當前事業單位檔案整理工作概述

任曉麗

摘 要：隨著計算機行業的迅猛發展促使各行各業都發生了翻天覆地的變化，其中事業單位也不例外，現階段，部分事業單位對本單位的檔案整理工作仍然缺乏相應重視。檔案是一個單位的歷史，而檔案整理工作的質量水平會對單位的平穩發展起到直接影響。本文從現階段事業單位檔案整理工作現狀入手，分析事業單位檔案整理工作優化措施，旨在進一步提高事業單位檔案整理工作整體質量水平，為事業單位的可持續發展提供堅實保障。

關鍵詞：事業單位;檔案整理工作;歸檔區域

檔案整理工作本就是對其按照一定的內容和形式特征對檔案進行系統性、條理性加工過程，其中可以根據檔案內容記載知識按條理規律，同時也可以按照檔案表達內容方式和載體形式進行整理歸納，在實際工作中按照兩種方法有效結合的形式落實。檔案整理工作在檔案整理過程中，分類、組卷排列是整理工作的核心，檔案系統化和條理化需要通過這些環節有效落實，然而現階段部分事業單位對于檔案整理工作未能給予充分的重視，更未能意識到檔案整理工作對于事業單位不斷前進有著直接影響，若事業單位檔案整理工作水平較低會對單位發展產生阻礙。

1 當前事業單位檔案整理工作中所存在的問題

1）搜集力度弱，管理無序。一個事業單位的建立大多是由政府各部門之間的協調和合作通力完成的，所涉及的部門數量較多，且資料范圍廣，它是一項浩大項目，其中包含征地、裝修以及各種事務，任務繁重，工作內容較多，再加上各部門并沒有明確成立，各部員并不清楚個人職責所在，更沒有專門對資料進行系統性分類，造成整理工作不夠系統、不夠規范。

2）未意識到檔案工作的重要意義。有多數事業單位認為，檔案整體工作技術含量較低并沒有存在的意義，未能對檔案工作給予相應的重視，不論是領導還是員工都未能對其給予真正重視，僅僅流于表面，這種工作狀態導致現階段檔案工作質量水平較低，而且這一問題也是當前各事業單位檔案整理工作水平停滯不前的關鍵因素。

3）檔案工作人員整體素質水平低。部分事業單位未能設置專業的檔案整理人員，他們沒有專業的崗位和編制，大多都是文秘等人員身兼數職，這一狀況檔案整理工作在工作時大多流于表面，文秘等兼職人員未能意識到這一工作的重要意義，再加上文秘等人員檔案整理專業素養較低，無法將重心放在檔案整理工作上，導致檔案整理工作質量水平停滯不前。再加上檔案管理工作很難做到派專人負責，也沒有能夠專門招聘專業檔案管理人員的可能，導致檔案管理工作質量水平較低。

2 檔案整理工作主要內容

檔案管理工作大多是對檔案根據其內容和形式特征進行有序加工的一個過程，其中檔案整理工作會根據檔案內容所記載的知識按條理進行分類，或是按照檔案表達內容方式和載體形式對其進行分門別類，在實際工作中這兩者大多是結合完成的。檔案整理工作的具體內容主要分為分類、組卷、排列、編目等，其中排列工作可以劃分為卷內文件排列和卷的排列這兩部分。編目工作可以分為圈內文件編碼和編制案卷目錄這兩部分。在具體工作的過程工序主要為分類組卷、卷內文件排列、卷內文件編目、案卷排列、編制案卷目錄系列工序。在進行整理過程中和排列屬于整理工作的核心部分。檔案整理工作的系統化、科學化、條理化，需要這些環節共同完成。編目是鞏固整理工作成果的關鍵步驟，需要通過編目工作促使檔案分類組卷排列能夠取得有效成果，促使檔案管理水平穩步提高，依照相關文件規定檔案整理工作分為兩個階段，需要分別在兩個部門內完成。首先第一階段是在行政文件部門內進行組卷、卷內文件排列和編目案卷排列和編目等多項工作。其次是對檔案進行分類和排列，實現全部檔案的系統化和條例化。在實際工作中，檔案部門要收集零散檔案，需要從始至終全部進行整理工作。檔案整理工作水平的高低會對檢索結果產生直接影響。其分類和組件的系統僅具備一種檢索功能，可以分擔檢索工具體系的一部分任務，若是檔案整理質量較低，編制檢索工具就會遇到各種困難。由于案卷本身組合大多混亂無序，因此不能編制案卷級的檢索工具，若是整理效果較差便會直接影響編目、影響檔案號的有序化，甚至會難以對其進行檢索標記。如果檔案整理水平較低便會導致檔案內部的聯系被破壞，造成檔案具有緊密聯系的文件錯誤分散于若干個卷中。這表明即使編制了文件級的檢索工具也會導致檢索效率受到影響。除此之外，檔案收集工作有著一定的反饋功能，通過檔案整理工作促使檔案更加有序化、科學化和系統化，及時發現檔案的不完整和不準確，將其反饋于收集工作并對其采取及時補救的有效措施，促使檔案更加完整和準確，提高整理工作整體效率。

3 事業單位檔案整理工作優化措施

1）規范歸檔區域。事業單位的歸檔范圍是以現實活動作為基礎實現的，檔案整理內容能夠清晰且準確的反映出事業單位日常的每一項經濟活動，對于接收到的資料要對其進行清楚且確定的認知，了解這資料屬于哪方面內容，保證事業單位內的每一項檔案資料都有著較高的完整性并對其進行歸檔，防止發生檔案遺漏，充分體現出現保障檔案資料的價值和意義。歸檔范圍是以單位中所出現的是現實活動為主，對單位中職能活動和業務方面的工作進行深入反映，對外單位資料而言，不論是領導還是員工還是部分非隸屬關系的單位，都需要清楚檔案整理工作對事業單位的重要意義，將檔案是否與單位有直接關系、是否需要實施辦理、是否有實際運用價值作為歸檔出發點和落腳點，不可以發生所有文件都統一歸檔的情況，更不能發生遺漏高價值文件的失誤行為，要通過多種形式的結合和利用促使檔案方面的整理工作更加合理。

2）建立健全管理機制。檔案整理工作有著較強的法制意識，這是工作順利完成的基礎條件。若想要做好檔案方面的整理工作便需要利用一系列法律法規，宣傳檔案管理工作實際內容，不斷提高員工在工作中的實際法律意識，促使一系列工作的開展能夠嚴格按照法律條款進行。檔案整理對于單位來說有著不可替代的重要意義，它能夠全面了解事業單位的歷史情況并反映當前事業單位基本運營狀況，并在此基礎上對未來進行展望。因此相關事業單位可以從多方面入手，強調檔案方面的建設和規范，將檔案整理工作列入單位發展規劃以及年度計劃中，強調檔案整理工作的重要性，將一系列檔案方面的整理工作落到實處，促進檔案方面整理工作的落實能夠更加高效。

3）加大檔案整理工作力度。事業單位對檔案信息更好的進行使用，是由于其擁有極為深厚的信息基礎。也因為這些，事業單位不論領導級別，還是普普通通的對檔案進行管理的職工，均需要將發展檔案信息資源當成一個十分重要的任務對待，只有收集的資源越來越多，對這些資源也就能更大程度的利用，當事業單位檔案信息資源的發展工作得到重視，收集到越來越多的資源，事業單位檔案信息資源的實際使用才有機會更為方便快捷。事業單位相關的管理部門應當迅速，精準搜集更多的檔案資源，最高程度地放寬征收檔案的門檻，時刻對事業單位檔案資源進行補充，保障對檔案的開發工作能夠有所保證。

4 結語

整體人員要立足于單位檔案管理工作實際，不斷學習和借鑒最先進的檔案管理研究成果，并依據時代發展潮流對工作進行創新優化，履行自身職責，按期、定時整理檔案并對其進行妥善保管。同時，檔案整理的過程是不斷變化的，它對于檔案工作整體質量水平有著直接影響，要正確認識和處理服務創新與工作之間的關系，緊跟時代發展潮流，全面提升事業單位檔案整理工作質量水平。

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