中小學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策

王蘭

摘 要：中小學(xué)的檔案是學(xué)校教育過(guò)程中的重要組成部分，幫助小學(xué)能夠正常的展開(kāi)各項(xiàng)工作，并能增加學(xué)校制定教學(xué)方針時(shí)的正確率，所以，有效地進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)管理可以幫助學(xué)校更好地開(kāi)展教學(xué)。不過(guò)，目前的中小學(xué)檔案管理工作仍然存在不足，管理檔案的體系有待完善，無(wú)法確保檔案的準(zhǔn)確性、真實(shí)性，并且有的中小學(xué)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案的妥善管理不夠重視，造成重要檔案丟失或缺失的情況出現(xiàn)。對(duì)此，只有中小學(xué)檔案的管理能夠得到重視，才能有效地促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量提高。下文主要闡述中小學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;中小學(xué);教育

中小學(xué)的檔案和學(xué)校教學(xué)中總結(jié)出的一些歷史記錄和教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，其具有相當(dāng)大的實(shí)用性，可以幫助學(xué)校更好的展開(kāi)教學(xué)。其中包括文章、影像和視聽(tīng)材料等。體現(xiàn)了中小學(xué)的教學(xué)規(guī)范，檔案的有效完整記錄可以幫助學(xué)校在教學(xué)中參考?xì)v史教學(xué)資料提高教學(xué)質(zhì)量。完整的教學(xué)檔案記錄著中小學(xué)的所有教學(xué)事跡，包括學(xué)校的教學(xué)制度革新、優(yōu)秀的教師教學(xué)研究成果、學(xué)校的發(fā)展歷史、師生獲得的獎(jiǎng)項(xiàng)等等，是中小學(xué)管理的必要參考基礎(chǔ)。所以在中小學(xué)開(kāi)展系列教學(xué)時(shí)，應(yīng)及時(shí)看清檔案的必要性，并能夠積極地開(kāi)展有效的檔案管理工作[1]。

1 中小學(xué)檔案管理中的問(wèn)題

目前大多數(shù)中小學(xué)在檔案管理上沒(méi)有給予足夠的重視，首先是中小學(xué)的教育領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)于檔案管理的不夠重視，看不清有效的檔案管理在未來(lái)教學(xué)路上的作用，片面地認(rèn)為科學(xué)的檔案管理不能對(duì)教學(xué)帶來(lái)多少幫助，所以也沒(méi)有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)合理地安排和指導(dǎo)。而且，由于學(xué)校對(duì)于檔案管理不夠重視，導(dǎo)致了檔案管理工作人員的工作上不能有效的妥善保存檔案，造成檔案的遺失或缺失。還有便是教師的檔案管理重視程度不強(qiáng)，在檔案管理人員整理教學(xué)檔案時(shí)不能積極地去配合，也給中小學(xué)檔案管理工作造成了極大地阻礙。而且，中小學(xué)在檔案管理的程式化落實(shí)不到位，沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，檔案管理人員與教師的檔案統(tǒng)計(jì)不能做到高效統(tǒng)計(jì)，因?yàn)榻處煕](méi)有受過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)的系統(tǒng)化學(xué)習(xí)，導(dǎo)致教師不清楚應(yīng)該提交哪些檔案，進(jìn)而時(shí)常有教學(xué)檔案的缺失情況出現(xiàn)，造成檔案的完整性大打折扣[2]。還有些學(xué)校雖然在檔案管理上能夠做到及時(shí)有效的收集相應(yīng)資料，但是在檔案的管理上只是做到了收集、保存，而沒(méi)有把檔案進(jìn)行及時(shí)整理，造成檔案的實(shí)用性下滑，并且在需要使用相關(guān)檔案時(shí)做不到快速準(zhǔn)確的調(diào)取。

此外，由于中小學(xué)對(duì)于檔案管理工作不夠重視，多數(shù)學(xué)校并沒(méi)有招聘專業(yè)的檔案管理員，其多數(shù)的學(xué)校檔案管理工作一般由學(xué)校的退休教師擔(dān)任，他們雖然在校執(zhí)教多年，對(duì)學(xué)校的事情比較了解，但是因?yàn)闆](méi)有系統(tǒng)的學(xué)習(xí)過(guò)檔案管理工作所以不能做到準(zhǔn)確的、有效率的進(jìn)行檔案管理工作實(shí)施。檔案的管理人員的專業(yè)能力不強(qiáng)，對(duì)檔案系統(tǒng)化管理沒(méi)有概念而導(dǎo)致中小學(xué)在教學(xué)過(guò)程中不能及時(shí)地調(diào)整教學(xué)方案，在學(xué)校需要進(jìn)行優(yōu)秀人才招聘時(shí)，也無(wú)法出具強(qiáng)有力地支持證據(jù)，使學(xué)校無(wú)法根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)做出總結(jié)，進(jìn)而錯(cuò)失最適合學(xué)校的優(yōu)秀教師。此外，還有一點(diǎn)值得中小學(xué)注意的就是信息化管理學(xué)校檔案。我國(guó)的教育事業(yè)在信息化教育上給予了大量的關(guān)注，使學(xué)生能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行自我學(xué)習(xí)。而中小學(xué)的檔案管理工作也需要跟上時(shí)代步伐，做到信息化管理檔案。但目很多中小學(xué)依然使用紙質(zhì)檔案作為主要檔案保存方式，這樣記錄不僅耗時(shí)費(fèi)力增加檔案管理人員的工作難度，而且紙質(zhì)檔案的保存極易受到環(huán)境影響，在保存過(guò)程中如果發(fā)生暴雨引起檔案受潮發(fā)霉，或者發(fā)生火災(zāi)將檔案付之一炬，那么珍貴的學(xué)校檔案將再也找不回來(lái)。

2 對(duì)策

2.1 強(qiáng)化檔案管理理念思想

做好檔案管理工作第一要事便是針對(duì)學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行思想教育，只有領(lǐng)導(dǎo)層的檔案管理意識(shí)提高，才能有效地帶動(dòng)學(xué)校全體教師及員工對(duì)檔案管理工作的態(tài)度轉(zhuǎn)變，并將檔案管理工作列入教學(xué)方針里，在校內(nèi)開(kāi)展研討檔案管理工作的重要性和必要性，以及提出像“檔案管理可以提升教學(xué)質(zhì)量”的課題，讓教師們進(jìn)行自我研習(xí)，編寫論文等。中小學(xué)還需制定相關(guān)的檔案管理工作條例，以促進(jìn)各級(jí)工作人員對(duì)檔案管理工作的理解和支持。對(duì)此，學(xué)校還應(yīng)對(duì)檔案管理工作的落實(shí)及時(shí)審查，讓專人對(duì)檔案管理工作的落實(shí)實(shí)時(shí)關(guān)注，確保檔案管理工作的有效開(kāi)展。并在每周或每月開(kāi)展相應(yīng)的檔案管理工作會(huì)議，對(duì)于表現(xiàn)積極的優(yōu)秀人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)，在檔案管理工作會(huì)議上學(xué)校還應(yīng)對(duì)全體人員進(jìn)行宣講，強(qiáng)調(diào)檔案管理工作的重要性，以此提高全體員工的參與積極性。

2.2 管理人員工作效率有待提高

由于檔案管理工作的涉及面比較廣，能夠做到及時(shí)的檔案整理，不拖拉檔案管理的進(jìn)程，才能促使檔案管理的良性循環(huán)。檔案管理人員在積極性上需要提高，做到及時(shí)且并積極主動(dòng)地向檔案有關(guān)人員收集信息記錄，并在收集檔案時(shí)做到事無(wú)巨細(xì)，確保檔案的完整可用性。此外，檔案的收集不能僅限于教學(xué)相關(guān)資料，還需要拓寬檔案收集的范圍，比如，校方管理層的指導(dǎo)決策、畢業(yè)生檔案收集等等。做到這些可以使檔案管理的實(shí)用性得到有效提高，并能夠一路承載學(xué)校文化進(jìn)行下去。還有就是學(xué)校應(yīng)該積極使用檔案資料進(jìn)行研討，如果學(xué)校只一味地收集整理檔案而不去合理利用，各級(jí)人員就會(huì)感覺(jué)檔案管理工作知識(shí)做做樣子而已，使其不再重視檔案管理工作，那么將不能有效發(fā)揮檔案的實(shí)用性，也會(huì)嚴(yán)重打擊了學(xué)校各級(jí)人員對(duì)于檔案管理的配合積極性。最后便是中小學(xué)應(yīng)積極使用現(xiàn)代化管理工具來(lái)記錄管理檔案[3]。在上文提到過(guò)，紙質(zhì)檔案的保存存在一定的弊端。檔案會(huì)因?yàn)橐恍┎豢煽沽Φ囊蛩貙?dǎo)致完整可用性大打折扣，而通過(guò)現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理能夠使其更好地得到保存。在網(wǎng)絡(luò)信息化檔案保存上，檔案的快速收錄、快速調(diào)取也能夠得到有效提高，促進(jìn)了檔案管理的便捷化。而且在學(xué)校開(kāi)展各種會(huì)議時(shí)，因?yàn)榭梢灾苯釉跈n案管理系統(tǒng)中調(diào)取相關(guān)資料進(jìn)行展示，所以就不需要提前很久的去檔案時(shí)進(jìn)行查閱資料、整理資料，只要簡(jiǎn)單地對(duì)會(huì)議要求進(jìn)行大綱整理即可。這對(duì)于多方面的使用體驗(yàn)感都有極大地提升，也是極大地提高了檔案管理工作的效率。

3 總結(jié)

檔案管理工作在中小學(xué)教育中擁有著極為重要的意義，能夠做好科學(xué)有效的檔案管理工作在學(xué)校的教學(xué)方針、教師選擇等重要決策上起到關(guān)鍵性作用。但這需要檔案管理部門與全校各層級(jí)人員共同去努力，只有這樣才可以讓檔案管理工作順利地進(jìn)行下去。

參考文獻(xiàn)

[1]高永安.中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，No.240（07）：40.

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[3]張萬(wàn)飛.談如何加快推動(dòng)中小學(xué)檔案管理的電子化應(yīng)用[J].卷宗，2018，000（019）：15.