突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作初探

張洋

摘 要：突發(fā)公共衛(wèi)生事件指的是突然發(fā)生的可能會(huì)對社會(huì)或者公眾健康以及公共衛(wèi)生安全等造成一定的損害或重大傳染疫情等一系列突發(fā)的公共事件。而突發(fā)公共衛(wèi)生事件也給疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作帶來了一定的沖擊，這時(shí)適用于正常狀態(tài)下的檔案管理方法和相應(yīng)的原則都需要進(jìn)行充分的考慮甚至改變，這樣才能與突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案工作的管理和特點(diǎn)相吻合[1]。

關(guān)鍵詞：突發(fā);公共衛(wèi)生事件;檔案管理

DOI：10.12249/j.issn.1005-4669.2020.27.020

突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作是國家和社會(huì)組織以及個(gè)人在預(yù)防、應(yīng)對和處理突發(fā)事件應(yīng)急處理活動(dòng)過程中形成的具有存儲價(jià)值的歷史記錄。對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案進(jìn)行了解和掌握，不僅可以對突發(fā)公共衛(wèi)生事件方面的事情進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的汲取，而且還可以充分提高疾控中心應(yīng)對處理突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力。

1 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理工作的特點(diǎn)

1.1 非程序性的檔案收集

當(dāng)發(fā)生突發(fā)公共衛(wèi)生事件的時(shí)候，大多數(shù)人根本沒有做好思想準(zhǔn)備，疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員也是一樣的。在新任務(wù)和新環(huán)境到來的時(shí)候，傳統(tǒng)檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)已無法進(jìn)行完全的適用，這就導(dǎo)致了很多工作需要重新進(jìn)行，而且還會(huì)使以前的工作變得更加被動(dòng)。所以想要盡可能的保證檔案的安全管理，就要打破傳統(tǒng)收集、整理、鑒定、保存、統(tǒng)計(jì)和利用等一系列的檔案管理體系，這樣才能更好的對檔案進(jìn)行收集和整理，才能嘗試和探索更多新的管理方式。

1.2 多樣化的檔案內(nèi)容

在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理內(nèi)容中，不僅有政府部門所形成的一些檢測報(bào)告和應(yīng)對預(yù)案以及解決方法，而且還有一些媒體的報(bào)刊和雜志等影像資料，因?yàn)檫@些檔案的內(nèi)容來自各個(gè)不同的方面，所以它不僅直接反映了人們對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的預(yù)防意識，而且還直接表達(dá)了人們對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理工作的整個(gè)過程[1]。

1.3 檔案性質(zhì)的專業(yè)性特點(diǎn)

檔案性質(zhì)的專業(yè)性特點(diǎn)是由突發(fā)公共衛(wèi)生事件的類型來決定的，如果突發(fā)公共衛(wèi)生事件是某一種類型，那么突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案就可以集中的從專業(yè)的角度對相應(yīng)的內(nèi)容進(jìn)行反應(yīng)和記錄。

2 突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺乏完善的突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理體系

我們現(xiàn)在正處于經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，我們在對內(nèi)部突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行處理的時(shí)候，還要對外部的突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行處理。所以做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理工作，對開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件風(fēng)險(xiǎn)評估與應(yīng)急處置經(jīng)驗(yàn)積累，乃至疾控中心的科研教學(xué)有著相當(dāng)高的價(jià)值，同時(shí)也有利于社會(huì)的發(fā)展。突發(fā)公共衛(wèi)生事件包括自然災(zāi)害、傳染病類事件、食源性疾病事件及其他涉及公共衛(wèi)生安全的突發(fā)事件，因此在對事件處理的過程中還要對各種復(fù)雜的資料進(jìn)按照事件的發(fā)生類型進(jìn)行歸檔。目前疾控機(jī)構(gòu)工作傾向于事件應(yīng)對過程中的處置而往往忽略了信息的整理，沒有建立起完善的檔案管理體系，沒有規(guī)范的檔案管理流程。因而導(dǎo)致資料歸檔不及時(shí)、不完整、不規(guī)范等問題，造成了檔案的嚴(yán)重缺失，難以實(shí)現(xiàn)檔案的研究價(jià)值。

2.2 檔案管理人員缺乏一定的專業(yè)素養(yǎng)

疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員大多沒有經(jīng)過專業(yè)的專業(yè)的、系統(tǒng)性、規(guī)范的培訓(xùn)，不僅對歸檔工作的方法不了解，而且大多數(shù)人年齡偏大。同時(shí)疾控機(jī)構(gòu)也沒有將檔案管理工作作為績效考核的一部分，所以檔案管理人員就缺乏一定的工作積極性，同時(shí)也缺乏對專業(yè)知識學(xué)習(xí)的渴望。

3 加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件歸檔管理工作的方法

3.1 要加強(qiáng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的收集工作

對突發(fā)公共衛(wèi)生事件進(jìn)行歸檔是事件應(yīng)對結(jié)束后的文件資料經(jīng)過系統(tǒng)性的整理然后進(jìn)行歸檔保存的全過程。歸檔制度的完善不僅能保證各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的順利開展，同時(shí)也為檔案的積累提供了有力的條件和保證。檔案管理工作人員在對突發(fā)公共事件發(fā)生的時(shí)候，要主動(dòng)跟進(jìn)事件的發(fā)展情況，盡量做到全程參與，這樣才能更好的對事件進(jìn)行記錄，才能更好的保證突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案收集管理工作的真實(shí)性和完整性[2]。檔案的收集形式不要局限于紙質(zhì)版的文件，因?yàn)樵谕话l(fā)公共衛(wèi)生事件的時(shí)候一些影像資料和音頻文件等都可以作為記錄，所以相關(guān)人員要積極的對這些資料進(jìn)行收集和整理，這樣才能保證檔案收集方法的靈活性，同時(shí)還能有效提高文件材料的完整性。對于一些比較重要的檔案，管理人員要進(jìn)行實(shí)時(shí)的跟蹤，同時(shí)還要將一些比較有保存價(jià)值的檔案進(jìn)行收集，并對其他人員進(jìn)行業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，協(xié)助其他管理人員形成歸檔文件，這樣能有效的避免因?yàn)橥涎訒r(shí)間而造成的檔案丟失或損壞。

3.2 要加強(qiáng)突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作

在應(yīng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件時(shí)，疾控機(jī)構(gòu)的檔案管理工作顯得尤為重要。它可以為我們總結(jié)事件發(fā)生的規(guī)律，研判事件發(fā)展的趨勢，提供事件處置的經(jīng)驗(yàn)，提高事件應(yīng)對的能力。因此首先疾控機(jī)構(gòu)要對檔案管理工作給予高度的重視對檔案的安全管理要做到防患于未然。然后還要盡可能的保證檔案室的防火物資充足，要建立完善的檔案保護(hù)機(jī)制，對于一些比較重要的檔案要進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，同時(shí)對于一些電子檔案要定期進(jìn)行備份，同時(shí)還要做好檔案的保密工作。對于突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案的管理原則要按照《國家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的的規(guī)定》等相應(yīng)的規(guī)定進(jìn)行執(zhí)行和管理[3]。

3.3 要加強(qiáng)對突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案管理的團(tuán)隊(duì)建設(shè)工作

3.3.1 要對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作進(jìn)行全員培訓(xùn)

突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作關(guān)系著每個(gè)工作人員的工作職責(zé)，在突發(fā)公共衛(wèi)生事件處理完畢后，每個(gè)人都有可能留有對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處理材料，所以我們要加強(qiáng)對工作人員進(jìn)行檔案管理的培訓(xùn)工作，讓每個(gè)工作人員都了解檔案留存的重要性，了解文件歸檔的范圍，這樣才能對保存的文件進(jìn)行正確的處理。此外還要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，這樣才能充分提高他們的業(yè)務(wù)能力，使其在文件歸檔的時(shí)候避免出現(xiàn)疏漏。

3.3.2 要建立檔案管理人員的晉升機(jī)制

檔案管理工作是一項(xiàng)比較枯燥且不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作，而且通常在疾控機(jī)構(gòu)檔案管理工作人員的職稱及職務(wù)晉升相對而言是比較困難的。從長遠(yuǎn)的角度考慮，應(yīng)健全檔案管理人員晉升機(jī)制，在職稱評審及職務(wù)晉升方面給予更多的機(jī)會(huì)，提高待遇，同時(shí)給予檔案管理人員一定的關(guān)心，這樣不僅可以提高他們的工作積極性，而且還能使其充分發(fā)揮檔案管理人員的主觀意識，使其能主動(dòng)對檔案進(jìn)行收集和整理[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，做好突發(fā)公共衛(wèi)生事件的檔案管理工作對開展突發(fā)公共衛(wèi)生事件風(fēng)險(xiǎn)評估及應(yīng)急處置工作有著相當(dāng)重要的意義，不僅能在以后對類似突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)對過程中提供一定的預(yù)防和控制經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而能在一定程度上避免和減少人員的傷亡，所以我們要主動(dòng)提高檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，這樣才能更好的滿足社會(huì)的信息利用要求。這樣不僅能切實(shí)有效的對人民群眾的生命和財(cái)產(chǎn)安全提供了有力的保障，同時(shí)也為突發(fā)公共事件的應(yīng)急反應(yīng)和能力等提供了良好的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]許鵬.疾控中心檔案管理工作中存在的問題及對策[J].改革與開放，2015，（8）：121-122.

[2]張志剛.疾控中心檔案管理質(zhì)量提升對策研究[J].卷宗，2019，9（15）：11.

[3]冀昌龍.基層疾控中心突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急管理實(shí)踐[J].中西醫(yī)結(jié)合心血管病電子雜志，2017.

[4]吳志超，鞏立新，孫宏緒.談?wù)勅绾巫龊没鶎蛹部刂行臋n案管理工作[J].首都公共衛(wèi)生，2009，3（2）：94-95.