企業檔案門類與分類體系概述

王敏

摘 要：隨著中國的化工企業的數量不斷增加，使得企業內部的檔案數量也呈幾何倍數的增加，檔案的分類和檔案管理成為檔案的必然發展內容。現在檔案管理依托于電子化的信息手段，呈現出更為統一的管理態勢，由于化工廠的建設工程檔案有大量的土建、設備、工藝、儀表等各專業圖紙及科研資料，整理起來比較復雜，且檔案與檔案之間的內容容易混淆不清，因此，本文試圖分析企業檔案門類與分類體系的發展，提出加強檔案分類的有關對策，在借助電子索引和分類法的有機結合過程中，有助于提高檔案分類管理的效率。

關鍵詞：企業;檔案門類;檔案分類體系;創新概述

經濟的快速發展導致企業檔案的數量越來越多，因此，檔案管理面臨著更新換代的新困境，為了加強企業大分類管理的有效性，提升企業檔案管理的綜合水平，需要轉變思路、借助電子信息化的手段，建立檔案分類標準和分類管理規范。對于企業來說，良好的檔案分類管理具有非常重要的意義，而且可以快速調動檔案管理人員的積極性，并提高整個企業的辦事效率。

1 我國企業檔案門類與分類體系構建現狀

1.1 檔案的分類標準比較多元化

由于企業的類型不同，而同類企業中企業的實際發展進程也有所區別，因此，我國目前的企業檔案門類與分類標準總體上來說，呈現出多元化的發展態勢。目前我國的檔案門類劃分有按照檔案的形成劃分，根據檔案的內容性質劃分，根據檔案的載體形式劃分，或按照記錄信息方式劃分等，有的企業還會根據檔案的機密程度、檔案所有權進行劃分，同時對于某些特殊的檔案采取依據檔案產生的時間線索劃分的方法。新增加的檔案門類和檔案教學資料可能會按照新的檔案分類進行講解，有的企業甚至將科研成果專門納入企業發展的管理范圍之內，但是實際上這些分類標準的過度化，反而使得檔案管理從理論角度上出現混亂的局面，而且強行的把不同類別的檔案納入同一管理范圍之內是比較牽強的。

1.2 檔案門類與分類體系的規劃不一定符合邏輯要求

對于企業的檔案管理實踐來說，常見的檔案種類劃分為文書檔案、科學技術檔案和專門檔案3大類別。從事生產技術和基本建設等活動的單位中科學技術檔案中包含的圖紙檔案較多，這一檔案管理的載體較為單一，但管理難度卻非常大。如果完全按照比較籠統的分類來進行檔案管理，那么在一旦出現其他檔案類型時就不太可能細致的保存，有時連檔案管理人員都不知道某一具體的檔案究竟放在哪個類別里，因此，沒有辦法對新的類別快速歸檔。檔案文件的分類屬于檔案管理水平的基本功，目前企業的檔案分類管理工作往往延續以往管理的經驗，而隨著企業快速發展，很多新的科技成果和項目也紛紛被納入檔案管理的范疇之內，這對于檔案分類工作造成了困擾，增加了企業檔案管理的難度。很多研究人員認為檔案管理工作目前并沒有符合邏輯學的發展原則，甚至與其目的背道而馳。

2 企業檔案門類與分類體系的可行性建議

2.1 遵循檔案自身的屬性歸檔整理

對于檔案的門類劃分，需要依據現代企業發展的實際現狀，根據檔案自身的屬性，研究檔案的自身分類訴求，根據檔案分類的管理標準進行合理化的管理。檔案的管理是為了能夠遵循檔案自身管理的要求，能夠根據現代檔案管理的分類準則，保持檔案本身的特性，又能夠讓使用者快速地找到資料并且領悟檔案本身的精髓。因此，檔案管理需要根據化工廠的檔案常見資料屬性進行門類的選擇和界定，不必經年不變，可能會隨著企業的逐漸發展而提升管控難度，提升檔案分類管理水平，檔案管理人員需要自身對于檔案的屬性異常熟悉。

2.2 按照領域范疇原則和內容性質原則分類

對于檔案來說，原始記錄就在那里，按照不同原則進行檔案的分類和管理，只是為了能夠更準確的做好檔案管理工作。并且從檔案管理的初衷來看，按照領域范疇原則進行檔案有效分類整理。鑒于檔案管理原則成為分類管理的基本性原則，對于檔案的劃分應能夠根據不同科室使用的檔案性質入手，在加強檔案管理和調閱的管理中注重檢查，有助于減少檔案歸檔錯誤，并且在應對整理的內容、性質的同時，科學化地借助電子信息手段，做好電子索引、門類條目認定等工作，對于企業的檔案進行科學的記錄和分類，將統一的類目規范體系應用到不同時期檔案管理活動之中，并且注重門類的界定需要經過專家的最初審定。

2.3 注重對于檔案管理的職能性質進行細致區分

對于同一個企業來說，不同的部門必然具有不同的職能，化工廠也是如此，化工企業內部有很多不同的職能部門，因此按照職能部門的工作內容分類，可以將其簡單的劃分為主要職能部門和輔助性職能部門，而主要職能部門多為生產及技術部門，部門內的檔案資料多為生產技術類檔案。化工企業專業技術部門的檔案進行加密保管，而非技術類部門的檔案管理也應分門別類，只有這樣才能夠把企業內部的檔案進行有序管理，特別是對于一些專業性的圖紙等技術性含量較高的檔案，必須要嚴格規范出入規則，做好借閱登記。同一個機構不同的工作內容可以形成不同的檔案分類，按照其基本類的二級以及二級以下類目可以劃分為不同的項目設置和性質內容。企業檔案一般設置黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理、產品、科學技術研究、基本建設、設備儀器、會計、干部職工、聲像、榮譽實物和電子檔案等13個一級類目（可根據實際情況合并），每個一級類目下設若干二級類目，二級類目

以下的類目可根據企業實際情況增減。將這些檔案使用排架分類，在檔案的二級類目之下，利用流水編號大類重新另行編號，加入各類卷宗的目錄號加以區別，從而能夠按照檔案編號、檔案全宗號、目錄號、分類號、年度號、案卷順序號等等進行快速的查找，當然這種檔案管理號的排列順序有助于電子化檔案錄入工作的開展。

2.4 使用電子分類索引法規范管理

現在電子信息技術早已滲透到企業檔案管理之中，而且電子信息管理呈現出迅捷的發展態勢，電子分類法的出現提升了檔案分類管理的有效性，在信息檢索效率和自動化成倍提升的同時，實現了檔案管理的信息化發展水平節節提升。企業并不排斥使用電子分類法，相反，還利用電子分類方法加速了企業信息化發展的進程，利用電子分類方法分門別類，對于分類的信息隨時更新修改快速調取，這是傳統的那種方式所不能取代的。化工企業在完善電子分類方法時，要建立快速更新的電子索引，也就是為了提高索引的效率，在檔案分類管理中有效的進行分類并利用主要關鍵詞和目錄進行查找，這是檔案信息內管理提升的有力體現，在搜集大量頻次的關鍵詞被快速調取知識，可以考慮不同的語境中，檔案管理索引排列的可行性。由于電子檔案管理的興起時間不長，對于化工廠的圖紙檔案歸檔的時候，既要進行電子掃描件的歸檔，還要注重對于分類號的區別，對于其流水編號的分類號的查找必須精準，在電子化檔案錄入的時候要符合基本檔案錄入規范，并且建立檢查人制度加以監督，確保檔案的實際內容能夠更加準確，不會出現圖紙的編號混亂或者歸檔錯誤情況。

3 結論

隨著現代企業數量的增加，企業的內部檔案數量也在增加，給做好檔案管理工作帶來了更多的困難，這要求從事檔案工作的人員要有扎實的業務功底及較強的管理能力和服務意識，才能夠提升企業內部檔案管理的水平，讓檔案成為信息交流和資源交換的基礎及工具。

參考文獻

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