淺談學(xué)校檔案立卷歸檔中現(xiàn)存問題及解決措施

張永誠

摘 要：立卷歸檔是中職院校檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，很多學(xué)校的立卷歸檔工作都存在一些不足之處，這導(dǎo)致后續(xù)的檔案管理工作同樣無法發(fā)揮應(yīng)有的作用，最終的效益和流程與預(yù)計(jì)情況相去甚遠(yuǎn)。從實(shí)際的工作經(jīng)驗(yàn)來看，部分中職院校目前的立卷歸檔工作存在立卷歸檔的制度化流程不規(guī)范、立卷歸檔的責(zé)權(quán)利沒有理順、立卷歸檔的過程質(zhì)量不標(biāo)準(zhǔn)這三方面的問題，為了解決這些問題，可以從塑造檔案管理流程、確立硬性質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系、出臺績效考核獎懲制度等三方面入手采取措施。

關(guān)鍵詞：學(xué)校檔案;立卷歸檔;檔案管理流程

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.035

所謂的檔案管理，指的是對檔案資料進(jìn)行收集采集、立卷歸檔、查閱檢索等，并對整理后的檔案信息進(jìn)行有效保存應(yīng)用的工作，具有非常可觀的實(shí)際價(jià)值，而在這個(gè)過程中，立卷歸檔可以說是最重要、也最容易被忽視的一個(gè)步驟，很多中職院校的檔案管理人員時(shí)至今日也沒能意識到其中存在的問題，也就無法采取措施解決問題、推動立卷歸檔的穩(wěn)步發(fā)展，這顯然不利于學(xué)校檔案信息的高效利用。因此，在今后的工作中必須要對學(xué)校檔案立卷歸檔中現(xiàn)存問題及解決措施進(jìn)行深入研究。

1 中職院校檔案立卷歸檔存在的問題

1.1 立卷歸檔的制度化流程不規(guī)范

現(xiàn)階段來看，中職院校檔案管理工作大致可以分成兩個(gè)檔案管理層級，為了保證檔案管理的最終效果，需要對有管理必要性的檔案進(jìn)行歸檔，根據(jù)教師、學(xué)科、專業(yè)等歸檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有效分類，并且根據(jù)相關(guān)的分級標(biāo)準(zhǔn)確定檔案信息的重要程度、保密級別等，最終保證檔案資料的有效歸檔和準(zhǔn)確分層。然而從實(shí)際工作情況來看，很多中職院校檔案管理工作都存在人才缺失、管理人員能力不足、歸檔人員職業(yè)素養(yǎng)較低、學(xué)校管理層不重視立卷歸檔工作等一系列問題，這使得相對混亂的立卷歸檔流程時(shí)至今日仍然未能得到有效的規(guī)范。

1.2 立卷歸檔的職責(zé)權(quán)利沒有理順

檔案管理向來都并非易事，它主要的管理對象是檔案資料，而中職院校的檔案資料又存在內(nèi)容復(fù)雜、治理主體多樣化的特征，比如說歸檔部門、業(yè)務(wù)部門、檔案借閱方等等，都屬于治理主體，這就給立卷歸檔的責(zé)任和權(quán)利劃分提出了巨大的挑戰(zhàn)。根據(jù)部分中職院校立卷歸檔的實(shí)際情況來看，在現(xiàn)行的立卷歸檔制度之下，普遍存在立卷歸檔職責(zé)權(quán)利沒有理順的問題，不同治理主體究竟應(yīng)該擁有怎樣的權(quán)利、承擔(dān)怎樣的責(zé)任，時(shí)至今日仍然是一片模糊。而責(zé)任權(quán)利分配的不清晰，勢必會導(dǎo)致檔案資料無法及時(shí)歸檔、歸檔過程不順利不規(guī)范、相關(guān)治理主體忽視歸檔重要性等一系列問題，最終導(dǎo)致學(xué)校檔案資料無法正常循環(huán)利用、無法順利立卷歸檔等問題。

1.3 立卷歸檔的過程質(zhì)量不標(biāo)準(zhǔn)

之所以要對學(xué)校的檔案資料進(jìn)行管理、進(jìn)行立卷歸檔，就是為了讓保存下來的、有利用價(jià)值的信息和知識內(nèi)容進(jìn)行重復(fù)的應(yīng)用、保值增值，一旦立卷歸檔的工作質(zhì)量出現(xiàn)問題，或者質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不合格，其后續(xù)就無法順利地進(jìn)行應(yīng)用和循環(huán)參考，將會影響到知識信息的應(yīng)用效率。在中職院校的立卷歸檔工作中，立卷歸檔的過程質(zhì)量不標(biāo)準(zhǔn)問題十分常見，比如有的學(xué)校對檔案資料進(jìn)行分類的方法不合理、檔案資料的目錄不夠清晰、檔案立卷記錄責(zé)任人不清晰等等，從中不難發(fā)現(xiàn)，僅僅建立立卷歸檔制度是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，只有采取措施提升立卷歸檔的過程質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化程度才能使立卷歸檔工作真正發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 學(xué)校檔案管理中“立卷歸檔”工作策略

現(xiàn)階段來看，中職院校檔案管理及立卷歸檔工作正在朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，各種各樣的問題逐漸清晰，工作人員也開始從制度化、標(biāo)準(zhǔn)化層面入手，積極主動地采取措施提升立卷歸檔工作的質(zhì)量。具體來說，學(xué)校檔案管理中“立卷歸檔”工作策略可以分成以下幾個(gè)方面來理解：

2.1 塑造“權(quán)責(zé)清晰”的檔案管理流程

在中職院校的檔案管理工作中，立卷歸檔工作往往扮演著一個(gè)先導(dǎo)性、基礎(chǔ)性的角色，一旦立卷歸檔的流程出現(xiàn)紕漏，后續(xù)的檔案管理工作都會受到負(fù)面影響。為了解決這一問題，學(xué)校檔案管理人員可以引進(jìn)檔案的“預(yù)先立卷”模式，也就是在年度檔案正式立卷歸檔之前，由相關(guān)的治理主體進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、培訓(xùn)、分類篩選、檔案歸納等一系列工作，提前完成一部分工作、緩沖后續(xù)的工作流程。同時(shí)，中職院校方面還需要遵守相關(guān)的法律法規(guī)和地方性學(xué)校檔案管理辦法，根據(jù)本校的教學(xué)工作、管理模式、專業(yè)設(shè)置等實(shí)際情況，盡快推出與實(shí)際需求相符合的《檔案立卷歸檔專門管理辦法》，從而有效地對檔案立卷歸檔流程進(jìn)行構(gòu)建，通過加強(qiáng)工作規(guī)劃、提升相關(guān)人員培訓(xùn)力度、明確立卷歸檔單位、細(xì)化立卷歸檔辦法等一系列措施，強(qiáng)化權(quán)力責(zé)任分配，保證立卷歸檔工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

2.2 確立立卷歸檔的硬性質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系

檔案管理工作具有看似簡單、執(zhí)行困難的特征，很多中職院校立卷歸檔工作之所以存在質(zhì)量問題，主要就是因?yàn)槿狈?biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化能力，這必將影響到學(xué)校全局治理的最終效果。所以，從立卷歸檔的過程質(zhì)量不標(biāo)準(zhǔn)這個(gè)問題來看，學(xué)校方面必須要盡快確定立卷歸檔的硬性質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系，比如說可以重新建立立卷歸檔的相關(guān)分類方法，根據(jù)保管年限、歸檔時(shí)間、組織機(jī)構(gòu)等對其進(jìn)行分類，也可以對立卷文件的清晰度、準(zhǔn)確度等進(jìn)行要求，并對有破損情況的文件材料進(jìn)行裱糊、復(fù)制、信息化存儲等，并保證檔案目錄和檔案內(nèi)容完全一致，確保簽字人逐一進(jìn)行簽字確認(rèn)，不同尺寸的檔案材料需要進(jìn)行折疊從而便于后續(xù)的保存和利用。

2.3 出臺關(guān)于檔案管理績效考核的獎懲制度

從檔案管理工作的實(shí)際情況來看，建立獎懲制度是保證管理效果的必然措施，出臺關(guān)于檔案管理績效考核的獎懲制度，是解決工作人員素質(zhì)低下、工作態(tài)度不佳、工作責(zé)任感不強(qiáng)等一系列問題的有效辦法。具體來說，可以從以下方面入手：第一，盡快出臺專門的檔案管理績效考核制度，將立卷歸檔工作作為績效考核的一個(gè)重要內(nèi)容，并將工作人員的個(gè)人薪酬待遇和立卷歸檔的實(shí)際質(zhì)量結(jié)合起來，對立卷歸檔的過程進(jìn)行量化分析，確定考核的相關(guān)因子，根據(jù)不同因子的執(zhí)行情況、完成率等制訂考核指標(biāo)，根據(jù)考核指標(biāo)對工作人員進(jìn)行管理，采取多勞多得的分配方法，讓努力工作、負(fù)責(zé)任的工作人員獲得更多的獎勵。第二，要將檔案管理人員接受培訓(xùn)、接受在職教育、接受外派學(xué)習(xí)的頻率和效果作為績效考核管理的考核指標(biāo)，目前我國大部分中職院校的檔案管理人員都存在綜合能力不足、后續(xù)學(xué)習(xí)積極性較差的問題，通過這種方式能夠提升他們參與學(xué)習(xí)、不斷提升自我的積極性，保證培訓(xùn)活動的實(shí)際效果。當(dāng)然，在培訓(xùn)活動結(jié)束以后可安排參訓(xùn)人員接受綜合考察，根據(jù)考察的結(jié)果確定培訓(xùn)活動考核指標(biāo)，并將之納入績效管理的體系中去，從根本上提升工作人員對立卷歸檔的理解和執(zhí)行能力。

3 結(jié)語

檔案管理是中職院校管理工作中最基礎(chǔ)的、最重要的一項(xiàng)工作，它本身具有戰(zhàn)略性的指導(dǎo)意義，能夠?yàn)閷W(xué)校以后的發(fā)展提供決策參考，更能夠提升學(xué)校內(nèi)部管理、人力資源管理等方面的水平，而立卷歸檔更是其中最重要的部分，能夠決定整個(gè)檔案管理工作的水準(zhǔn)。針對目前中職院校立卷歸檔工作中存在的立卷歸檔的過程質(zhì)量不標(biāo)準(zhǔn)、職責(zé)權(quán)利沒有理順等問題，工作人員需要結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行進(jìn)一步的研究和分析。

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