化工企業檔案管理存在的問題及應對之策

摘 要：隨著檔案管理事業的不斷發展，以及應用于檔案管理行業的各種新技術、新策略的不斷落地，化工企業的檔案管理工作也需要創新，也需要重視以往存在的諸多問題和不足，如此才能讓檔案管理工作更好地服務于化工企業。本文中，筆者首先分析了目前化工企業在檔案管理方面存在的問題和不足，然后從多個角度提出了具體的應對之策，以期相關研究內容能夠為廣大工作人員，帶來一定的借鑒和啟示。

關鍵詞：化工企業;檔案管理;管理策略

檔案管理是化工企業日常運營管理的重要組成部分，隨著各類化工項目的不斷推進，各類檔案數量也在直線上升。相關工作人員以及對接部門使用檔案的頻率也不斷提高，當傳統管理方式已經無法滿足化工企業發展訴求時，內部管理人員就必須意識到傳統管理方法存在的問題和不足，然后從多個角度進行必要的調整和創新。

1 化工企業檔案管理存在的問題

以筆者所在的企業為例，所從事的項目為開發和應用“獨居石”，基于環保作業、環保技術開發等模塊展開，以按照國家部委對放射性管控的要求，以數字化、智能化和自動化為原則，秉承高度的社會責任感與使命感，致力于獨居石冶煉的資源化、無害化和現代化。在項目推進的過程中生成了大量的檔案，而隨著時間的推移，這些檔案在管理過程中暴露出諸多的問題和不足，具體來說包括這樣幾點：

1.1 保密性和安全性不足

檔案管理的保密性和安全性不足是多方面因素共同導致的結果，其中最為突出的兩點便是管理者的個人因素以及新技術在檔案管理當中的應用因素。

首先，企業內部檔案的公開、借閱并沒有形成嚴格的制度和規定，部分檔案在借閱的過程中難免出現損壞或者丟失，且部分檔案在被調用的過程中出現人為損毀，影響到檔案的真實性;其次，電子管理手段的安全性無法得到全面保障，病毒、電子存儲空間的安全性等都會影響到檔案管理的質量;最后，部分檔案管理人員本身保密意識不佳，沒有對企業檔案進行分級。不同類型的檔案秉承統一的原則和標準進行借閱，以致出現泄露商業秘密的情況。

1.2 信息化建設程度有待提升

信息技術的快速發展以及其在各行業內的廣泛應用，促使其與檔案管理的結合變得理所當然。但是就目前化工企業檔案管理的實際情況來看，其信息化建設和電子檔案的應用程度存在明顯不足，甚至于已經落后于企業快速發展的客觀現狀。這種落后主要表現在這樣幾個方面：

首先，電子檔案的應用程度略有不足，包括對電子檔案的管理、電子檔案的生成以及電子檔案安全維護等;其次，信息化應用隊伍有所不足，包括人才的缺失、現有人員信息化素養不足、檔案管理的信息化技術應用意識不強等;最后，已有紙質檔案的數字化進程緩慢，管理方法落后，可能導致檔案缺失、遺漏甚至丟失的情況，為相關項目的開啟帶來了一定的影響。

1.3 競爭、協作理念有待增強

當今社會的各個領域都存在競爭，而競爭的存在除卻會讓當事人倍感壓力外，還會促使其為了直面競爭不斷提高自己，以便更好地在社會當中立足。對于化工企業的檔案管理工作而言，其現階段明顯處在一成不變的工作狀態當中，缺乏合作意識、更缺乏競爭機制，這就導致相關人員很難對現有的工作狀態進行調整和革新，缺乏突破思維，縱然意識到檔案管理工作已經無法很好地為企業開啟服務，卻沒有更多的能力和精力來改變這一切。

2 化工企業檔案管理存在問題的應對之策

針對前文所提及的目前化工企業在檔案管理方面所面臨的問題、存在的不足，筆者認為其在接下來的一段時間，需要從這樣幾個角度做出調整和突破：

2.1 提高對檔案管理的重視程度

對化工企業而言，重視檔案管理工作無疑為企業順利推進相關項目提供了莫大的支持，所以相關領導及管理人員必須重視檔案管理工作，意識到檔案管理的意義和價值。具體來說，這種重視除了表現在增加檔案管理的相關投入、提高對檔案管理工作人員的培訓力度外，還包括對檔案管理安全性及保密性的高度關注，而要想達成這一目標，其需要從這樣兩個角度做出應對：

第一，嚴格按照國家現行的標準及規范，對企業檔案庫房及檔案室的選址進行限定，一方面要確保檔案存儲空間、借閱室與辦公區域的相互獨立;一方面還要方便檔案管理人員管理;第二，化工企業要針對檔案管理人員進行專業的保密技術培訓，尤其是針對電子檔案使用安全方面的問題，要進行針對性的教育;第三，加強對電子檔案的規范化使用。其作為一種新型的檔案載體，未來在化工企業當中的占比只會越來越高，所以檔案管理人員必須加強對電子檔案概念、特征等的理解和認知，加強在網絡安全、數據處理、電子檔案等方面的學習，確保企業的電子檔案應用有序且規范。

2.2 規范化工企業檔案管理

化工企業應生成相應的檔案收集和管理規范，以便相關人員能恪守相關要求，做好檔案管理工作。

首先，嚴格做好檔案、文書、資料的收發和登記工作;其次，加強對零碎文件、資料的收集和管理工作;再次，加強檔案管理隊伍建設，組織一支常規工作和兼職相結合的隊伍，并將文件及資料的收集工作全面落實到人，要求定崗定責;最后，針對不同內容、不同類型的檔案，做好針對性的管理。第一，針對企業的計劃型檔案，要根據計劃的周期（年度、季度和月度）進行劃分;第二，針對不同項目所產生的檔案，要根據項目名稱進行分別保管;第三，在人資檔案管理方面，要和企業的人力資源部門進行合作，將內部員工檔案、合作團隊檔案、外聘專家及支撐檔案分開保管;第四，企業項目管理和員工業務考核方面產生的檔案，也要進行區分管理。

2.3 激發檔案管理人員工作的積極性和主動性

要想激發檔案管理人員的工作積極性和主動性，關鍵在于提高對其工作重要性的認可程度。

首先，企業領導要對檔案管理工作者予以足夠的認可和關懷，讓檔案管理人員充分意識到自己在企業當中的重要性;其次，針對檔案管理工作要設置一定的獎懲制度，對工作成績顯著、為企業節約成本、避免浪費和損失的員工要予以獎勵;反之對那些工作懈怠、態度不夠積極的人員要予以必要的懲罰——如此行為只為激發員工的工作熱情，正視自身工作的責任所在。

2.4 強調檔案形成過程的客觀性

信息技術的快速發展雖然給檔案管理及應用帶來了一定的便捷性，但是在此過程中也出觸發了有關檔案信息真實性的挑戰。化工企業的檔案管理人員要確保檔案收集過程的規范性，保證檔案資料的準確性和真實性，切忌為外界因素所影響，降低了檔案管理的質量，甚至為后續工作帶來嚴重影響。為了維系檔案形成過程的客觀性與真實性，企業必須建立相對應的檔案管理體制，并加強相應的檔案數據庫建設，要將圖文、影像等不同載體的資料全部納入檔案管理體系當中，構建立體化的檔案管理系統，全方位維系檔案真實性。

3 結束語

總而言之，在全新的形勢下，化工企業檔案管理人員必須正視以往存在的問題和不足，通過創新加快現代化進程，要在更新管理觀念、引入一系列現代化的管理模式之余，發揮檔案管理的功能和效用，讓其更好地服務于化工企業，也推動其更為健康地發展。

參考文獻

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[2]李寧，韓靜，蘇子恒.化工企業檔案管理與電子信息技術的應用[J].化工設計通訊，2016（11）：74.

作者簡介

李德儷（1983-），女，漢族，湖南衡陽人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：檔案管理。