淺談?wù)顿Y項目招投標檔案管理

熊華

摘 要：招投標檔案是政府投資項目前期工作進行檢查、管理、使用的原始依據(jù)。現(xiàn)就招投標資料檔案管理的重要性，如何建設(shè)招投標資料檔案管理展開探討。

關(guān)鍵詞：政府;投資項目;檔案管理

招投標資料檔案是政府投資項目建設(shè)活動中形成的原始的、圖文相符的、有保存價值的立項文件、招標公告文件、項目清單和招標過程的統(tǒng)稱。它記載著政府投資項目立項、商務(wù)標文件備案、招標公告、開標過程、評標過程、中標通知書公示、簽訂合同等活動，是政府投資項目管理在立項、招標過程等活動中形成的檔案文件。是加強政府投資建設(shè)項目的管理，規(guī)范政府投資行為，提高政府投資效益，確保工程順利實施。

1 招投標檔案的重要性和特點

隨著社會的加快發(fā)展，國家對基礎(chǔ)設(shè)施的投入大大加強，對建筑工程的質(zhì)量，進度等各方面要求得更加嚴格，也更加規(guī)范。由于政府投資建設(shè)項目控制投資成本，實行全過程造價控制，提高政府投資建設(shè)項目的投資效益。所以對于項目招投標的檢查以及規(guī)范，就要通過檔案來體現(xiàn)，一個工程項目檔案的完整與質(zhì)量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以招投標資料檔案的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。招投標資料檔案是記載政府投資建設(shè)項目活動全過程的一項重要內(nèi)容，也是工程竣工交付使用的必備文件。其特點有：

1.1 繼承性和時效性

隨著管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在招投標過程中可以吸取以前的經(jīng)驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設(shè)項目文檔資料有很強的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經(jīng)生成，就必須傳達到有關(guān)部門，否則會造成嚴重后果。

1.2 全面性和真實性

建設(shè)項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實反映工程招標情況，包括開標現(xiàn)場發(fā)生的事故和評標過程存在的違法行為。

1.3 隨機性

建設(shè)項目的招投標文檔資料產(chǎn)生于工程建設(shè)的整個過程中，工程立項、招標過程、確定施工單位等各個階段都會產(chǎn)生各種文檔資料，部分資料有規(guī)律性，但還有相當(dāng)一部分文檔資料產(chǎn)生是由具體開標過程引發(fā)的，因此招投標資料具有隨機性。

2 目前檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理制度不完善

目前我國對于工程檔案管理方面已經(jīng)有了制度方面的規(guī)定文件，但是在執(zhí)行的過程中并沒有嚴格按照文件的規(guī)定進行執(zhí)行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規(guī)劃和規(guī)定，經(jīng)常是在項目招投標時想到了就記錄一下，所以導(dǎo)致檔案的內(nèi)容不夠全面。另外一個方面，在開標中需要多個部門相互配合來實現(xiàn)，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。

2.2 沒有認識到檔案工作的重要性

在工程建設(shè)中，只追求工程的經(jīng)濟利益，把工作的重心都放在了工程建設(shè)方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應(yīng)付檢查，根本沒有把檔案當(dāng)成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內(nèi)容不重視，經(jīng)常亂擺放，甚至造成檔案的遺失。造成這方面問題的主要原因是我們的領(lǐng)導(dǎo)對項目招投標檔案不夠重視，才出現(xiàn)這么多不負責(zé)任的檔案問題。

2.3 缺乏專業(yè)的管理人才

我們的社會在不斷發(fā)展，并且出現(xiàn)了更多的科學(xué)的檔案管理方法。但是對于招投標檔案的管理人員大多都沒經(jīng)過這方面的學(xué)習(xí)，而且很多人也不是專門負責(zé)檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。

3 提升招投標檔案管理工作水平的建議

3.1 提高認識，樹立管理意識

做好招投標檔案管理工作，需要從提高認識入手，逐漸樹立招投標檔案檔案管理工作意識。招投標檔案管理人員要認識到招投標檔案管理工作的重要性和必要性，加強自身管理意識，在做好招投標檔案管理工作的同時，還要成為招投標檔案的監(jiān)督者，形成主人翁意識，盡職盡責(zé)為單位的招投標檔案管理工作服務(wù)，嚴格細致的審核、鑒定招投標檔案，發(fā)揮招投標檔案部門的監(jiān)督和協(xié)調(diào)能力。同時，要引起領(lǐng)導(dǎo)的重視，讓領(lǐng)導(dǎo)層認清招投標檔案管理工作對于整個單位持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵作用，進而提高全體人員的檔案管理意識，為其它檔案管理工作奠定一個良好的環(huán)境基礎(chǔ)，確保單位檔案管理工作的順利開展。

3.2 不斷健全、完善檔案鑒定銷毀制度

招投標檔案的鑒定銷毀是檔案管理中重要的一環(huán)，我們要遵照《檔案管理辦法》規(guī)定，制定符合自己實際情況的鑒定銷毀制度，會同由檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制招投標檔案銷毀清冊，列明銷毀招投標檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容，并在銷毀清冊上簽署責(zé)任人名稱等內(nèi)容，真正做到檔案鑒定銷毀工作有法可依、有法必依，不斷規(guī)范銷毀程序。

3.3 改善硬件，加大對檔案人才培養(yǎng)

為提高檔案管理工作者的工作效率，改善檔案利用的便利性，單位的檔案管理方式應(yīng)由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化。一方面，要改善檔案管理的硬件基礎(chǔ)，逐漸增加資金的投入力度。將信息化技術(shù)引入其中，并設(shè)立專門的檔案管理庫，建立網(wǎng)上檔案管理平臺，進行更方便快捷的管理。另一方面，要加大對檔案管理方面專項人才的培養(yǎng)和新的科學(xué)管理方法的引入，來完善檔案管理工作。

3.4 注重招投標檔案的分類工作以及基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

單位內(nèi)部涉及的資料數(shù)據(jù)眾多，為了確保招投標檔案的規(guī)范性，就一定要做好檔案的分類工作。建立招投標檔案數(shù)據(jù)庫，使用電子文檔對其進行歸檔，并細化具體的分類內(nèi)容。例如可以將立項資料、招投標資料等進行嚴格分類，細化具體的電子信息歸檔內(nèi)容，使其走上電子化道路，從而提高工作效率。

另外，單位內(nèi)部的檔案管理人員還要健全滅火器、溫度計、干燥劑等基礎(chǔ)設(shè)備，當(dāng)儲存室出現(xiàn)危險現(xiàn)象的時候，要能夠及時進行處理。

我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進檔案管理經(jīng)驗，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強項目檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)項目檔案管理的經(jīng)驗，使建項目檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。