還要配置必要的掃描儀、刻錄機等備份設備，以及配置不間斷的UPS電源。服務器主要用于滿足檔案的存儲、查詢和擴展需求，應當保證具有高可靠性、高性能和高數據吞吐能力的特征。計算機作為客戶訪問使用數字檔案和檔案管理的終端設備，應當提高計算機的硬件屬性。掃描儀等設備是實現傳統紙質檔案向數字檔案轉化的必要條件，一般選配平板掃描儀，以更好保護檔案原件。隨著互聯網化檔案運轉的實現，還為要數字檔案室配置計算機通信網絡，配置優質的數字文件的傳輸通道，進而打破檔案傳輸的地域限制，實現檔案資料的廣泛共享。數字檔案室建設還要配置專業的檔案管理軟件，強調在第三方檔案技術企業支持下開發專業的檔案管理系統，這樣才能滿足檔案供給的需要，提高檔案數字化服務的整體質量，達到高質量進行檔案數據配置的工作目標。

2）強化制度建設。高水平的數字化檔案室建設離不開科學的管理體系，應當根據數字化檔案的管理與服務需要完善相關的工作制度。首先，進一步提高對檔案管理工作的認識，檔案管理人員應當具備良好的數字化檔案管理工作思維，具有創新性的檔案管理理念，能夠基于數字化檔案運轉的需要修訂完善檔案管理工作制度。其次，檔案管理工作制度還要參照國家的數字化檔案管理法規制度具體的工作制度，圍繞著數字檔案運轉的需要優化檔案管理流程，出臺更加專業的檔案管理工作標準，明確數字化檔案管理作業標準，從而建立更加先進的數字化檔案管理工作模式。第三，圍繞數字檔案的使用需要創新檔案管理工作制度，加強數字化檔案管理制度的查缺補漏，及時把大數據、云存儲、智能化需要融入到檔案管理制度當中，促進檔案管理制度與時俱進。第四，數字化檔案室建設還要有科學的規劃，有明確發展思路，能夠根據數字化檔案室建設的現狀、目標、問題著力優化改革，擬定數字檔案室的發展規劃，從而為合理的籌措數字檔案室建設資金，及時彌補軟硬件設備的不足，實現數字檔案室的長遠發展奠定基礎。

3 數字化檔案管理技術的具體應用

1）開發數字化檔案管理系統。數字化技術的應用依賴先進的檔案管理系統，數字化技術的功能強大，需要各單位根據檔案管理的實際需要選擇具體的數字化技術。只有建立更加合理的數字化檔案管理系統才能發揮數字化技術的實用價值。因此，各單位應當根據檔案的使用需要，運轉流程，檔案管理體系開發數字化檔案管理系統，優化用戶登錄界面，圍繞著檔案管理相關的錄入、整理、檢索、統計、審閱、保管開發各個模塊，依托完善的系統功能解決檔案頻繁使用帶來的各種問題，做到合理的進行多類型檔案的存儲管理，在規定的授權范圍內滿足不同層級人員的檔案借閱使用需要，控制檔案傳輸的地域限制，有效防止因檔案檢索、查詢、調用等帶來的各種應用風險。

2）建立數字化檔案管理平臺。現代檔案管理強調實現數字化技術與云技術的同步應用，數字化檔案管理需要有效接受用戶的指令，根據用戶的需求提供相應的檔案資料。新時代數字化檔案管理技術應用應當突出虛擬性，強調開發智能化的檔案交互平臺，從而更好的滿足用戶的個性化信息需要。為此應當建立多樣化的檔案管理平臺，強調提高檔案管理平臺的智能性，注重基于云計算平臺實現檔案資料的快速共享。數字化檔案管理平臺應當具有整合性，能夠實現不同區域檔案數據信息資源的廣泛共享，同時還要保證檔案管理平臺與辦公系統的銜接，實現辦公數據信息資源的及時存儲和有效調閱。進一步依托檔案管理平臺開發完善檔案利用查詢系統，及時確定檔案資料的位置，創新檔案數據信息檢索方式，避免檢索檔案復雜化，及時的提高檔案檢索的效率。

3）加強安全防控技術的開發。數字化檔案管理技術的應用還要指向保證檔案安全，應當加強檔案安全管理技術的應用研究。首先，開發完善的檔案管理系統的防控機制，應用局域網、防火墻、服務器技術提高檔案運轉的安全性。其次，引進專業的數字化檔案安全防控軟件，建立實時監控檔案運轉的安全防控預警機制，對檔案數據流進行監控，及時的預判檔案運轉中的風險，有效采取截斷保護措施。第三，引進數字化的檔案備份技術，提高檔案備份的質量，保證檔案備份處在安全的環境當中。只有應用新型數據技術減少檔案對存儲載體的依賴性，更好的借助云技術實現檔案與信息載體的可分離性，解決檔案的易逝、易變性等問題，發揮數字化加密技術、訪問控制技術、入侵檢索技術的作用，才能更好地保證數字檔案的安全運轉，全面提高數字檔案的防控質量。

4 結論

數字化檔案管理是檔案技術的發展趨勢，新的歷史時期應當大力的加快數字檔案的建設步伐，完善數字檔案的管理體系，充分的發揮數字檔案技術的實用價值，提高數字檔案管理的專業性，構建科學化、系統化、專業化的數字檔案管理機制，更好的發揮數字檔案的實用價值。

參考文獻

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