社保檔案管理工作中存在的問題及優化

鄧曉霞

摘 要：社保檔案是我國完善社會保障體系過程當中生成的檔案信息，與社保工作的落實存在著非常密切的關系，也關乎廣大人民群眾的切身利益。做好社保檔案管理工作，有助于維護社會穩定和諧，保障群眾利益，為我國的社會保障服務質量提升創造良好條件。目前的社保檔案管理還存在一定的問題，在檔案規范化和系統化建設方面仍舊存在一定的不足，也因此影響到社保檔案利用價值的發揮。面對這樣的情況，單位首先應該重點分析社保檔案管理工作當中存在的具體問題，查找問題出現的根源，在此基礎之上提出優化措施，體現社保檔案的應有價值。

關鍵詞：社保檔案;管理;問題;優化

現如今國家的社會保障工作正在持續走向法制化，同時社會保障體系的完整性以及全面性建設也進入了一個全新階段，要真正做好這項工作，加強社保檔案管理是一項至關重要的工作內容。社保檔案管理是社保工作體系的基礎，檔案管理的效果關系到國家社會保障體系的完善，也影響著和諧社會建設。基于社保檔案管理的重要價值，為促進社會保障工作的長效落實，首先就要明確社保檔案管理工作當中存在的實際問題，強化社保檔案資料的管理以及開發利用，使得這些檔案資源能夠真正給群眾的利益保障提供強有力的支持。

1 社保檔案的特征與檔案管理的作用

社保檔案是我國在構建和完善社保體系過程當中形成的信息資源，是社會保障工作的重點，所以社保檔案擁有一定的獨特性，主要體現在：一是社會性特征鮮明。社保檔案有高度社會性，其原因在于社保工作質量關乎全社會以及廣大民眾的利益，構建社保體系的目的就是為了服務社會和廣大人民，所以在這一過程中產生的社保檔案信息也一定會具備鮮明的社會性特征，體現出良好的保障作用。二是檔案數量逐步增多。社保檔案數量逐步增多原因來自多個方面，首先我國正在著力完善社保體系，拓寬社保業務，使得這些業務可以全面覆蓋人們的生活，不同的社保項目在實際辦理當中又涉及各種不同的步驟與流程，導致社保檔案管理的文件不斷增加。其次在辦理社保業務時，通常需要用到大量的證明文件，這些也會增加社保檔案數量。最后隨著時代進步與社會發展，人們參與社保的積極性會逐步增加，所以社保檔案也會因為參保人數增多而持續上漲。

做好社保檔案管理工作有著至關重要的意義，主要體現在：第一，有助于維護社會穩定，推動和諧社會建設。社保檔案管理和廣大參保人員的利益息息相關，如果在社保檔案管理工作當中出現問題和疏漏，將會給參保單位與個人帶來極為不利的影響，損害參保人員的合法權益，帶來社會不安定因素，影響社會的穩定與和諧。第二有助于推動國家檔案系統的穩定運轉。社保檔案是國家檔案系統的關鍵組成要素，可以給國家變革和優化社保政策提供必要參考，使得國家可以通過對這些信息進行歸納總結，保障參保人員的利益最大化，提高保險政策的合理合規性。

2 社保檔案管理中存在的問題

社保檔案管理具備很強的綜合性和復雜性特征，明顯增加了檔案管理工作的難度，同時在這一工作的具體處理當中也顯現出很多的實際問題，主要體現在以下幾個方面：一是檔案管理水平低。現如今社保檔案管理當中存在的管理力量薄弱和管理水平不足的主要原因就是檔案管理人員的素質不能滿足實際工作的要求，很多工作人員沒有經過專門訓練，對專業管理知識和技巧的掌握水平不足，無法確保檔案的真實性與準確性。二是檔案管理重視度不高。單位的部分領導與工作人員都對社保檔案管理存在思想認知方面的誤區，常常會忽略檔案管理，不具備主動服務觀念，導致這項工作處理過于被動。三是檔案管理制度不夠完善。不同的地區有著不同的發展情況，在社保檔案管理標準方面也有一定的差別，導致實際工作處理不夠規范，急需進行制度方面的建設。四是檔案管理現代化水平較低。傳統人工處理的檔案管理模式已經顯現出明顯的滯后性，無法和時代發展要求以及檔案管理創新工作相適應，必須進行現代化與信息化建設。

3 社保檔案管理中問題的優化對策

1）建設高素質的工作隊伍。要想壯大社保檔案管理的力量，進一步提高管理水平，首先必須把著力點放在培養高素質的檔案管理工作隊伍上，使得檔案管理人員能夠明確各自的職責，在實際工作當中加強投入，提高專業化水平。首先單位要積極選拔政治可靠、責任心強、作風正派、思想認識高的人員，承擔社保檔案管理，并在做好人員選拔之后，做好全方位的教育培訓工作，重視他們的工作生活，使其有強烈的意愿為社保檔案管理貢獻力量。在工作隊伍的教育培訓當中，首先需要完善培訓內容，除了涉及和檔案管理有關的專業知識以及技能培訓之外，還必須補充信息系統的操作技能技巧，使得檔案管理人員能夠與時俱進，適應日益提高的檔案管理工作要求，發揮出應有的創造力和積極性。

2）改進檔案管理思想觀念。社保檔案管理工作質量的提高離不開思想觀念的轉變，再加上思想能夠為行動提供重要的指導作用，所以單位在解決社保檔案管理工作中實際問題的過程當中要大力變革傳統的管理理念，不再將社保檔案管理當作是以抄寫和保管為主要內容的工作，而是真正建立起效益意識，為群眾提供良好服務，為單位創造經濟效益。傳統思想的滯后性已經成為社保檔案管理工作發展的制約因素，面對這樣的實際問題，必須從思想觀念角度出發進行調整，尤其是確立工作，就是服務的思想與認識，把提高服務意識和堅持主動服務結合起來，用服務促進檔案管理的優化與創新。檔案管理人員以及單位領導都需要堅持正確的服務導向，樹立良好的服務態度以及創新思想，與此同時還必須建立人本主義意識，維護好廣大人民群眾的切身利益。

3）完善管理的標準與制度。現如今社會保障工作正在全國范圍內推廣落實，但是因為全國不同地區有著不同的經濟發展水平，當地的社會文化也存在著很大的差別，導致不同地區的社保檔案管理標準有差異。這一情況的存在會給整個社保檔案管理系統的信息處理和信息利用帶來極大的阻礙，非常有必要對社保檔案管理的標準進行統一，尤其是統一常規性業務，這樣可以讓檔案的流動交接更加順暢。除此以外，單位還要不斷完善社保檔案管理制度，并結合檔案管理工作的實際要求針對檔案的收集、整理、鑒別、查閱、銷毀等工作事項給出明確的制度規范，使得檔案管理有法可依。

4）重視檔案的信息化建設。信息化建設是社保檔案管理創新的必然選擇，而且在信息化社會的發展當中，信息化建設已經成為一種潮流和趨勢，給傳統的檔案管理提出了挑戰，同時也呼吁新型檔案管理模式的產生。在對社保檔案管理工作進行優化改進的過程中，巧妙運用現代科技成果，引入創新性的管理手段，構建檔案管理信息系統，是保證檔案管理質量的必要條件，同時也有助于發揮社保檔案在推動社保體系建設以及和諧社會發展方面的作用。在社保檔案的信息化建設環節，首先需要解決紙質檔案和電子檔案信息對稱問題和一致性問題，以免給之后的工作帶來失誤。除此以外，維護檔案信息的安全性，促進檔案資料的合理利用是兩個非常重要的環節，需要在技術建設方面出發通過技術以及信息利用技術，保證社保檔案資源價值的發揮。

社保檔案管理是社保工作的基礎所在，為了促進國家社保體系的完善化建設，維護群眾的切身利益，體現出國家對民生工作的關注，就要進一步抓好社保檔案管理工作，認清這項工作實施當中存在的實際問題。在此基礎之上，單位在抓好社保檔案管理的過程當中可以從薄弱環節著手，促進檔案管理制度、思想、人員等方面的優化建設，有效支撐我國社保事業的可持續性發展。

參考文獻

[1]王巍.如何推進企業檔案工作規范化和標準化[J].城建檔案，2018，（07）：75-79.

[2]阿滿古麗·庫爾班.淺談社保檔案管理工作中存在的問題[J].管理觀察，2017，（23）：62-63.

[3]趙穎.如何推行企業檔案工作規范化標準化[J].蘭臺世界，高晶.社保檔案管理的作用與有效措施[J].黑龍江史志，2019，（03）：140.