新形勢下基建檔案整理及歸檔問題分析

李麗

摘 要：科研單位的工作隨著社會發(fā)展進(jìn)步的潮流越來越受到國家的重視。近些年來國家不斷擴(kuò)大科研單位的規(guī)模和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，基建檔案的數(shù)量由此激增?；诖?，傳統(tǒng)的基建檔案整理及歸檔方式已然不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展，因此需要采用合適的方式進(jìn)行科研單位的基建檔案整理及歸檔工作。

關(guān)鍵詞：檔案管理;基建檔案;整理;歸檔

基建檔案是工程建設(shè)期間形成的具有一定保存價值的資料，常以文字、圖紙、影像、電子文件等形式出現(xiàn)。隨著我國邁入信息化時代，為基建檔案的整理及歸檔工作提供了新思路。在新形勢下，轉(zhuǎn)變檔案的管理模式，提升整理及歸檔工作水平，做到與時俱進(jìn)，是發(fā)揮基建檔案管理作用的新要求。

1 新形勢下基建檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 基建工程項目增長幅度大

國家對于科技項目一直秉持著大力扶持的態(tài)度，在此形勢下，我國的科技得到了突飛猛進(jìn)的發(fā)展。因此各科研單位如雨后春筍般增多，且國家的扶持力度也在不斷提升，為科研人員提供了良好的科研條件，有效地提升科研單位的創(chuàng)造能力和創(chuàng)新能力。

1.2 基建檔案不斷增多，推進(jìn)檔案管理模式做出改變

科研單位原有的基建材料產(chǎn)出主要是工程施工過程中所涉及的材料內(nèi)容——工程前期規(guī)劃的審批材料、施工后的驗收文件、竣工審核工作表等。但隨著基建工程的增加，基建檔案在原有的基礎(chǔ)上新增了更多的內(nèi)容——申報書、專項書、可行性報告、經(jīng)費決算表等。這一系列變動，促使檔案管理模式進(jìn)行不斷地改變，由原來的單一部門進(jìn)行資料的收集整理與保存，轉(zhuǎn)變成由較為專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行專門管理，同時也加大了各部門與檔案管理部門的配合程度，促進(jìn)基建檔案的審查、整理以及歸檔工作的有序性[1]。

2 提升基建檔案整理及歸檔問題的措施

誠然大部分的科研單位已然根據(jù)現(xiàn)有的形式對自身的基建檔案管理工作進(jìn)行了變革，但在實際施行過程中仍舊存在些許問題亟待解決。例如由于基建檔案的材料收集持續(xù)時間較長，所涉及的單位與部門較多，導(dǎo)致基建檔案不能夠及時進(jìn)行歸檔的問題。其次是關(guān)于科研單位工作人員管理意識不夠強，或是專業(yè)知識較為缺乏，不能夠很好地對基建檔案進(jìn)行整理及歸檔。最后還有一部分科研單位仍舊采用較為傳統(tǒng)的基建檔案管理手段，不能夠根據(jù)信息化時代的特征做出相應(yīng)的改變。針對這些問題，應(yīng)從以下幾個方面入手，切實提升基建檔案整理及歸檔的能力。

2.1 增強檔案管理意識，建立相應(yīng)的規(guī)章制度

基建檔案的整理及歸檔是一項較為系統(tǒng)且全面的工作，具有較強的體系性。資料內(nèi)容涵蓋面積廣泛——前期工程報建、設(shè)計、勘察，中期施工、監(jiān)理，后期竣工驗收、結(jié)算、決算、審計等。在工程建設(shè)過程中要不斷增強工作人員的檔案管理意識，避免因為資料收集不完善或是不及時等原因?qū)е碌臍w檔緩慢，確保檔案利用率提升。信息時代的到來，檔案有效的開發(fā)和利用會取得較大的社會、經(jīng)濟(jì)效益，因此需要公司建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度。公司應(yīng)依照國家的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)，同時結(jié)合自身的發(fā)展需要建立有效的基建檔案管理制度，使工作人員能夠有制度可以更好地進(jìn)行基建檔案整理及歸檔工作。

在建立規(guī)章制度的同時要增強檔案管理人員的對工作的重視程度。首先通過定期開展學(xué)習(xí)等形式使其思想觀念得以轉(zhuǎn)變，形成較為積極主動的工作態(tài)度。同時領(lǐng)導(dǎo)層也要對檔案管理工作引起足夠的重視，將檔案管理工作納入日常工作議程，同時實行責(zé)任承包制，制定獎懲規(guī)定，將具體的工作劃分落實到人頭，確保實現(xiàn)工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

2.2 加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的綜合素質(zhì)對于檔案事業(yè)的發(fā)展起到至關(guān)重要的影響。目前大部分企業(yè)的基建檔案管理人員數(shù)量較少，部分企業(yè)更是要一人身兼數(shù)職，除了對基建檔案的收集、整理以及歸檔以外還要完成其他工作任務(wù)，導(dǎo)致其對于基建檔案的管理程度并不深[3]。尤其是當(dāng)人員本身的檔案管理素質(zhì)參差不齊時，建設(shè)項目一旦增多，基建檔案缺乏專門的人管理，就會在后續(xù)出現(xiàn)較為嚴(yán)重的問題。因此加強檔案人員的綜合素質(zhì)是企業(yè)發(fā)展的必然要求。首先要求檔案管理人員具備對工作重要性的認(rèn)知，加強其工作的責(zé)任感，為基建檔案整理及歸檔工作無私地奉獻(xiàn)。其次要對其進(jìn)行培訓(xùn)，除了最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識，還應(yīng)對新形式的檔案管理手段進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí)，確保企業(yè)的管理手段能夠與時俱進(jìn)。檔案管理人員應(yīng)加強對電子檔案管理的學(xué)習(xí)，熟練掌握其操作流程，提升現(xiàn)代化管理水平，確保能夠以較高的效率和質(zhì)量完成基建檔案管理工作。

2.3 利用信息技術(shù)，進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作

信息技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)下，信息化手段已然應(yīng)用至各行各業(yè)，科研單位作為科技的前沿單位，更應(yīng)以更高效的數(shù)字化管理方式推進(jìn)自身的基建檔案管理工作。首先是對于工程項目來說，從初期保健到后期竣工，完整的流程都應(yīng)該有應(yīng)用相關(guān)軟件的電子文檔作為存檔留存，例如施工圖、設(shè)計圖、招標(biāo)文件、竣工結(jié)算審計報告等，這些資料在收集過程中就應(yīng)做到及時備份，防止數(shù)據(jù)丟失造成的損失。同時各項文件在收集過程中也應(yīng)與建設(shè)項目保持一致，及時根據(jù)施工過程中的變更而更新所掌握的文件文檔。同時，在整理全套項目檔案的過程中要根據(jù)文件的重要性以及單位后期對于文件的需求性而進(jìn)行檔案的歸檔，適當(dāng)增加較為重要的檔案分?jǐn)?shù)以備不時之需。最后在檔案形成的過程中，要將信息化管理的優(yōu)勢凸顯，將檔案文件中的數(shù)據(jù)格式保持規(guī)范性和一致性。建立起電子文件保護(hù)系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)實現(xiàn)項目檔案的存儲和后期使用[2]。

3 結(jié)論

總而言之，隨著時代的不斷發(fā)展進(jìn)步，科研單位的基建項目逐漸增多，檔案的類型也呈現(xiàn)上升的趨勢。在此情況下，科研單位的檔案整理及歸檔問題逐漸突出。相關(guān)科研單位在進(jìn)行基建歸檔工作時要根據(jù)實際情況，對工作安排進(jìn)行較為合理的調(diào)整，保證基建檔案資料的完整性和規(guī)范性，為公司后期發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]繆愛英，邱艷，管志權(quán).新形勢下高?；n案管理存在的問題及對策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)科技，2018，734（24）：264-265.

[2]顏育珊.新時期基建檔案整理與歸檔問題研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，313（08）：126-126.

[3]于民.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策[J].傳媒論壇，2018，1（13）：156-157.