知識管理背景下企業檔案管理模式

唐杏

摘 要：在企業管理的過程中，提高檔案管理效果可以保證企業可持續發展，為企業的戰略決策提供數據支持。本文以知識管理作為大背景，深入分析了企業檔案管理工作的開展模式，以期可以提升檔案管理效率，發揮檔案管理的實際價值。

關鍵詞：知識管理;企業;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.032

檔案管理工作可以對企業在工作中所涉及的檔案資料進行整理和分析，進而從中提取出相應的關鍵信息。但是當前企業在檔案管理工作的過程中仍然存在著些許的問題，降低了檔案管理的效率和效果，應結合時代背景對檔案管理模式進行創新。

1 檔案管理工作存在問題

1.1 缺乏正確的工作意識

根據檔案管理工作的現狀進行分析，可以發現工作人員都缺乏正確的工作意識，具體表現在兩方面。第一工作人員沒有正確認識到檔案管理工作的重要性和意義，認為檔案管理工作只是將檔案內容和資料進行整理存儲即可，沒有重視提取檔案資料中的隱性信息[1]。這種工作思想直接影響了檔案管理工作的效果，使企業檔案管理工作的開展受到了限制。第二，工作人員缺乏專業的職業素養，在進行檔案管理工作時沒有重視對檔案信息實施保密，對于部分信息會在不經意間泄露給其他人，檔案信息的安全性受到了威脅。在檔案管理工作中，不僅工作人員缺少工作意識，部分管理人員也沒有重視到檔案管理工作的重要性，因此給予工作人員的福利待遇也較少，影響了工作人員的積極性。

1.2 信息化建設水平較為落后

在信息化時代下，信息技術已經成為人們共同認可的一種新型科學技術，被廣泛的應用在企業工作和管理過程中。但是由于企業的類型眾多，企業組織結構較為復雜，在一時之間難以將信息化技術融入到企業檔案管理之中。企業管理人員對于信息化管理體系的認知仍然較為淺薄，即使引進信息化技術的是將其應用在其他的工作方面，忽略了檔案管理信息化體系的建設。因此縱觀現代化企業的檔案管理工作，可以發現很多企業都缺少信息化的檔案管理模式，也沒有積極使用智能技術對檔案信息的價值進行分析，大幅度降低了檔案管理工作的效率。

1.3 檔案資料管理基礎薄弱

在現階段部分企業雖然已經認識到信息化體系建設的重要性，但是由于傳統檔案管理模式的影響，檔案管理工作基礎較為薄弱，大量的檔案資料出現了不完整的現象。檔案資料的不完整影響了檔案管理工作的開展，使部分信息無法得到核實，無法對檔案信息進行準確分析。管理基礎薄弱還體現在檔案資料內容較為混亂，給檔案資料的整理工作帶來了難度，特別是當一些企業宣布破產之后，混亂的檔案資料無人整理，在一定程度上也無法保障部分員工個人信息的安全性。要想推進檔案管理工作的改革，必須要對目前管理混亂的現象進行改進，為今后現代化檔案管理工作模式的形成奠定堅實的基礎。

2 知識管理背景下企業檔案管理模式

知識管理是一種由知識經濟發展所出現的新型管理模式，符合現代社會和企業的發展需求，同時融合了信息化手段和知識經濟發展理論，是企業管理過程中極其重要的管理手段。如圖1所示，即為知識管理的價值鏈。

2.1 加強培訓活動

在現代化企業的發展過程中，人才是保證工作效率和效果的關鍵因素，只有培養出大批高素養的人才，才能夠真正提升企業檔案管理工作的水平。企業應當對負責檔案管理工作的人員實施有效的培訓活動，提高工作人員的檔案管理技能，使工作人員可以更加有序地對檔案資料進行整理和歸納。檔案的類型和內容較多，如果工作人員專業能力不夠，則無法對檔案進行有序的整理、歸納、分析。因此在培訓的過程中管理人員也需要對工作人員實施一定的考核，確保每個負責檔案管理的人員都可以擁有專業的工作水平，可以將培訓過程中學習到的理論知識應用到工作實際過程中。同時也需要對工作人員的專業素養進行培養，在實際的工作過程中利用管理模式向工作人員滲透思政教育，促使工作人員形成專業的職業素養，可以認識到自身在工作中所需要承擔的責任。但管理工作的責任極其重大，必須讓工作人員擁有一定的職業素養和意識，他能夠推進檔案管理工作的現代化發展。因此管理人員也需要對培訓活動的內容和形式進行改革，改變傳統單一的講座式培訓方式，利用多樣化的手段提高培訓效率。

2.2 轉變檔案管理工作理念

知識管理的核心為知識，是建立在知識經濟基礎之上的管理方式，和傳統的數據檔案管理工作存在著顯著的差異，因此要想跟上知識經濟發展的步伐，就必須要改變以往的工作理念，這樣才能夠真正發揮知識管理在檔案管理工作中的作用。傳統檔案管理工作對于檔案工作缺乏正確的認知，將檔案管理停留在表層，沒有深入挖掘檔案所包含的內在信息和價值。管理人員應發揮自身的帶頭作用，改變自身的管理理念，制定出合理的檔案管理方案，要求工作人員要主動搜集檔案信息、完善檔案信息并對其進行整理。工作人員則應當深入學習有關于知識管理的理論化知識，主動學習和吸收新的理念，不斷提高自身的綜合能力，進而合理的使用知識管理手段對檔案資料完成管理。管理人員可以在管理制度中增加知識管理技能考核等新型的技能考核指標，提高工作人員學習新知識、新型管理手段的積極性。

2.3 增加信息化手段

信息化體系的建設成為當前每個企業都需要重視的工作內容，不但有利于提高檔案管理工作的效率，同時也能夠更好的幫助管理人員完成檔案管理工作。信息化管理體系建設的必要性，其一是在工作過程中所使用的電子檔案數量不斷增多，其二是檔案資料數據龐大，必須要利用計算機的幫助，才能更好的完成檔案管理。信息技術是知識管理模式中所應用的重要技術手段，也是知識管理得以有效開展的基礎保障，能夠提高檔案的管理效率。企業需要認識到數字化檔案管理系統建設的必要性，添加各種新型的硬件設備，保證檔案管理系統的有序運行，并在系統中增加各種安全防護技術，保護檔案信息的安全。為了確保管理人員能夠合理的應用數字化系統，需要對管理人員進行適當的培訓，提升管理人員對信息化手段的應用水平以及對認知水平。只有擁有專業的信息技術人才，才能夠打造一支靈活運用知識管理工具的管理隊伍，推進信息化體系的建立，加快企業的前進速度。

3 結束語

在現在社會中企業發展時會產生大量的數據以及檔案資料，其內容涵蓋企業工作的各方各面以及市場的發展趨勢，必須要根據知識管理的發展趨勢對檔案資料進行有效的整合和歸納，才能夠真正提升企業的管理效率。

參考文獻

[1]蔡盈芳.數字經濟環境下的企業檔案工作——兼論企業檔案工作“十四五”規劃的重點內容[J].中國檔案，2020（07）：64-65.