機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑分析

石莉莉

摘 要：現(xiàn)階段國(guó)家事業(yè)的不斷發(fā)展，對(duì)各單位的管理也在不斷的提升。機(jī)關(guān)事業(yè)單位是一個(gè)非常重要的單位，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理也是非常嚴(yán)格的，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案絕大多數(shù)都為國(guó)家機(jī)密對(duì)其管理必須達(dá)到相應(yīng)的管理規(guī)格。但在現(xiàn)階段對(duì)檔案的管理存在很大的短板，相應(yīng)的管理系統(tǒng)也并不嚴(yán)格。本文就“機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑”進(jìn)行進(jìn)一步的分析，談?wù)摤F(xiàn)階段如何提升單位檔案管理工作的“兩化”。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理工作;規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化;途經(jīng)分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.043

現(xiàn)階段無(wú)論任何企事業(yè)單位要想提升自身的能力，就必須首先提升自身的綜合能力。對(duì)于檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的提升，提升的不僅是單位自身的實(shí)力更多的是整體的競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理工作的提升能夠提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率，并且在決策中能夠發(fā)揮一定的效應(yīng)加快決策的時(shí)間。在關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化中，應(yīng)運(yùn)用科學(xué)合理的機(jī)制嚴(yán)格的制定相應(yīng)的規(guī)范化體系，從多樣化中尋找標(biāo)準(zhǔn)化制定適應(yīng)自身需求的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化。

1 現(xiàn)階段機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

在國(guó)家相關(guān)政策沒(méi)有出臺(tái)之前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案的管理可所謂是“一團(tuán)糟”。首先就是對(duì)檔案的整理根本就是沒(méi)有對(duì)應(yīng)的整理方案，在沒(méi)有大數(shù)據(jù)之前對(duì)檔案的整理幾乎全是人工，檔案的整理并不是對(duì)應(yīng)入座。在緊急需要時(shí)就連找都很難，在對(duì)應(yīng)急情況處理時(shí)也沒(méi)有相應(yīng)的處理機(jī)制。機(jī)關(guān)事業(yè)單位顧名思義就是國(guó)家級(jí)以及對(duì)應(yīng)國(guó)家的事業(yè)單位，這些單位中有大部分文件屬于絕密文件，對(duì)其的保管工作必須要到位。除這些絕密檔案外還有省市級(jí)企事業(yè)單位以及各國(guó)家級(jí)單位的保密文件，對(duì)于這些檔案的處理以及保管必須做好[1]。

另外就是對(duì)于檔案管理單位的管理體系，有大多數(shù)管理人員應(yīng)聘時(shí)并不是對(duì)口專業(yè)。有些人員對(duì)于檔案的管理工作沒(méi)有相應(yīng)的培訓(xùn)，對(duì)于一些先進(jìn)的系統(tǒng)操作不當(dāng)導(dǎo)致檔案丟失。還有極少數(shù)的公職人員的培訓(xùn)工作不到位導(dǎo)致特殊情況下檔案的丟失以及被盜。上面所說(shuō)的情況只是出現(xiàn)問(wèn)題中的一部分，其出現(xiàn)的問(wèn)題遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止這些比如：檔案管理系統(tǒng)的落后、工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)真水平低下、檔案管理方式的落后以及對(duì)科學(xué)運(yùn)用的疏漏這些都是主要問(wèn)題，對(duì)于這些問(wèn)題的解決必須提上日程。要想提升機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化就必須尋找相應(yīng)的方案，解決該解決的問(wèn)題加快解決的時(shí)間以及步伐[2]。

2 關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑分析

關(guān)于檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途經(jīng)分析，首先應(yīng)解決規(guī)范化的問(wèn)題只有達(dá)到了規(guī)范才能去談?wù)摌?biāo)準(zhǔn)。應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行深化改革，對(duì)相應(yīng)管理人員首先應(yīng)進(jìn)行抽查與檢驗(yàn)。時(shí)間允許的話應(yīng)對(duì)人員進(jìn)行進(jìn)一步考核，做到精益求精。各檔案管理系統(tǒng)應(yīng)加快掌握大數(shù)據(jù)與云計(jì)算的使用，單位以及國(guó)家應(yīng)加大力度對(duì)系統(tǒng)的升級(jí)以及尋找相關(guān)的培訓(xùn)人員進(jìn)行深度培訓(xùn)。提升規(guī)范化就應(yīng)該有相關(guān)的規(guī)范體系，國(guó)家相關(guān)單位首先應(yīng)制作出規(guī)范大綱然后下發(fā)給各級(jí)機(jī)關(guān)單位。各機(jī)關(guān)單位應(yīng)根據(jù)國(guó)家總體規(guī)范制定出對(duì)應(yīng)自身檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范要求。各級(jí)機(jī)關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)人要發(fā)揮好帶頭作用，自身更應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。在對(duì)人員的任用時(shí)一定要挑選有能力并且有實(shí)力和責(zé)任心的員工，其次就是認(rèn)真度檔案管理的工作并不像科研工作那么勞累，但是他需要工作人員具備足夠的認(rèn)真度。檔案的管理首先就是規(guī)劃與整合，對(duì)于管理人員的要求就是足夠的耐心與認(rèn)真。在對(duì)于規(guī)范化的要求中不能還以老套路與老思想為核心應(yīng)該大膽創(chuàng)新，這里并不是說(shuō)老思想不好只是現(xiàn)在全以現(xiàn)代化與科技化為首任，有些老思想與老套路根本對(duì)不上路，對(duì)于規(guī)范化的要求應(yīng)“推陳出新革故鼎新”做出一套與時(shí)俱進(jìn)的規(guī)范化。

對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化首先就是對(duì)相同檔案文件的統(tǒng)一，充分利用計(jì)算機(jī)在編入檔案時(shí)利用計(jì)算機(jī)為不同種類的檔案編上號(hào)以及將同類的檔案整合，這樣在尋找時(shí)更能節(jié)省時(shí)間還不容易丟失即使丟失也能很容易被發(fā)現(xiàn)。在檔案工作人員進(jìn)行規(guī)范整合時(shí)一定要根據(jù)國(guó)家的相關(guān)法律條文進(jìn)行操作，決不能因?yàn)樽陨砣菀兹ビ庠椒傻牡拙€。檔案管理的審計(jì)部門加強(qiáng)一定要加大審查力度，對(duì)檔案的管理一定要統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)要加大計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)容量，對(duì)檔案的備份應(yīng)及時(shí)跟上。選擇安全的備份平臺(tái)并對(duì)其定期檢查與維護(hù)，檔案管理系統(tǒng)的防火墻一定要達(dá)到國(guó)家相關(guān)要求以保證不被黑客侵入。

國(guó)家相關(guān)部門要加大宣傳力度，對(duì)檔案的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)行有力宣傳，在宣傳的同時(shí)更應(yīng)該加大督查力度。成立相關(guān)督查部門不定期對(duì)各機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)改正問(wèn)題嚴(yán)重的決不能姑息。在對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化時(shí)應(yīng)完善管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化體制，二者是密不可分的關(guān)系缺一不可。無(wú)論是從意識(shí)上還是行為上都應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行改革，檔案管理工作的重要性與保密性是一樣重要的，不能因?yàn)槿瞬诺娜笔Ь陀庠揭?guī)定。

3 結(jié)束語(yǔ)

對(duì)于檔案的管理工作人們始終要重視，無(wú)論是標(biāo)準(zhǔn)化還是規(guī)范化都是管理系統(tǒng)中的重要組成部分。檔案的管理工作與機(jī)關(guān)事業(yè)單位有著密不可分的關(guān)系，無(wú)論是生存還是發(fā)展、無(wú)論是建設(shè)還是創(chuàng)新對(duì)檔案的管理都是首要任務(wù)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的途徑分析簡(jiǎn)單就是這些，當(dāng)然還有很多規(guī)范途徑需要管理單位更加深刻改革與發(fā)掘。總有一天檔案管理工作會(huì)登上屬于自己那層最高的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)

[1]張寧.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019，000（008）：100-101.

[2]楊虹.檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作中存在的若干問(wèn)題及對(duì)策研究[J].中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)化，2018，000（004）：67-70.