納米真空互聯實驗站檔案管理

芮芳 陸曉鳴 繆琪

摘 要：納米真空互聯實驗站檔案管理工作是工程建設過程中重要組成部分，因此加強檔案管理對于保障工程項目的順利發展以及后續檔案的利用十分必要。本文針對納米真空互聯實驗站（小型驗證裝置）檔案管理做出總結。

關鍵詞：檔案管理;納米真空互聯實驗站;總結

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.023

1 納米真空互聯實驗站項目概況

納米真空互聯實驗站“小型驗證裝置”是“納米科技真空互聯綜合實驗裝置”總體項目的前期驗證項目。納米科技真空互聯綜合實驗裝置瞄準申報國家重大科技基礎設施（簡稱大科學裝置），規劃了500米長的超高真空互聯管道，預計對接100多臺套大型真空設備，總概算18億人民幣。

在江蘇省、蘇州市、蘇州工業園區各級政府、以及中國科學院的大力支持下，于2014年立項，2016年破土動工，并于2019年6月通過驗收。實驗站一期項目經過5年的建設，完成了91米的超高真空互聯系統，對接20余臺大型設備，初步建成集材料生長、器件工藝、測試分析于一體的小型驗證研發平臺。

2 建立健全的管理機制，明確歸檔原則和流程

1）建立責任體系，落實檔案職責。納米真空互聯實驗站工程建設在項目組織上實行所與工程項目共同管理，全所一盤棋，所的管理支撐部門根據項目要求投入并分擔工程相關工作，形成工程管理任務與職能管理專業的兩維矩陣。在這樣的組織框架下，建立起明確的責任制體系十分必要，將每份檔案材料的收集歸檔責任落實到人，使工程檔案參與人都明確各自的檔案職責，以此保證工程檔案的完整、準確、系統。

納米真空互聯實驗站工程的檔案工作責任制體系于2017年初就基本建立起來工程副總指揮作為工程檔案負責人，參與并了解工程立項全過程的籌建納米真空互聯實驗站規劃辦的負責人為顧問，協助指揮部抓前期管理檔案工作。工程辦公室是納米真空互聯實驗站工程檔案管理的責任部門，負責協調工程內部的檔案工作及進度。所綜合檔案室從檔案業務角度全力投入納米真空互聯實驗站工程檔案工作，協助工程辦公室落實和推進，同時考慮到本項目屬于所三期工程距離所距離較遠且為了方便檔案收集及后續利用特設檔案管理點。定期指導、審核工程辦接收預立卷材料等，并及時對歸檔工作提出建設性的意見。各平臺、系統及設備管理層是工程檔案產生和預立卷的第一責任方，都確定了各級檔案責任人，形成檔案管理網絡，使檔案室能及時了解和跟蹤資料的收集情況，從歸檔角度及時發現問題，及時予以糾正。如此，在管理層面做到職責明確、層層推進。

2）明確歸檔原則，制定清晰的歸檔流程。為了達到完整、準確、系統的檔案工作要求，實現工程與管理兩不誤的目標，根納米真空互聯實驗站的特點，明確了以下歸檔原則：

檔案資料收集與工程建設同步的原則：工程項目經過前期調研、論證、地方立項、建設以及建成后的設備運行、升級改造和后續各平臺的功能擴展，為了檔案的系統和完整，歸檔工作必須做到同步開展。

工程檔案為技術人員使用的原則：檔案資料不僅是為了真實完整的記錄工程立項和建設歷程，更是今后運行和后續建設的依據和參考，使歸檔的資料真正成為資源庫，為技術人員便捷、準確地利用，是工程檔案工作的重要原則。

歸檔流程清晰，逐級管理的原則：納米真空互聯實驗站工程設有3個平臺、6條真空管線、20多個系統，涉及多家參建參研單位和上百家供應商，建立統一并且分級控制的管理體系、清晰明了的歸檔流程是確保檔案工作順利完成的前提。納米真空互聯實驗站工程檔案工作由工程副總指揮統一領導，工程辦公室協調落實;平臺和系統負責人為各自承擔部分的檔案負責人，負責工程檔案的收集、分類、組卷、整理、驗收和移交;所綜合檔案室負責監督、指導，接收符合歸檔條件的檔案。

3 制定完善的規章制度和技術規范

納米真空互聯實驗站工程是由江蘇省、中國科學院、蘇州市和蘇州工業園區共同投資的工程項目，所以工程的檔案根據江蘇省檔案局、蘇州市檔案局、中國科學院辦公廳對國家重點建設項目檔案工作的要求，結合納米真空互聯實驗站工程的專業特點，制定了一系列納米真空互聯實驗站工程檔案管理規范，并在執行過程中作進一步的修改和完善。

1）建章立制，及時下達歸檔指導性文件。在研究和把握國家、中科院、蘇州市的檔案管理規章和規范的基礎上，通過學習兄弟單位的經驗，結合工程自身的特點，制訂了完整系統的納米真空互聯實驗站工程檔案管理制度。

2）準確分類是做好工程歸檔的重要前提。納米真空互聯實驗站工程包含了建安工程和工藝設備系統的安裝工程，因此在建設初期制訂準確的檔案分類是歸檔的前提。只有保證分類合理，才有明晰的檢索入口，方便了檔案組卷，也便于后續檢索、利用。為此，工程辦檔案室人員學習相關的專業知識，熟悉納米真空互聯實驗站各環節以及工藝設備的采購、加工過程，為分類做準備，力求做到準確分類，過程資料不漏，不缺，為歸檔建立前提條件。納米真空互聯實驗站的檔案分類中，檔案室多次征求了各平臺、各系統負責人的意見，最終形成了納米真空互聯實驗站工程檔案的具體分類：工程檔案分為綜合管理、工藝設備、建安工程、聲像四大類，其中工藝設備再分為平臺、真空管道、公用設施三類。

4 扎實的保障和跟蹤措施，確保同步建檔

1）思想上重視、組織上保證工程檔案的完成。納米真空互聯實驗站預研工程時期養成了高度重視工程檔案工作的意識，從工程領導到一線設備技術人員，納米真空互聯實驗站工程隊伍形成了工程建設與資料歸檔同步的理念，在日常資料收集中務求全面，凡事做到各盡其責、各盡其力，協力保證檔案工作的順利推進。所檔案室辦公室、資產處密切配合，形成健全的組織及業務體系，及時進行檔案人員業務提高和充實，滿足工程檔案歸檔需要。

2）從管理源頭著手做好預立卷工作。在工程內部，當開工伊始檔案責任體系建立后，檔案室就將平臺、系統備需歸檔的預立卷盒送到各自責任人手里，并在盒內放入歸檔范圍，要求按歸檔范圍形成預立卷。對建參研單位，在工藝設備部分，嚴格要求平臺、系統，在工藝設備招投標、簽訂合同時將歸檔要求納入合同條款，做到工程設計、計算、調研、廠家加工的質量跟蹤等過程與結果同時歸檔，并由工程辦在合同審核時嚴格把關。在建安和公用設施部分，開工前九江建檔規范及時轉達給先后進場、施工、撤出的各參建企業，監督參建企業的預立卷工作，真正做到完成一個階段的建設就將形成的材料及時收集整理，保證了工程建設與建檔同步。

3）按工程進度跟蹤和推進同步歸檔工作。檔案人員經常到各系統了解資料歸檔進展、目錄清單編制情況，使能及時補充和糾正，并在工程例會上通報檔案上交進度情況。檔案工作重點則是進行以三大平臺為主的工藝設備檔案整理、檢查、移交，同時完成了公用設施檔案組卷工作。到2019年工程竣工前后，全面開展檔案移交、組卷工作，完成了江蘇省驗收前管理、工藝、建安、聲像全部檔案工作。

5 總結與體會

納米真空互聯實驗站工程建立了健全的檔案工作責任制，制定了完善的檔案管理規章制度和規范，認真落實檔案管理的各項保障措施，基本做到了檔案工作與工程建設同步進行，按時間、高質量地完成了工程檔案任務。納米真空互聯實驗站工程及蘇州納米所領導對檔案工作高度重視，各級部門協同努力，檔案人員愛崗敬業、認真細致、責任心強，嚴格執行檔案規章制度和規范。納米真空互聯實驗站工程檔案分類準確合理，案卷規范整齊，歸檔完整齊全、資料準確真實、組卷系統配套，達到了真實反映和記錄納米真空互聯實驗站工程全過程的要求，為今后運行開放、升級改造和后續建設提供了可靠的依據。同時，納米真空互聯實驗站工程在將在檔案信息化、電子聲像檔案方面積極探索，讓檔案更好地被準確利用。

在工程檔案工作中，我們認識到，工程建設并不是大科學裝置生命周期的全部，建設是為了今后更長時期的運行和應用，工程檔案同樣也要服務于今后長期運行和升級改造，因此，工程檔案應立足使用、便于利用，做到完整齊全、準確真實、系統配套。