醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理要點(diǎn)與方法研究

王悅超

摘 要：在醫(yī)院醫(yī)用耗材管理中，資質(zhì)檔案管理發(fā)揮著重要的作用，是保證醫(yī)用耗材合理安全使用的重要基礎(chǔ)，因此需要及時(shí)對(duì)醫(yī)用耗材相關(guān)資質(zhì)進(jìn)行收集和更新。對(duì)此，本文先是簡(jiǎn)單介紹醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案的構(gòu)成，然后詳細(xì)分析其管理的要點(diǎn)，最后再提出一套信息化管理的方法，以供參考。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院耗材;資質(zhì)檔案;管理要點(diǎn);信息化方法

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步，高新技術(shù)被廣泛應(yīng)用于醫(yī)療領(lǐng)域，使得醫(yī)院經(jīng)營(yíng)管理模式發(fā)生較大的變化。其中較明顯的就是在醫(yī)院醫(yī)療成本中，醫(yī)用耗材比重越來(lái)越高，主要是因?yàn)榭萍己康娜找嬖黾雍头N類日益繁多，使得醫(yī)用耗材的科學(xué)管理愈發(fā)重要，需要加強(qiáng)醫(yī)用耗材的現(xiàn)代化管理，以此保證醫(yī)療供應(yīng)服務(wù)水平和醫(yī)療工作水平的提升。而在醫(yī)院耗材管理中，資質(zhì)檔案管理始終貫徹于其中，是保證醫(yī)用耗材安全有效使用的關(guān)鍵，同時(shí)科學(xué)進(jìn)行資質(zhì)檔案的管理也是醫(yī)用耗材采購(gòu)公開(kāi)和合法的一項(xiàng)基本工作。

1 醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案的構(gòu)成

目前醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案主要包括供貨者的資質(zhì)及醫(yī)療器械合格證明文件、醫(yī)療機(jī)構(gòu)與供貨者簽訂的合同協(xié)議、醫(yī)用耗材供應(yīng)期間各種必須文案資料三個(gè)部分。

供貨者的資質(zhì)及醫(yī)療器械合格證明文件。這一部分的檔案主要是由終端的供應(yīng)公司提供，在經(jīng)過(guò)醫(yī)院資質(zhì)管理人員審核無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。具體包括以下文件資料：產(chǎn)品資質(zhì)，包括產(chǎn)品的醫(yī)療器械注冊(cè)證、注冊(cè)登記表、部分繁雜規(guī)格型號(hào)產(chǎn)品附帶的注冊(cè)表附頁(yè);產(chǎn)品生產(chǎn)廠家的資質(zhì)，包括企業(yè)三證合一的工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照及廠家授予供貨商產(chǎn)品配送的委托聲明;終端供應(yīng)公司的資質(zhì)，包括其企業(yè)工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照及供應(yīng)公司法人授予業(yè)務(wù)人員的授權(quán)證明和業(yè)務(wù)員身份證復(fù)印件。如果生產(chǎn)廠家與終端供應(yīng)商屬于非直銷關(guān)系，則需要根據(jù)授權(quán)關(guān)系增加供應(yīng)公司上一級(jí)代理商的企業(yè)工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照及廠家授予上一級(jí)代理商產(chǎn)品委托聲明和授權(quán)認(rèn)證書。

醫(yī)療機(jī)構(gòu)與供貨商簽訂的合同協(xié)議。具體包括醫(yī)院和供應(yīng)商的采供合同、醫(yī)院與供應(yīng)商雙方簽訂的反商業(yè)賄賂采供廉潔協(xié)議。其中采供合同需要醫(yī)院和供應(yīng)商雙方蓋章簽字，且需要附帶供應(yīng)產(chǎn)品的價(jià)目明細(xì)表。

醫(yī)用耗材供應(yīng)期內(nèi)的必備材料。主要包括各種資質(zhì)證明文件的更新文件、供貨協(xié)議備忘錄、醫(yī)院耗材不良反應(yīng)記錄、政策性停用及處理記錄等文件資料。

2 醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理的要點(diǎn)

2.1 醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案的建立和保存

在醫(yī)院招投標(biāo)或議價(jià)簽訂合同后，需要對(duì)終端供應(yīng)商提供的資質(zhì)和醫(yī)療企業(yè)合格證明文件進(jìn)行收集，并將其與各種合同協(xié)議放在一起，以此形成醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案。在形成醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案后，需要使用電子掃描技術(shù)進(jìn)行電子存檔，目的是方便后續(xù)的查閱使用。需要注意的是，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在掃描電子存檔時(shí)都需要加蓋終端供應(yīng)公司的公章，確保文件來(lái)源可靠性和有效性。

對(duì)于耗材資質(zhì)檔案的保存，需要設(shè)立專門的人員負(fù)責(zé)，并及時(shí)更新。由于醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案種類繁多，且更新較為頻繁，所以需要采用快速有效的方法進(jìn)行管理。針對(duì)這一問(wèn)題，可采用分類索引技術(shù)、供應(yīng)關(guān)系樹(shù)技術(shù)等信息化手段來(lái)解決。分類索引技術(shù)具有快速定位查找文件的功能，將其運(yùn)用于資質(zhì)檔案分類管理中，可根據(jù)耗材的用途將其進(jìn)行分類，包括神經(jīng)手術(shù)、神經(jīng)介入、通用耗材、等多種門類。然后根據(jù)合同的編號(hào)順序進(jìn)行排列，每個(gè)合同編號(hào)與一個(gè)終端公司的全部耗材對(duì)應(yīng)，目的是保證能夠快速地定位查找出需要的耗材資料，而且還能夠保證耗材資質(zhì)檔案的有效性。供應(yīng)關(guān)系樹(shù)技術(shù)則主要是進(jìn)行耗材資質(zhì)檔案的更新和檢查。為了保證耗材資質(zhì)檔案的時(shí)效性，需要定期進(jìn)行耗材資質(zhì)的查驗(yàn)，對(duì)于快過(guò)期的檔案資料需要及時(shí)通過(guò)經(jīng)銷商更新，同時(shí)在每次耗材入庫(kù)之后，也要做好耗材資質(zhì)的查驗(yàn)工作，一旦發(fā)現(xiàn)有過(guò)期的資質(zhì)，應(yīng)當(dāng)停止該資質(zhì)檔案入庫(kù)，通知經(jīng)銷商更新完畢后才可再次入庫(kù)。通過(guò)嚴(yán)格把控，以此保證耗材資質(zhì)檔案的有效性和合法性。

2.2 資質(zhì)檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建

隨著科技的進(jìn)步，在對(duì)耗材資質(zhì)檔案管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)加快新型技術(shù)的運(yùn)用，構(gòu)建資質(zhì)檔案管理平臺(tái)，以此提高醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理的效率。醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理平臺(tái)的構(gòu)建，需要具備這幾個(gè)方面的功能：一是信息錄入，主要是供應(yīng)商中標(biāo)信息，包括供應(yīng)商、授權(quán)人、生產(chǎn)廠商等各環(huán)節(jié)的資質(zhì)文件;二是分類管理，能夠?qū)Χ喾N類型的資質(zhì)文件進(jìn)行維護(hù)管理;三是資質(zhì)審核，資質(zhì)管理人員可通過(guò)資質(zhì)檔案管理平臺(tái)對(duì)資質(zhì)進(jìn)行審核，確保資質(zhì)的有效性;四是文件屬性的設(shè)置，可通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)各種醫(yī)用耗材資質(zhì)文件的完整性進(jìn)行查驗(yàn)，如果資質(zhì)不完整則自動(dòng)彈出提示;五是自動(dòng)提醒即將到期的耗材資質(zhì);六是及時(shí)對(duì)耗材資質(zhì)進(jìn)行更新或變更;七是資質(zhì)管理人員能夠手動(dòng)對(duì)某種耗材資質(zhì)進(jìn)行設(shè)定等。

另外，對(duì)于醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案的管理，還需要保證物資管理部門與供應(yīng)商信息系統(tǒng)互通，以此減少醫(yī)院物資管理部門的工作量，提升工作效率，從而保證耗材資質(zhì)的有效性。

3 醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理的方法

基于上述醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理的要點(diǎn)和管理現(xiàn)狀，還需要對(duì)醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)，以此強(qiáng)化資質(zhì)的審核，對(duì)此提出基于云模式基礎(chǔ)上進(jìn)行醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理體系管控平臺(tái)的升級(jí)改造。

1）建立信息化管理模型。使用先進(jìn)的云計(jì)算技術(shù)構(gòu)建信息化技術(shù)管理平臺(tái)，以此實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的云存儲(chǔ)和云管理，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享。根據(jù)部署模式將醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理體系管控平臺(tái)分為公有云、私有云和混合云三種模式。公有云主要是為供應(yīng)商提供云服務(wù)，私有云是為醫(yī)院內(nèi)部單獨(dú)使用，混合云則是前兩者的相互結(jié)合，并發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)這樣的管理模型，醫(yī)院既能夠?qū)ψ陨順I(yè)務(wù)進(jìn)行有效管控，終端供應(yīng)商也能夠上傳相關(guān)的資質(zhì)材料。

2）功能及框架設(shè)計(jì)。在原有的資質(zhì)檔案管理平臺(tái)基礎(chǔ)上，采用混合云平臺(tái)，增設(shè)備案登記、合同管理、效果評(píng)價(jià)、耗材物流匹配等應(yīng)用功能，以此實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案信息化和智能化管理。首先，通過(guò)該平臺(tái)可對(duì)重點(diǎn)的耗材目錄和企業(yè)資質(zhì)證明文件進(jìn)行實(shí)時(shí)更新和增減，確保耗材資質(zhì)信息的有效性和準(zhǔn)確性。其次，實(shí)現(xiàn)一碼追溯產(chǎn)品管理，包括醫(yī)用耗材供應(yīng)、使用、處置全過(guò)程的信息可查。最后，對(duì)企業(yè)進(jìn)行科學(xué)評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)指標(biāo)包括時(shí)效性、質(zhì)量及售后服務(wù)等多方面。

3）核心功能的實(shí)現(xiàn)。對(duì)于醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理體系管控平臺(tái)的構(gòu)建，最重要的核心功能便是分類管理、屬性設(shè)置、資質(zhì)錄入、資質(zhì)審核、貫穿全程、資質(zhì)更新、資質(zhì)到期提醒。

4 管理效果

該管理平臺(tái)是在原有醫(yī)用耗材資質(zhì)信息化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上進(jìn)行升級(jí)和改造，實(shí)現(xiàn)了以下幾點(diǎn)創(chuàng)新：一是構(gòu)建了醫(yī)用耗材資質(zhì)管理的資源信息網(wǎng)絡(luò)框架，在框架中可實(shí)現(xiàn)多用戶、多企業(yè)的資源共享;二是在資源共享的基礎(chǔ)上實(shí)時(shí)進(jìn)行預(yù)警信息的發(fā)布，包括醫(yī)院、授權(quán)方和企業(yè)幾個(gè)主體，大大提升了耗材資質(zhì)管理的效率;三是實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一平臺(tái)多家醫(yī)院資源共享，進(jìn)行一次數(shù)據(jù)傳輸即可實(shí)現(xiàn)多用戶資源共享，避免資質(zhì)反復(fù)審核，同時(shí)也能夠保證資質(zhì)來(lái)源的真實(shí)可靠。

5 結(jié)束語(yǔ)

本文先是簡(jiǎn)單介紹了醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案的構(gòu)成，并詳細(xì)介紹了耗材資質(zhì)檔案管理的要點(diǎn)及管理現(xiàn)狀，針對(duì)其管理現(xiàn)狀提出一種信息化綜合管理的手段，即醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理體系管控平臺(tái)的構(gòu)建，既降低了資質(zhì)審查的錯(cuò)誤率，也能夠提升工作效率，這使得醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理變得更實(shí)用、更快捷和更高效。

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