行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策管窺

劉繼林

摘 要：在當今信息時代的社會背景下，會計檔案的科學管理具有相當重要的現實意義。對行政事業單位來說，作為單位檔案重要組成部分的會計檔案是管理的最后環節，同時也是重要的經濟檔案。近年來隨著社會經濟的快速發展，會計檔案作為行政事業單位記錄社會經濟活動的重要載體，持續強化對其的管理在當前社會新形勢下意義重大。本文將重點分析目前行政事業單位中的檔案管理存在的現實問題，并就此提出幾點相應的對策。

關鍵詞：行政事業單位;會計檔案管理;對策分析

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.039

行政事業單位是我國的基層管理機構，在促進我國社會經濟發展和發揮其公益性價值方面有重要的作用。通過行政事業單位的會計檔案可以及時有效了解社會各項經濟業務的發展狀況，同時這也是了解單位對相關法律法規執行情況的重要途徑，是記錄企業事業單位各項經濟活動的資料證據。

1 行政事業單位會計檔案管理存在的主要問題

行政事業單位會計檔案主要包括單位在財會管理和會計活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務報告和電子會計資料以及其他會計資料等。由于會計檔案涉及的范圍和涵蓋的內容比較廣泛，其檔案類型相對穩定，形式多樣，因此與一般的文書、科技檔案的管理相比存在一定的難度，這也導致行政事業單位的會計檔案管理不可避免地存在一些問題。

會計檔案的保存形式主要有永久保存和定期保存兩種。通常情況下，擁永久保存的檔案不能進行銷毀，而定期保存的檔案往往也會根據檔案的具體情況設置不同的保管時間[1]。會計檔案除了作為記錄企事業單位經濟業務運行活動的載體，其在揭露事故責任、打擊經濟犯罪，為解決經濟活動糾紛提供依據等方面也有重要用途。正因如此，行政事業單位才有不斷加強會計檔案管理工作的現實意義。要采取相應措施加強對會計檔案的管理力度，首先應當認識到當前行政事業單位會計檔案管理中存在的具體問題。

1.1 對檔案管理不夠重視

對不少行政事業單位的領導和財務人員而言，檔案管理常常被認為是一項吃力不討好的苦差事。這種認知不僅使行政事業單位檔案管理事務的相關人員在思想上對檔案管理缺乏足夠的重視，而且直接導致了會計業務與會計檔案管理脫節的問題產生。由于對會計檔案管理認知不足、不夠重視，許多行政事業單位也很少會對相關人員進行專業的業務培訓，由此導致會計檔案管理人員業務不熟、經驗不足，會計檔案管理工作更是難以做到規范化、專業化。此外，還有部分行政事業單位在實際操作中未能根據國家相關規定和自身實際情況來制定符合本單位的會計檔案管理制度，有的甚至僅僅將會計檔案管理制度作為整個財務會計制度的一部分。更有些單位即便是制定了制度，但執行的情況也一言難盡。

1.2 檔案管理和監督機制不完善

隨著計算機化的深入，越來越多的行政事業單位選擇將會計信息存入到磁性媒介中保存。但由于很多單位還存在著只重視對會計憑證、報表和賬簿等專業資料歸檔，卻忽視對載有會計資料的磁性介質的整理、歸檔工作的現象，由此導致不少行政事業單位會計檔案不夠完善和齊全，甚至還存在因管理疏忽導致的會計信息丟失問題。此外，有些單位在進行會計檔案移交時，不按規范操作，既無移交清單，也不逐冊清點，甚至不進行永久和定期的分類保管，這不僅違反了會計檔案管理的相關規定，更會給后面的檔案管理和查閱帶來很大麻煩。除了以上兩點，行政事業單位在會計檔案管理中缺少相應的監督機制，也給個別人員利用會計檔案謀取私利創造了機會，出現檔案造假等現象，令行政事業單位的公益性質大打折扣。

2 解決會計檔案管理現實問題的對策分析

2.1 完善會計檔案管理機制

行政事業單位可以根據相關法律法規，結合本單位實際情況，建立和健全一套完善的會計檔案管理制度。完善的會計檔案管理制度是提升檔案管理水平的首要措施，既可以有效提升會計信息的質量，同時也可以幫助行政事業單位更好地規避風險。首先，行政事業單位要全面優化會計檔案管理的規范和流程，制定具有可操作性的檔案管理制度;其次，要提高對會計檔案管理工作人員的業務水平的培訓力度，使他們熟練掌握專業知識，提升其檔案管理水平。此外，對會計檔案管理人員的業務考核也應得到重視，盡可能使培訓結果、工作水平和人員的個人利益相掛鉤，以此來促使檔案管理人員積極主動提高業務能力。

2.2 加強對會計檔案管理的監督力度

加強監督管理是提升行政事業單位會計檔案管理水平的又一個重要舉措。行政事業單位的管理人員需要對本單位的會計檔案管理工作給予足夠的重視和合理的監督管理，通過建立完善的監督機制確保檔案管理中的立卷、歸檔、保存和查閱、銷毀等各環節都能做到有序規范[2]。通過本單位管理層對會計檔案中的重點內容的監督檢查，或者借助廣大群眾的監督舉報對檔案管理人員形成督促，也可以幫助檔案管理部門形成良好的專業氛圍。

2.3 加大檔案管理的經費支持

加大對會計檔案管理工作的經費支持，包含了軟硬件兩個方面。硬件主要指的是檔案管理環境和檔案資料陳列架的檢查維修等，軟件主要指會計檔案資料中的數據保護。有了經費支持，同時還需要管理人員對經費的使用有明確的規定，避免各種以公謀私、亂用經費等現象出現。

3 結束語

綜上所述，加強行政事業單位的會計檔案管理是當前行政事業單位良性發展、更好地為社會大眾服務的必需舉措。只有自身的業務水平有了提升，行政事業單位的會計檔案管理工作才能得到廣泛的認可。

參考文獻

[1]鮑穎.行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].信息周刊，2019，000（002）：0196-0196.

[2]楊文芳.行政事業單位會計檔案管理存在的問題及對策[J].環球市場，2019，000（006）：89-89.